L'expert.e travaillera sous la supervision du Directeur de Projet et en interaction directe avec la consultante cheffe de mission qui assure le pilotage et l’organisation globale de l’événement de lancement, auprès de la Direction WASOP, mais aussi avec l’expert communication local, l’équipe opérationnelle et support WASOP, ainsi que ses experts techniques consultants référents si besoin, le pool communication, comprenant le service communication d’EF, les prestataires en communication mobilisés par l'équipe support WASOP pour l'évènement. 

1. Objectifs

• • Objectif Général : Mission d’assistance technique sur les aspects communication et visibilité en appui à l’organisation de l’événement de lancement.

• • Objectifs spécifiques

1. • • Participer à la définition du plan d’action de communication de l’évènement en tenant compte de la stratégie de communication du projet et sa charte graphique,
     • Participer à la définition et supervision des prestations de communication : graphiste, relations presse plus particulièrement,
     • Assurer la production de contenus de communication (dossier de presse, messages réseaux sociaux, discours).
     • Travailler en étroite collaboration avec l’expert communication local et la cheffe de mission.
2. Activités et Livrables

• • Participation à la définition du plan de communication de l'atelier

Activités

• • • Faire une relecture critique de la stratégie de communication du projet et proposer des améliorations.
    • Définir un plan de communication de l’évènement, en cohérence avec la stratégie de communication du programme, devant notamment faire apparaitre la liste des produits de visibilité à prévoir pour l’évènement et un calendrier précis des actions de communication en amont, pendant et aval de l’atelier (y compris réseaux sociaux).
    • Participer à une ou deux séances de travail sur la communication de l’évènement avec l’équipe du programme, notamment pour présenter le draft du plan de communication et le réviser, ainsi que pour participer à la coordination globale des prestations qui en découleront.
    • Participer à des réunions de coordination relative au suivi du déploiement du plan de communication.

Livrables

• • • Stratégie de communication commentée et révisée.
    • Plan de communication (pré- durant et après l’évènement) avec calendrier précis des actions et publications

ð  1^er draft : 1er septembre

ð  Plan de com révisé : 10 septembre 

• • Participation à la définition et supervision des prestations communication

Activités 

• • • Rédiger le cahier des charges techniques pour une prestation de graphisme des supports de visibilité de l’atelier et des kits participants (banderole, kakemono, programme de l’atelier et toutes ses déclinaisons, goodies, bandeaux réseaux sociaux) avec la contribution/révision de l’expert communication local.
    • Faire le contrôle qualité et suivi des prestations de graphisme en collaboration avec l’expert communication local.
    • Rédiger le cadrage de la mission en relation presse qui sera réalisée par l’expert communication local et suivre sa mise en oeuvre, en assurer le contrôle qualité.
    • Cadrer le cahier des charges techniques pour une prestation de captation photo et vidéo lors de l’évènement, rédigé par l’expert local en communication et participer au suivi du prestataire en lien avec l’expert local.
    • Plus particulièrement, veiller au cadrage pour le scénario puis montage des vidéos qui seront réalisées de l’atelier
    • Faire des suivis réguliers avec la cheffe de mission de l’atelier sur l’avancement des prestations, et se coordonner avec l’expert communication local dans le suivi des prestations.

Livrables

• • • Cahier des charges techniques pour le prestataire graphisme (5 septembre)
    • Versions draft commentées des propositions de design des supports de visibilité
    • Cadrage technique (sous forme cahier des charges simplifié) pour la mission en relations presse de l’expert local (10 septembre)
    • Cadrage du cahier des charges techniques pour le prestataire photo/vidéos incluant un scénario pour les vidéos à réaliser (19 septembre).
    • Compte rendus de suivi des prestations.

• • Assurer la production de contenus de communication et à la mise en oeuvre d’actions de visibilité

Activités

• • • Rédiger le dossier de presse et le communiqué de presse
    • Elaborer un outil de suivi des relations presse et coordonner sa tenue en collaboration avec l’expert local en charge des relations presse.
    • Piloter les relations presse avec les médias français, régionaux et internationaux (l’expert local pourra être en appui).
    • Participer à la coordination des relations presse nationales pilotées par l’expert local.
    • Réviser les éléments de langage produits par la cheffe de mission pour les discours d’ouverture de l’atelier.
    • Appuyer la cheffe de mission dans la rédaction, planification et suivi (lien éventuel avec le pool de communication) des communications externes en amont, pendant et aval de l’atelier : publications communiqués de presse, publications réseaux sociaux et sites internet.
    • Assister la cheffe de mission de l’atelier dans l’animation globale du pool de communication en lien avec l’évènement.
    • Rédiger un article post atelier.
    • Suivre avec l’expert local le montage et finalisation de la vidéo post atelier. 

Livrables

• • • Dossier de presse avec communiqué de presse (24 septembre)
    • Révisions d’éléments de langage (octobre)
    • Propositions de messages réseaux sociaux
    • Article post atelier (12 novembre)
    • Eléments de cadrage et révision pour la vidéo post atelier (12 novembre)

   3. Attendus de la Mission

• • Des supports de communication harmonisés et cohérents.
  • Une coordination efficace au sein de la task force communication pilotée par la cheffe de mission.
  • Un suivi des prestataires (désignés plus haut) agile, permettant d’anticiper les éventuels obstacles et respecter les délais.
  • Facilitation du travail de coordination des aspect communication de la cheffe de mission.
  • Des retombées presse de qualité.
  • Une bonne présence sur les réseaux sociaux avec une lisibilité des messages. 
  • Des produits de communication post atelier de qualité (vidéos, articles).