Résultats et livrables attendus

Le prestataire devra produire et remettre :

• Le plan type retenu pour le manuel d’opérationnalisation du CMVB. Ce plan type sera proposé et présenté à l’issue de la mission de terrain et prendra en compte les attentes des différents parties prenantes. La rédaction proprement dite du manuel débutera après validation de ce plan type du contenu du manuel d’opérationnalisation.
• Un manuel d’opérationnalisation du CMVB corédigé avec le personnel du CMVB et prenant en compte les attentes du MES, de l’UMNG et de l’AFD en la matière. Il est à noter qu’à minima le manuel d’opérationnalisation doit présenter : les conditions d’accueil du public, la planification des activités / procédures de réservation, les garanties de la sécurité des personnes (personnel et public), les garantie des bonnes pratiques d’hygiène, en particulier sur les zones pilotes et laboratoires.
• Les supports grand public de présentation des règles établies ainsi qu’une stratégie de communication de ces supports. Ces supports et la stratégie de communication seront présentés en version provisoire puis définitive après une présentation faite à un panel représentatif des utilisateurs du CMVB.
• Une feuille de route détaillée ayant pour objectif d’obtenir les certifications recherchées par le CMVB.
• Un rapport (i) décrivant le déroulement de la mission d’appui de proximité, (ii) indiquant l’approche pédagogique et les modalités retenus pour l’appui à distance du prestataire, (iii) présentant les items d’un règlement intérieur du CMVB (afin d’éviter les doublons avec le manuel d’opérationnalisation),(iv) présentant le contenu type d’une fiche d’utilisation d’un équipement et (v) les principales observations/recommandations à l’issue de la mission de terrain, et(v) tout autre aspect jugé pertinent par le prestataire. 

Par ailleurs, plusieurs présentations du manuel d’opérationnalisation par l’équipe du CMVB avec l’appui du prestataire devront être prévues au sein de la prestation à l’adresse (i) du MES, de l’UMNG et de l’AFD, des principaux utilisateurs (ii) étudiants/enseignants des écoles et (iii) entreprises.

Contenu envisagé pour le manuel d’opérationnalisation

Outre une préface expliquant le rôle du manuel d’utilisation, celui traitera plusieurs aspects (liste non limitative) qui seront organisés dans le manuel d’opérationnalisation, en différentes parties, sections, etc. portant sur :

• Les règles d’utilisation du CMVB (locaux, équipements)
  • Les règles d’utilisation et d’accès des différents espaces du CMVB, y compris le système de réservation (système de demande et traitement des demandes) et de gestion pour valoriser au mieux ces espaces en tenant compte de l’ensemble des demandes et des besoins d’autofinancement du CMVB ;
  • Les règles d’utilisation des équipements et produits mis à disposition afin de garantir un bon usage des équipements et un usage rationnel des produits. Les règles d’utilisation des équipements seront complétées lors des formations in situ du personnel.
  • Les règles d’hygiène et de sécurité liées à chacun de ces espaces notamment de la halle technologique et des laboratoires.
  • Un plan général du CMVB avec un plan d’évacuation identifié et connu de tous ainsi que l’identification des principaux risques et la fréquence des exercices d’évacuation.
  • Les règles d’affichage et de communication de ces modalités seront précisées ainsi que les modalités pour les définir et les actualiser.
  • Les cas de mauvaises utilisations voire d’incidents-accidents devront être abordés
• Des dispositions sur le fonctionnement de l’équipe du CMVB
  • L’organigramme, les relations de hiérarchie, les responsabilités propres à chacun des postes seront précisés en veillant à ce qu’elles soient rigoureuses. Les descriptions de tâches seront complétées si nécessaires. Les questions d’absence, de sanctions et de remise à disposition du personnel seront traitées. Si un règlement intérieur est en cours de rédaction de manière concomitante à la rédaction du manuel d’opérationnalisation, ces aspects pourront ne pas apparaitre dans le manuel d’opérationnalisation du CMVB.
  • Le système d’information en interne (réunion, concertation) sera présenté en tenant compte des différents questions à traiter lors de ces réunions et le système de décision sera décrit avec précision en faisant la part entre les décisions techniques, administratives, financières et économiques mais aussi de gestion courante.
  • Le système d’information externe (information vers l’extérieur du CMVB) sera présenté en distinguant bien les communications en fonction des différents publics et services proposés par le CMVB
• Des dispositions spécifiques portant notamment sur :
  • La description et le prix des différents services proposés par le CMVB aux écoles et aux entreprises ; Ces éléments feront l’objet de fiches dont les modalités d’actualisation seront définies et pourront être différentes de celles du manuel d’opérationnalisation. En fonction des besoins des utilisateurs, des nouvelles fiches d’offres de services seront élaborées progressivement par l’équipe du CMVB.
  • L’identification des « enseignants ressources^[2] » pouvant être mobilisés pour le fonctionnement des pilotes et les conditions de ces collaborations.
  • Etc.

