Sur financement de l’Union Européenne, Expertise France met en œuvre un Programme d’Appui à la Gouvernance Financière et Administrative en Mauritanie (PAGFAM). A la demande du Ministère de la Fonction Publique et du Travail (MFPT), le programme du PAGFAM prévoit un appui à la mise en place de la chaîne fonctionnelle RH dans l’administration qui constitue une des sous-composantes de l’activité 2.2.3 du PAGFAM. 

Ce programme a pour objectif d’appuyer la structuration de DRH opérationnelles au sein de l’administration mauritanienne maitrisant la gestion prévisionnelle des ressources humaines, des emplois et des compétences (GPEC).

Plusieurs leviers peuvent être mobilisés afin d’atteindre cet objectif : une politique de qualité matérialisée par une charte ou un label, une charte déontologique ; un dispositif de prévention des risques psycho-sociaux et un guide associé ; l’organisation du dialogue social et un module de formation associé.

Parmi les outils possibles, la création d’un manuel des procédures constitue un socle essentiel pour la création de la chaîne fonctionnelle RH. Quelle que soit la terminologie utilisée :  manuel des procédures, guide des formalités, guide des procédures ou mémento des processus formalisés, un document disponible dans un format numérique doit recenser l’ensemble des processus RH en place et utilisés par les gestionnaires RH. Ce document doit aussi être actualisé en temps réel et être mutualisé avec tous les gestionnaires RH des départements ministériels.    

S’engager dans la voie de la réalisation d’un manuel numérique des procédures, c’est aussi entrer dans une politique de qualité s’intégrant dans une logique d'amélioration continue des performances de l’administration, d’adaptation aux besoins et d’évolution des procédures.    

L’avancement du schéma directeur informatique doit permettre également de jumeler les tâches de rédaction du manuel des procédures avec celles visant à l’analyse des processus métiers qu’il prévoit. Cette approche est facilitée par le démarrage prévu du nouveau système d’information du MFPT :  le SIGPE.  

La programmation d’un logiciel de type Business Process Management (BPM) constitue une réponse adéquate à la prise en compte des procédures RH, à leur suivi et à leur actualisation.  Expertise France recrute dans le cadre de ce programme, un expert-e international ou national ayant une expérience confirmée dans l’analyse fonctionnelle des processus métiers, des logiciels de type BPM, des systèmes d’information de GRH et dans la réalisation de manuels des procédures de gestion des ressources humaines.    

CONTEXTE

Le Programme d’Appui à la Gouvernance financière et Administrative en Mauritanie (PAGFAM) financé par l’Union européenne est un projet majeur d’assistance technique à la modernisation de l’Etat mauritanien sur la période 2022-2026 et mis en œuvre par Expertise France. Il a pour ambition d’approfondir les résultats obtenus ces dernières années sur la gestion des finances publiques et la fonction publique (PAGEFIP 2017-2022 déjà opéré par Expertise France sur financement de l’Union Européenne et de la France) tout en élargissant le périmètre de l’appui à la gouvernance administrative.

S’agissant des finances publiques, le PAGFAM poursuit les appuis à la modernisation de la gestion des ressources fiscales et non fiscales et à l'amélioration du civisme fiscal et appuie l’opérationnalisation et la mise en œuvre effective de la LOLF en vue de faire évoluer les pratiques concrètes de gestion publique et de contrôle dans les administrations. Dans le cadre du Programme, des synergies sont par ailleurs développées avec le Projet d’appui à la formation professionnelle pour les métiers des finances publiques (P2FP), projet sur financement de la DG Trésor de France et opéré par Expertise France.

En matière de fonction publique, le PAGFAM appuie la modernisation des outils de gestion et de développement des ressources humaines, la mise en place d’une chaîne fonctionnelle RH solide au sein de l’administration, le renforcement des capacités managériales des dirigeants et des encadrants, la conception puis la mise en œuvre d’un système d’information Ressources humaines articulé au système d’information budgétaro-comptable.

La consolidation de la chaîne fonctionnelle est un élément déterminant de l’action du PAGFAM correspondant à une priorité bien identifiée de la DGFP. Un récent atelier s’est traduit par la validation du manuel écrit des procédures, à partir de la production par le ministère de l’Education Nationale d’un manuel des procédures RH dont le contenu a été légèrement adapté et validé par le ministère de la Fonction Publique et du Travail. Ce manuel a une vocation interministérielle. Il est en cours de diffusion à l’ensemble des gestionnaires RH des départements ministériels.   

