Sous la supervision du Chef de projet et de son adjoint, basés à Yaoundé, l’Assistant.e de projet assure un appui administratif, logistique, budgétaire et opérationnel à la mise en œuvre du projet CORAC 5&6, dans le respect des procédures d’Expertise France et des exigences du bailleur de fonds.

Il/elle contribue au bon fonctionnement des activités menées dans les différents pays d’intervention du projet et appuie la coordination opérationnelle, administrative et logistique des missions, ateliers et activités régionales.

L’Assistant.e de projet assure également une fonction d’interface et de coordination opérationnelle entre la chefferie de projet, les partenaires institutionnels bénéficiaires, les prestataires, les experts, les consultants ainsi que les différents interlocuteurs mobilisés dans le cadre du projet.

À ce titre, il/elle assure notamment les missions suivantes :

1. Appui administratif, budgétaire, financier et comptable

·        Vérifier la conformité administrative et financière des dossiers avant engagement des dépenses ;

·        Préparer et suivre les demandes de paiement, avances et remboursements dans le respect des procédures d’Expertise France ;

·        Vérifier les pièces justificatives, factures et états de frais liés aux activités et missions du projet ;

·        Assurer le suivi des avances et de leurs régularisations ;

·        Appuyer le suivi administratif et budgétaire du projet en lien avec le Responsable administratif et comptable (RAC) et la chefferie de projet ;

·        Contribuer à la mise à jour des outils de suivi budgétaire et financier du projet sous la supervision du RAC ;

·        Assurer la liaison avec les services support d’Expertise France au Cameroun et au siège à Paris ;

·        Contribuer à la consolidation des données administratives, budgétaires et financières nécessaires au reporting du projet ;

·        Contribuer à la mise à jour des outils de suivi budgétaire et financier du projet sous la supervision du RAC ;

·        Appuyer le RAC et la chefferie de projet dans la préparation des exercices de suivi budgétaire, des audits et des opérations de clôture financière ;

·        Veiller au respect des procédures internes, des règles de conformité et des exigences de contrôle interne ;

·        Assurer un suivi administratif des engagements contractuels et financiers du projet en appui au RAC.

Les activités budgétaires, financières et comptables sont réalisées en appui au Responsable administratif et comptable (RAC) et sous la supervision de la chefferie de projet, conformément aux procédures d’Expertise France.

2. Appui logistique et opérationnel

·        Organiser les missions des équipes projet, experts et partenaires ;

·        Assurer les réservations de billets d’avion, hébergements, transports et salles de réunion ;

·        Assurer le suivi administratif des missions (ordre de mission, MSC, TDR, visas, notes verbales, demandes d’autorisation, etc.) ;

·        Être le point focal des experts et consultants pour les aspects administratifs et logistiques liés aux missions ;

·        Appuyer l’organisation logistique des ateliers, réunions, séminaires et évènements régionaux ;

·        Assurer le suivi opérationnel des prestataires (agences de voyage, hôtels, transporteurs, restauration, interprétariat, etc.) ;

·        Gérer un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis et traitement des dossiers administratifs associés ;

·        Participer au suivi des équipements et fournitures du projet ;

·        Faciliter la coordination opérationnelle entre la chefferie de projet, les partenaires institutionnels bénéficiaires, les prestataires, les experts, consultants et autres interlocuteurs mobilisés dans le cadre du projet.

3. Appui aux achats et contrats

·        Participer à la préparation des dossiers d’achats et de contractualisation ;

·        Participer au suivi administratif des procédures d’achats, sous la supervision du RAC et de la chefferie de projet, conformément aux règles d’Expertise France et du bailleur.

·        Assurer le suivi administratif des contrats de prestation et d’expertise ;

·        Contribuer au suivi des bons de commande et engagements contractuels ;

·        Participer à la collecte et au contrôle des documents administratifs des prestataires et experts ;

·        Appuyer le suivi administratif des procédures d’achats conformément aux règles d’Expertise France et du bailleur.

4. Reporting, suivi et archivage

·        Mettre à jour les outils de suivi administratif, logistique et budgétaire du projet ;

·        Participer à la préparation des tableaux de bord, reporting d’activités et outils de pilotage du projet ;

·        Contribuer à la collecte et à la consolidation des informations nécessaires au suivi des indicateurs et au reporting bailleur ;

·        Assurer l’archivage physique et numérique des documents administratifs, financiers et contractuels du projet conformément aux procédures d’Expertise France ;

·        Participer à la préparation et à la centralisation des documents nécessaires aux audits, contrôles et exercices de reporting.

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution du projet et/ou des activités du Bureau mutualisé (BM) et la nécessité de pouvoir s’y adapter. De plus, le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.