Equipe 

Le Bureau Mutualisé est composé d’une équipe administrative, financière et logistique comme suit, sous l’autorité du RAF, en appui aux chargés de projets siège et des équipes opérationnelles :

-          Une responsable contractuel et logistique

-          Un.e chargé.e administratif et financier

-          Trois chargé.s administratif, financier et logistique

Tâches

Expertise France recherche, pour assister la gestion administrative, logistique et financière de son bureau mutualisé à Paris Gare de Lyon, un.e assistant.e de projet administratif, financier et logistique.

Sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier, et en collaboration avec la/le chargé.e de projet au siège, l’assistant.e de projet sera responsable des missions suivantes:

Gestion administrative

-        Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,

-        Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,

-        Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,

-        Enregistrement et le classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France, en lien avec le siège ;

-        Contractualisation des experts (long-terme, locaux, court-terme) : suivi des contrats, vérification des feuilles de temps et lancement des paiements.

Gestion logistique     

-        Assister dans l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, formations) liés aux activités des projets ;

-        Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions : transports (en collaboration avec le prestataire voyage), hébergements, ordres de mission, relations avec des prestations spécifiques (traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation) si nécessaire

-        Suivi des perdiems et suivi des justificatifs

-        Assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) ;

-        Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique ;

-        Suivi des avances et des factures des fournisseurs 

Gestion financière

-        Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;

-        Assure la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer dans le logiciel Atlas;

-        Archive les pièces comptables et les BAP ;

-        Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;

-        Procède au suivi des avances ;

-        Renseigne le journal de dépenses à chaque dépense et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc.)

-        Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie ;

-        Aide à la préparation des rapports financiers bailleurs