Le/la Responsable des Moyens Généraux et Logistique est basé.e à Cap-Haïtien, au sein de l’Unité Support Projets (USP) de la Direction Pays Haïti d’Expertise France. Sous la supervision directe du Coordinateur des Fonctions Transversales (CFT), il/elle est en charge de l’organisation, du pilotage et de la supervision de l’ensemble des activités logistiques, des implantations, des moyens généraux et du parc automobile d’Expertise France en Haïti.

Il/elle joue un rôle central dans le bon fonctionnement des projets et dans la qualité des conditions de travail des équipes. Il/elle encadre les équipes logistiques, met en œuvre les procédures internes et veille à la sécurité passive, à la continuité des services logistiques et à la bonne gestion des ressources matérielles.

Missions principales

Gestion des implantations et bâtiments

·       Superviser le fonctionnement quotidien des différentes implantations d’Expertise France en Haïti situées à ce jour au Cap-Haïtien, à Pétion Ville, à Jérémie et incluant les maisons de passage.

·       Assurer l’entretien, la maintenance, la sécurité passive, et l’alimentation énergétique des bâtiments (réseau informatique, internet, génératrice, panneaux solaires, inverter et batteries, réserves de carburant, eau, etc.).

·       Élaborer ou actualiser les règlements intérieurs des sites, y compris pour les maisons de passage (baux de location, calendrier d’occupation, réservations, gestion des clés, facturation, intendance etc.).

Gestion des moyens généraux et consommables

·       Gérer les stocks et les approvisionnements en fournitures, consommables, carburant, produits d’entretien, matériel informatique et mobilier.

·       Anticiper les besoins et développer les solutions les plus économiques et les plus durables en matière d’approvisionnement en énergie (électrification des bureaux notamment).

·       Mettre en place des procédures d’inventaire, de suivi des consommations (énergie, carburant), et de gestion des seuils critiques.

·       Garantir la disponibilité continue des ressources essentielles (gasoline, eau, équipements de secours).

Gestion du parc automobile

·       Assurer la gestion opérationnelle des véhicules (planification, entretien, documentation, assurances, conformité administrative et sécuritaire).

·       Encadrer les chauffeurs, organiser les plannings, suivre les carnets de bord et de maintenance.

·       Veiller au respect des consignes d’utilisation et à la sécurité des déplacements en lien étroit avec le coordonnateur national de la sécurité des opérations CNSO.

Organisation des déplacements

·       Réserver les vols (UNHAS, compagnie aérienne) pour les collaborateurs.

·       Coordonner les missions terrain : transport, hébergement, logistique d’appui.

·       Mettre à jour les outils de suivi des déplacements (ordre de mission, plannings, briefings logistiques).

Accueil et installation des collaborateurs

·       Organiser l’installation logistique des nouveaux collaborateurs : poste de travail, badge, messagerie, cartes de visite, fournitures.

·       Mettre en place un kit d’intégration logistique (équipements, documentation pratique,).

Procédures internes, conformité et qualité

·       Développer, appliquer et faire respecter les procédures internes logistiques et moyens généraux.

·       Assurer la contractualisation, le suivi et l’évaluation des prestataires de services liés à la logistique et aux moyens généraux (baux de location, accords-cadres, entretien, sécurité, nettoyage, maintenance, transport, etc.), en lien avec les services juridiques et le CFT.

·       Mettre en place et suivre les procédures d’importation et de dédouanement du matériel ou des équipements acquis.

·       Mettre en place un dispositif d’archivage et de gestion des flux des pièces comptables et juridique liées aux moyens généraux (remontée périodique à Paris, archivage sur place , stockage et destruction, etc.)

·       Participer aux audits logistiques et au contrôle interne.

·       Produire ou actualiser les outils de l’Unité des moyens généraux et de la logistique (règlements, liés aux moyens généraux et à la logistique, guides pratiques, procédures de réservation, checklists, etc.).

Encadrement de l’équipe logistique

·       Manager l’équipe logistique (chargés de logistique, assistant logistique, chauffeurs, agents d’entretien, maintenance, intendance, gardiennage).

·       Fixer les objectifs individuels et collectifs, organiser le travail, répartir les responsabilités, piloter l’activité au quotidien.

·       Conduire les évaluations annuelles, identifier les besoins en formation, veiller à la motivation de l’équipe.

·       Promouvoir une culture d’efficacité, de qualité de service et de discrétion.

Organisation logistique d’événements

·       Organiser la logistique des événements internes et externes (réunions d’équipe, séminaires, missions, ateliers, visites bailleurs).

·       Préparer les espaces, coordonner les moyens matériels, les déplacements, les hébergements et les prestations annexes.

·       Travailler en étroite coordination avec les chefs de projet et les services supports.

Reporting et coordination

·       Participer aux réunions de coordination de l’USP.

·       Élaborer et mettre à jour une planification annuelle des activités logistiques (achats, renouvellements de contrats, entretiens programmés, événements, stocks).

·       Élaborer un reporting mensuel sur les activités logistiques : consommation, incidents, besoins, inventaires, déplacements.

·       Être force de proposition sur les optimisations à engager (procédures, sécurité passive, consommation énergétique, qualité de service).