Dans le cadre de son action de mise en œuvre du projet de coopération, Expertise France recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(e).

Sous la responsabilité managériale du Responsable Administratif et Financier qu’il (elle) appuiera dans la réalisation des tâches administratives et financières, ses missions principales sont les suivantes :

A.    Appui à l’équipe :

·       Organisation des déplacements professionnels : réservation de billets d’avion, hébergements, etc.

·       Appui à l’établissement des lettres d’invitation, des ordres de mission, fiches sécurité, ANO sûreté, demande de visas et notes de frais

·       Accueil et communication avec les interlocuteurs internes et externes

·       Coordination des réunions et préparation des supports nécessaires : impressions, matériel de visioconférence, etc.

·       Gestion des ressources humaines sous sa responsabilité hiérarchique, le cas échéant

·       Assurer la continuité des tâches du Responsable logistique / événementiel en cas d’absence de ce dernier

B.    Appui à l’organisation d’événements par le projet :

·       Appui à la rédaction des termes de références dans le cadre des évènements et mission du projet

·       Rédaction de cahiers des charges et prestataires pour tout ce qui concerne les évènements du projet et la gestion du bureau en relation avec le chargé de passation des marchés

·       Appui à la sélection des prestataires et suivi de la mission des prestataires et réalisation ;

·       Appui à la planification et préparation des évènements (appui à l’élaboration de rétro planning sur les aspects administratifs et logistiques de la préparation des éléments, invitations, appui à la coordination des prestataires : salles, catering, interprétariat, communications, suivi liste de présence, sollicitation de procédures d’accréditations participation à des évènements etc.)

·       Appui à l’élaboration des programmes / feuilles de route logistiques pour la bonne réalisation des évènements

·       Classement et archivage numériques de tous les documents définitifs dans le cadre des évènements organisés par le projet  

C.    Mise en œuvre des aspects logistiques et administratifs du projet

·       Assurances, communication, gestion des biens et locaux, classement, archivage et sécurisation de la documentation logistique, gestion opérationnelle des missions des équipes projet, des équipes siège et des experts court terme mandatés par les projets

·       Rapporter sur les informations logistiques dans son champ de responsabilités à son responsable hiérarchique (le Responsable Administratif et Financier)

D.    Gestion des bureaux

·       Suivi et gestion des dossiers administratifs : bail, téléphonie, entretien des locaux, etc.

·       Evaluation de la nature et l’étendue des besoins à satisfaire dans le cadre du fonctionnement (fournitures, services) dans le respect des règles et procédures de validation établies par Expertise France et les bailleurs de fonds

·       Etablissement des spécifications techniques et termes de références pour transmission au chargé de la passation des marchés pour la sélection des fournisseurs de biens et services

·       Participation à la mise en place de contrats – cadre pour l’achat de biens et de services de fonctionnement des bureaux et des activités connexes

·       Gestion des relations fournisseurs et sourcing et mise à jour du répertoire de prestataires

·       Gestion des prestataires chargés de la maintenance et de l’entretien des bureaux et du matériel : évaluation des services faits, vérification des factures, mise en paiement

·       Gestion de l’inventaire de la documentation et des supports papier du projet : brochures, flyers, kakemonos, plaquettes, goodies, etc.