Sous la responsabilité du ou de la chef.fe de projet et dans le cadre de la direction pays d’Expertise France à Madagascar, l’adjoint.e aux opérations contribuera à la supervision et à la coordination de la mise en œuvre de l’action confiée à Expertise France.

Plus spécifiquement, l’adjoint.e aux opérations sera responsable des activités suivantes :

• Etre le/la garant.e de la bonne mise en œuvre des activités  en animant le travail au sein de l’équipe technique afin d’assurer la déclinaison opérationnelle des orientations du projet.

·      Accompagner le/la chef.fe de projet dans la définition et le pilotage de la stratégie opérationnelle.

·     Assurer la planification et la coordination des activités du projet.

• Consolider l’information (financière, opérationnelle, indicateurs) à l’échelle du projet pour assurer un suivi du projet de qualité, avec l’appui du ou de la chargé.e de suivi-évaluation.

·   S’assurer de l’intégration effective de l’égalité des genres et de l’inclusion sociale dans toutes les activités du projet.

• Appuyer les équipes projet pour l’analyse et la priorisation des besoins et leur déclinaison opérationnelle.

• Consolider les besoins en termes d’expertise et contribuer, en coordination avec le ou la chef.fe de projet et les équipes au siège d’Expertise France, à la mobilisation des acteurs publics et privés, des experts individuels publics et privés, ainsi que des partenaires de mise en œuvre. 

• Contribuer à l’animation des relations avec les partenaires techniques au projet.
• Contribuer au suivi des missions d’expertise court-terme et des partenariats techniques, en lien avec l’équipe technique et avec l’Unité Support Projet du Bureau à Madagascar.
• Superviser le contrôle qualité des livrables produits dans le cadre du projet (rapports de missions, livrables contractuels, etc.) par l’équipe technique et s’assurer de la consolidation des documents et livrables clés du projet.

• Avec l’appui de l’Unité Support Projet, s’assurer du respect des procédures administratives et financières d’Expertise France dans la mise en œuvre des activités.

• Contribuer à l’animation des cadres d’échange et de concertation entre les parties prenantes au projet, aux ateliers de programmation ou techniques, ainsi qu’aux organes de gouvernance du projet.

• Contribuer à l’élaboration des rapports à destination du bailleur de fonds selon les échéances et les modalités contractuelles et coordonner la contribution des équipes techniques, avec l’appui du ou de la chargé.e de suivi évaluation.

• S’assurer du respect de la politique interne de suivi-évaluation, des outils et des procédures mises en œuvre par les équipes techniques et les partenaires, en appui au ou à la chargé.e de suivi-évaluation.
• Contribuer aux exercices de redevabilité interne au projet en collaboration avec le ou la chef.fe de projet.

• Contribuer au processus de capitalisation et s’assurer de son opérationnalisation au niveau des partenaires techniques.
• S’assurer de la prise en compte de la stratégie de communication du projet par l’équipe technique et les partenaires techniques.

• Représenter, si besoin, le/la chef.fe de projet auprès des partenaires institutionnels et techniques.

• Contribuer au recrutement de l’équipe projet basée en Antananarivo, aux côtés du/de la chef.fe de projet, aux évaluations annuelles de l’équipe du projet et à la définition des objectifs annuels.

• Assurer le management hiérarchique d’une partie de l’équipe technique.

En étroite collaboration avec l’Unité des Services Support à Antananarivo, l’adjoint.e aux opérations aura pour responsabilité de :

·        Assurer la planification budgétaire annuelle du projet en cohérence avec la planification opérationnelle et participer aux exercices de révisions budgétaires annuels.

·        Contribuer à la mise à jour des outils de pilotage administratifs et financiers (plan de passation de marchés, suivi des engagements et des dépenses du projet) mis en place au niveau du Bureau d’Expertise France à Madagascar.

·        S’assurer de la mise à disposition de tous les éléments nécessaires au reporting interne d’Expertise France (suivi financier, prévisions et clôtures budgétaires) et au reporting financier externe à destination du bailleur de fonds.

·        S’assurer du respect des procédures internes et contractuelles (règles d’éligibilité des dépenses, passations de marchés, subventions, reporting) avec l’appui de l’équipe projet.

·        S’assurer d’un accompagnement de qualité auprès des bénéficiaires de subventions, par l’adjoint.e administratif et financiers et le ou la chargé.e de subventions.