Réf.
2023/EESEDP/10151
Type d'offre
Experts
Type de contrat
Contrat de prestation de services
Date limite de candidature
20/11/2023 23:55
Durée de la mission
Court terme
Contrat
Indépendant / Entrepreneur Individuel
Durée
60 jours maximum
Expert en suivi évaluation de projets (H/F)
Département Gouvernance - GOUV > Pôle Mobilisation des Ressources Financières
Mis en ligne le : 09/11/2023
AFRIQUE SUBSAHARIENNE
BÉNIN
COTONOU
Description de la mission
Cette mission de suivi-évaluation, planifiée sur une période de 3 ans (36 mois) et nécessitant 30 à 60 jours-hommes, vise à atteindre deux objectifs :
- Objectif 1 : Une mise à jour du cadre logique, des indicateurs (fiabilité, modification, système de collecte) et une proposition de plan de suivi évaluation. L’objectif est de finaliser, adapter et mettre en œuvre le système de suivi-évaluation et d’apprentissage afin d’assurer une collecte, une analyse et une utilisation systématique et efficace des informations de suivi-évaluation du projet
- Objectif 2 : Mener une évaluation finale du projet
Résultats attendus de cette mission
- Une théorie du changement du projet détaillée et actualisée.
- Un cadre logique et des indicateurs revus.
- Un Plan de suivi-évaluation et apprentissage conforme aux standards qualités d’Expertise France et adapté au projet.
- Un système de suivi-évaluation qui assure la bonne application du PSE, prévoyant notamment :
- La collecte de données avec des outils adaptés en fonction de la typologie des activités
- Les responsabilités / répartition des tâches et plan de travail pour l'équipe du projet
- Le respect des standards d’Expertise France et des exigences contractuelles
- La formation et l’accompagnement des parties prenantes au suivi-évaluation afin de faciliter l’appropriation du système de suivi-évaluation du projet (formation sur les outils mis en place).
- Des données de suivi et d’analyse du projet fiables et au bon moment, pour éclairer les décisions et la redevabilité.
- Un avis circonstancié sur les avancées du projet à date (mi-parcours) et l’impact des différentes activités menées à ce stade en fonction du contexte local.
- Une évaluation du projet à mi-parcours et finale.
Principales activités à mener
Dans le cadre de la mission, le consultant assureront les activités suivantes :
1.1.1 Évaluation des besoins
>> Évaluer les besoins et les ressources disponibles du projet en matière de système de suivi-évaluation et apprentissage, de collecte de données, de reporting au sein d’Expertise France et des partenaires de mise en œuvre.
1.1.2 Développer le plan de sous-évaluation et apprentissage (voir trame EF en annexe)
>> Revoir et détailler la théorie du changement du projet avec l’ensemble des parties prenantes ;
>> Affiner les indicateurs de suivi-évaluation sur la base de la théorie du changement et de la qualité des données disponibles ;
>> Détailler les définitions, méthodes de calcul et désagrégations des indicateurs
>> Définir les valeurs de référence (baseline) et les cibles pour chaque indicateur ;
>> Actualiser le cadre logique à présenter au bailleur le cas échéant ;
>> Décrire les flux de données, mécanismes de collecte, traitement et analyse des données, espaces de stockage, logiciels et matériels utilisés, mécanismes de contrôle de la qualité des données et de reporting ;
>> Déterminer précisément les sources : moyens d’accès, fiabilité, limites ;
>> Définir un plan d’action détaillant les activités clés du dispositif de suivi-évaluation et apprentissage, le calendrier, le budget, les rôles et responsabilités.
1.1.3 Déployer le plan de suivi-évaluation
>> Mettre en place les outils techniques et organisationnels du suivi-évaluation : licences logicielles, moyens de communication, etc.
>> Développer le système de collecte, d’analyse et de visualisation des données, et les outils correspondant (questionnaires Kobo, ODK, tableaux de bord, formats de reporting, etc.) ;
>> Estimer la fiabilité des indicateurs objectivement vérifiables, au regard des échantillons et de la qualité des données disponibles ;
>> Documenter la conformité RGPD : accès aux droits, sécurité des données, transferts hors UE
1.1.4 Appuyer ou mettre en œuvre le plan de suivi-évaluation
>> Former l’ensemble des parties prenantes au suivi-évaluation et aux mécanismes/outils élaborés pour faciliter leur implication dans la mise en œuvre et l’utilisation du système de suivi-évaluation et apprentissage ;
>> Collecter et traiter les données, documenter le traitement ;
>> Contrôler la qualité des données et la conformité RGPD du système ;
>> Interagir avec les parties prenantes pour la collecte de données et leur interprétation ;
>> Produire des indicateurs et rapports de suivi-évaluation ;
>> Contribuer aux exercices de revue semestrielle et présentations des comités de pilotage/suivi avec l’équipe projet ;
>> Élaborer, avec le/la chargé(e) de projet siège et le/la chef(fe) de projet terrain, les termes de références pour identifier les prestataires externes pour le suivi-évaluation du projet le cas échéant, et en appuyer la sélection et la supervision.