Le soutien du PAGFAM portera plus précisément sur la réalisation d’un manuel numérique des procédures RH. Il est nécessaire d’agir continûment en faveur de la connaissance, de l’harmonisation et de l’interprétation des règles applicables par les responsables RH. Il doit en résulter une plus grande réactivité et une plus grande efficacité en favorisant des réponses plus rapides aux questions posées par les services et les agents publics.      

Justification  

Le manuel numérique des procédures est d’abord un outil de gestion. Il définit, de la manière la plus précise possible, les responsabilités et les tâches de tous les intervenants dans l’élaboration des actes d’administration et de gestion.

La description de toutes les phases des procédures retenues – les opérations et les tâches, les intervenants, les supports – fait partie de l’analyse des processus métiers au cœur du déploiement et de l’exploitation des systèmes d’information RH gérés par les ministères.

Par la précision et la clarté des informations qu’il contient, le manuel numérique des procédures permet aux organes de décision d’analyser la qualité des informations transmises et de mieux évaluer les résultats des services placés sous leur responsabilité.

Le manuel numérique est aussi un outil de formation opérationnel, dans la mesure où les gestionnaires RH et les agents nouvellement recrutés y trouveront les réponses à leurs interrogations.

C’est également un outil de communication en ce qu’il permet aux différents acteurs et organes impliqués dans un même processus d’intervenir de manière collaborative, favorisant ainsi la recherche et l’atteinte d’un résultat satisfaisant. Il permet aux agents publics de connaître la manière dont ils sont gérés.

L’intérêt d’un manuel numérique des procédures est multiple :

-          Il permettra une meilleure maîtrise des processus et des procédures de travail pour une GRH plus performante. Chaque acteur de la chaîne fonctionnelle RH pourra connaître très précisément la totalité des tâches qui lui sont imparties, la description des documents professionnels à gérer, les interlocuteurs à contacter, la nature du processus de validation, les délais à respecter. 

-          Il rend possible le travail collaboratif ; le logiciel BPM est un workflow accessible et simple d’utilisation en cas de choix d’un logiciel adapté au contexte mauritanien. Un logiciel BPM outille automatiquement toute la chaîne du processus :

a)      Modélisation rapide des processus → il est possible de représenter les processus (ex. : recrutement, absences, validation budgétaire, commandes, gestion des formations…) en diagrammes simples (BPMN). Cela permet d’identifier qui fait quoi, quand, et avec quelles règles.

b)       La Génération automatique de workflows → Une fois modélisé, le processus est déployé automatiquement en workflow numérique, avec une circulation automatique des tâches, des notifications par e-mail, des relances programmées, le suivi des délais, la journalisation des actions.

c)      Pilotage en temps réel → Le logiciel BPM fournit : les tableaux de bord des dossiers en cours, les indicateurs (délais moyens, taux de rejet, goulets d’étranglement), un historique complet, des preuves pour audit.

d)      Rapidité de déploiement → Les outils BPM modernes sont low-code ou no-code, ce qui permet des workflows opérationnels en quelques jours ou semaines, sans développement lourd, avec possibilité d’ajustements rapides.

-     Le logiciel BPM sélectionné doit être adapté à la Fonction Publique mauritanienne en intégrant notamment les fonctions suivantes : les contrôles hiérarchiques et les circuits de visas, la GRH (la carrière, la gestion de la formation, la gestion des absences, la carrière) tout en étant simple d’utilisation pour les agents.

Les exemples de processus qui pourraient passer en workflow : le visa hiérarchique des actes administratifs (grades, avancements, détachements…), la préparation et le suivi des effectifs et de la masse salariale dans le cadre de la préparation et de l’exécution de la loi de Finances, le dépôt et la validation des demandes d’absence, le circuit de validation des fiches de poste, le circuit d’approbation des recrutements, la validation du plan de formation annuel...  

-     Le logiciel BPM pourrait ainsi contribuer à l’avancement de la réforme budgétaire et des PAP, du moins sur la partie des dépenses de personnel.  

-          Les bénéfices concrets pour l’administration sont réels : meilleure transparence hiérarchique, traçabilité complète (qui a validé quoi et quand), respect automatique des délais, réduction des erreurs, diminution drastique du papier, reporting instantané pour DGFP, DG Budget, GRH.

-          Les procédures de travail pourront ainsi être systématisées, respectées, contrôlées, et évaluées et actualisées. Les dysfonctionnements seront mieux identifiés, ce qui se traduira par un impact positif sur l’amélioration de l’organisation du travail.