Calendrier et déroulement de la prestation d’appui

Une première phase de la prestation (environ 1,5 jours) comprendra à minima (i) une prise de contact avec le personnel du CMVB pour apprécier ses connaissances en matière de manuel d’opérationnalisation du CMVB et d’attentes de leur part, (ii) une présentation à l’équipe du CMVB de différents manuel d’opérationnalisation, et, (iii) le recueil des attentes en la matière de la part du MES, de l’UMNG et de l’AFD, et (iv) tout autre élément de cadrage jugé pertinent par le prestataire telles que des rencontres avec certains utilisateurs potentiels.

A l’issue de cette première phase, (i) le contenu du manuel d’opérationnalisation sera précisé et ordonné selon un plan à définir par le prestataire en concertation avec l’équipe du CMVB (environ 1 jour), la/les feuilles de route en vue d’obtenir les certifications d’une structure tel que le CMVB seront également établies (environ 1,5 jour).

A l’issue de cette seconde phase, un travail de réflexion et de rédaction (2,5 jours) sera entrepris entre le personnel du CMVB et le prestataire (le rôle de celui-ci est d’animer les discussions, fournir des éléments d’information, aider à la rédaction puis d’effectuer une analyse critique de la partie rédigée) sur une partie (ou chapitre) du manuel d’opérationnalisation. Il s‘agit surtout de mettre au point des procédures et principes pour l’identification, le débat et la rédaction de chacune des parties du manuel d’opérationnalisation du CMVB entendu que le prestataire travaillera après ces premières phases à distance et selon un calendrier établi avec le DG du CMVB.

La dernière phase (environ 1,5 jours) de la mission de terrain portera sur la préparation et l’animation d’une restitution (i) du plan type prévu pour le manuel, (ii) des modalités d’élaboration du manuel, (iii) de présentation de/des feuille(s) de route pour l’obtention de certification pour le CMVB et (iv) de calendrier prévisionnel pour la rédaction du manuel et autres supports de communication.

Le calendrier prévisionnel de la prestation est le suivant :

• Réception des propositions : 24/10/2025 au plus tard ;
• Analyse des offres : 31/10/2025 au plus tard ;
• Entretiens avec le/les prestataires retenus à la lecture de leur offre technique et financière : 07/11/2025 au plus tard ;
• Contractualisation avec le prestataire retenu : 14/11/2025 au plus tard ;
• Mission de terrain du prestataire : 24/11 au 5/12 2025 au maximum ;
• Accompagnement à distance par le prestataire : 5/12/2025 au 31/12/2025 ;

Le plan type retenu pour le manuel d’opérationnalisation du CMVB, la feuille de route détaillée ayant pour objectif d’obtenir les certifications recherchées par le CMVB et le rapport décrivant le déroulement de la mission d’appui de proximité seront transmis au plus tard le 10/12/2025.