1.1.5 Actualiser le dispositif de suivi-évaluation et les outils de collecte et de suivi au gré de l’évolution du projet, si nécessaire.
1.1.6 Mener une évaluation intermédiaire et finale du projet
Cf Guide évaluation
Il est demandé à l’expert de faire un bilan de l’avancement du projet, des activités et des résultats obtenus à date (après environ 12-18 mois d’exécution), au regard du contexte local, des différents changements intervenus, des attentes des bénéficiaires, des possibles blocages et freins. Un avis circonstancié et objectif sera demandé sur les avancées du projet afin de faire un bilan à mi-parcours et d’ajuster les activités pour la suite du projet (année 2025). L'expert devra également mener une évaluation finale du projet en 2026.
Ce bilan a pour objectifs spécifiques :
- Analyse globale et indépendante de la performance du projet : en répondant aux questions d’évaluation, vérifier si les besoins sont toujours présents, analyser l’efficacité de la gestion du projet, la durabilité, la potentialité d’impact, et les facteurs générant ou entravant la performance (obstacles récurrents, etc.) ;
- Stratégie de mise en œuvre : confirmer et informer les choix stratégiques opérationnels et explorer les ajustements nécessaires par la formulation de recommandations, de manière à améliorer les actions présentes et futures.
- Apprentissage : identifier les bonnes pratiques et leçons apprises afin de proposer des recommandations pour réorienter et améliorer l’intervention pour la suite du projet
En particulier, cette analyse servira à déterminer le niveau de réalisation des activités par rapport aux objectifs fixés en début de projet, ainsi que l’impact de celles-ci sur les résultats à atteindre. Il s’agit de rendre compte de l’état actuel du projet afin de définir de façon pertinente et efficiente les activités pour la suite du projet, en lien avec les partenaires guinéens.
L’expert devra fournir les éléments de preuves expliquant les analyses, les liens de cause à effet et tenter d’identifier les facteurs générant ou entravant le progrès. Ce travail doit encourager la responsabilisation, la prise de décisions, l’apprentissage et l’appropriation des bénéficiaires.
L’évaluation utilisera les critères définis par le Comité d’Assistance au Développement (CAD) de l’Organisation de Coopération et de Développement Économiques (OCDE) : cohérence, pertinence, efficacité, efficience, impact, viabilité.
Ils devront être revus par l’expert au début de la mission, afin de proposer des éléments de réflexion dans le rapport final.
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Critères d’évaluation |
Questions d’évaluation générales |
Questions évaluatives spécifiques |
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Pertinence |
L’intervention répond-elle au problème ? |
1. Dans quelles mesures le projet est-il toujours pertinent au regard des besoins exprimés par les administrations bénéficiaires et des problèmes diagnostiqués ?
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Efficacité |
L’intervention atteint-elle ses objectifs ? |
2. Quels sont les facteurs favorisant ou contraignant la mise en œuvre des activités et l’atteinte des résultats ? 3. Quels sont les premiers effets du projet sur les acteurs étatiques concernés par le projet ? 4. Quelles avancées concrètes (pas nécessairement parmi les résultats inscrits dans le cadre logique) permettent de vérifier la progression du projet vers son objectif ?
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Efficience |
Les ressources sont-elles utilisées de manière optimale ? |
5. La gestion du projet telle qu’elle est mise en place (ressources humaines, partage des rôles et responsabilités, organigramme, interactions, arbitrages financiers en lien avec les choix stratégiques) est-elle optimale pour atteindre les résultats ?
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Durabilité |
Les bénéfices seront-ils durables ? |
6. Quels sont les signaux, forts ou faibles, d’une évolution des pratiques et des comportements des acteurs au sein des institutions bénéficiaires ? 7. Quel est le niveau d’engagement des acteurs étatiques dans le projet, et comment l’améliorer ? 8. Comment les actions de renforcement des capacités des directions concernées par le projet participent à la durabilité de l’action ? 9. Quelles actions supplémentaires seraient recommandées ? |
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Cohérence / complémentarité |
L’intervention s’accorde-t-elle avec les autres interventions menées ? |
10. Dans quelle mesure les activités entreprises permettent-elles aux directions bénéficiaires d’atteindre leurs objectifs ?
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L’expert devra impérativement fournir un jugement de valeur sur chacune des questions d’évaluation soulevées par l’examen des critères, en s’appuyant sur des données et des exemples représentatifs.
L’expert devra porter une attention particulière à la question de l’égalité des genres afin qu’elle soit mieux prise en compte dans le projet.
Livrables attendus
Tous les rapports doivent être rendus en français. |
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Description du projet ou contexte
Le PAMSI - Projet d’Appui à la Modernisation des Systèmes d’Information est un programme soutenu par l’AFD, d’une durée de 36 mois pour un montant total de 4M€, axé principalement sur la Direction Générale des Impôt du Bénin dans le cadre du Plan d’Orientation Stratégique de l’Administration fiscale (POSAF).