-          Son intégration dans les système d’information existants ou en devenir sera également étudiée.

1.       OBJECTIF DE LA MISSION

Afin d’atteindre les objectifs de la mission, l’expert-e interviendra en lien étroit avec l’expert responsable de la gestion des ressources humaines auprès du Directeur Général de la Fonction Publique.

La première étape de l’élaboration du manuel des procédures consistera à identifier tous les processus RH gérés par la DGFP. Pour chaque processus, les procédures qui le composent seront identifiées et traitées conformément au cadre légal et réglementaire.  

Les processus devront respecter le cadre posé par le décret n° 86-94 du 8 octobre 1994 relatif aux attributions des Ministres en matière de gestion des fonctionnaires et des agents contractuels de l’Etat. 

A ce titre, il est rappelé que le Ministre chargé de la Fonction Publique dispose des pouvoirs de gestion à l’égard des fonctionnaires de l’Etat suivants :

a) en ce qui concerne les fonctionnaires des corps interministériels :

- la nomination et la titularisation ; l'avancement ; les différentes positions ; les sanctions du 2° groupes prévus par la loi n° 93 09 du 18 janvier 1993 ; les cessations définitives de fonctions.

b) en ce qui concerne les fonctionnaires des autres corps :

- la nomination dans les corps classés en catégorie "A" ; les sanctions du 2° groupe ; les cessations définitives de fonctions de fonctionnaires classés dans la catégorie "A". 

Les Ministres gestionnaires disposent à l’égard des fonctionnaires de l'Etat appartenant aux corps qui leur sont rattachés des pouvoirs de gestion suivants :

- la titularisation dans les corps classés en catégorie "A" : la titularisation, la mise en position statutaire et les sanctions du 1° groupe prévues par la loi n°93 09 du 18 janvier 1993 ; la mise en congés ou l’octroi de permissions ; les mutations.  

- pour les corps classés en catégorie "B" et "C" : la nomination et la titularisation, la mise en position statutaire et les sanctions du 1° groupe et du 2° groupe prévues par la loi n°93 09 du 18 janvier 1993 ; la mise en congés ou l’octroi de permissions ; les mutations.  

-          Toutefois, tous les actes pris sous forme d'arrêtés sont soumis aux visas préalables de la direction générale de la fonction publique, de la direction de la législation, de la direction du budget. Ceux qui sont pris sous forme de décision sont soumis aux visas préalables de la direction générale de la fonction publique et de la direction de la législation.

La structure du manuel numérique des procédures reprendra le contenu du manuel écrit listant l’ensemble des processus RH et identifiera les services intervenants dans la gestion des Ressources humaines et précisera leur organisation.  

La réalisation du manuel des procédures se traduira par l’installation et l’exploitation d’un logiciel de type BPM pour le MFPT. L’activation d’un tel logiciel est indispensable pour assurer la cohérence des procédures RH entre les diverses administrations. L’expert fera des propositions sur le choix du logiciel BPM le plus adéquat en fonction des besoins du MFPT.  Dans un premier temps, le choix d’un logiciel BPM gratuit et en open source sera privilégié.  Toutefois l’analyse pourra être complétée par l’étude des services optionnels complémentaires qui pourraient être nécessaires et activés ultérieurement, après la mise en service du logiciel de BPM. 

L’expert travaillera en lien étroit avec l’ensemble des services de la DGFP et avec les DRH ou DAAF des Départements Ministériels qui seront retenus par le DGFP. A cette fin un comité de pilotage sera réuni. L’expert travaillera aussi de concert avec l’expert du PAGFAM ressources humaines auprès de la DGFP.

   Les livrables attendus dans le cadre de la réalisation de cette mission sont les suivants :

1.     Note d’explication justifiant la proposition concernant le choix du logiciel BPM ; 

2.     Dossier documentaire sur l’analyse des processus métiers mis en œuvre par le système d’information des RH ; 

3.     Note d’explication sur les modalités d’intégration du logiciel BPM dans le Système Intégré des RH (SIGPE) mis en œuvre par le MFPT et les systèmes d’information existants RH déjà opérationnels (notamment ministère des finances et ministère de l’éducation nationale)       

4.     Projet de manuel numérique des procédures dans sa version provisoire avant validation ;

5.     Rédaction d’un Power Point préparant l’atelier de restitution. 

Le manuel prévoira, dans une fiche annexe, les modalités de sa mise à jour. Une mise à jour annuelle au minimum est nécessaire.  

Tous les documents relatifs à cette mission seront rédigés en français.