L’objectif principal du projet est d'améliorer la mobilisation des recettes grâce à la modérnisation du système d’information, et plus précisément grâce la valorisation des données (business intelligence), au renforcement de capacités pour la dématérialisation des procédures et à l’amélioration de l’environnement informatique de l’administration fiscale.
Le montant du financement de 4 millions d'euros est également réparti entre achat d'équipement et assistance technique.
Le projet est structuré en trois axes de travail :
Axe 1 : architecture logicielle et fiabilisation de données
Dans le sillon d'un projet précédemment financé par l'Union Européenne, il s'agira de poursuivre le déploiement d'une plateforme de Business Intelligence pour doter la DGI d'un système d'aide à la décision basé sur les données. Cette composante comprend des activités de conception de requêtes et de paramétrage, d'assistance technique et de formation.
Axe 2 : dématérialisation et conformité aux réformes métier
Le gouvernement du Bénin a engagé des réformes visant à dématérialiser un certain nombre de procédures fiscales et à améliorer ainsi l'expérience utilisateur. Le projet cherchera à accompagner cette dynamique via la mise en place d'outils informatiques pertinents, les contrôles automatisés, la réflexion sur les procédures d'archivage, etc.
Axe 3 : infrastructure et data center
La DGI dispose d’une salle de serveurs dont les ressources ne sont pas en adéquation avec les ambitions de la dématérialisation. Il s'agira de re-calibrer l'infrastructure via l'acquisition de matériel et de logiciel, d'accompagner leur déploiement et prise en main par l'administration et d'assurer sa sécurité.
Une étude de faisabilité du projet liste les activités à mettre en œuvre, le chronogramme envisagé ainsi que les ressources disponibles pour chacune des trois composantes. Le projet comprend un volet "achat d'équipement", géré directement par l'administration béninoise, et un volet "assistance technique" mis en œuvre par Expertise France en appui à maîtrise d'ouvrage locale, assurée par la Direction Générale des Impôts.
» Résultats attendus
Les trois objectifs spécifiques ci-dessus mentionnés correspondent aux trois composantes du projet. Chaque composante contient une liste de résultats attendus, présentés ci-dessous :
Composante 1 : Business Intelligence
- Résultat 1.1 : La plateforme BI est mise en place
- Résultat 1.2 : Les utilisateurs métiers et techniques sont formés à l’utilisation de la plateforme
- Résultat 1.3 : Les canaux d’échange de données entre régies sont mis en place
Composante 2 : Contribuer au renforcement de la dématérialisation des procédures
- Résultat 2.1 : De nouvelles procédures sont dématérialisées
- Résultat 2.2 : Les agents sont formés à ces nouvelles procédures
- Résultat 2.3 : Les contribuables sont formés et sensibilisés à ces nouvelles procédures
Composante 3 : Moderniser les infrastructures et les équipements pour permettre l’accès à des données fiables, compréhensibles et comparables
- Résultat 3.1 : La salle serveur est équipée
- Résultat 3.2 : Les agents sont formés à la prise en main et la maintenance des nouveaux équipements
» Principales activités mises en œuvre
Le tableau ci-dessous liste les activités et les tâches proposées pour structurer la plateforme et encourager son appropriation par l’ensemble des utilisateurs.
COMPOSANTE 1 :
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Identification des sources de données et revue de la qualité des données |
- Identifier les sources de données internes et/ou externes à intégrer à l'entrepôt |
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Intégration des sources de données identifiées dans l'entrepôt existant |
- Etudier l'architecture actuelle de l'entrepôt et faire des propositions d'améliorations |
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Acquisition, installation et paramétrage de Talend Data Intégration, Microsoft SQL Server, Power BI Professional et Power BI Report Server |
- Elaborer les TDR de sélection des consultants pour l'acquisition des différents outils |
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Acquisition de 2 serveurs physiques par an qui serviront à l’installation de machines virtuelles WMware pour plusieurs environnements |
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Conception, développement, déploiement des cas d’usage (rapports analytiques, tableaux de bord et indicateurs par type d'utilisateur, etc.) |
- Faire le recueil des besoins en terme d'indicateurs et d'analyse-risque |
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Formation sur Microsoft SQL Server, Power BI (Pro et report serveur), conception et déploiement des tableaux de bords sécurité informatique, Data Science, Talend |
- Elaborer les TDR de selection des consultants pour les formations |
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Stratégie d’échange de données et d’urbanisation (avoir une vision 360 de l’usager) |
- Etudier l'architecture d'échange de données existante |
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Revue du paramétrage des couches d’échange des données / API de la plateforme. Mettre en place de la documentation et des règles d’APisation. |
- Recueillir les besoins d'échange de données |
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Viz et data viz ensuite et Appui sur le passage à une logique Big Data et Machine Learning et permettre des analyses approfondies sur la base d’une logique de data science (prévision, typologie des contribuables, détection des anomalies, fraudes…) |
- Elaborer les TDR de selection des consultants pour les formations en Intelligence Artificielle, Big Data et Data Science |
COMPOSANTE 2 : La liste ci-après n’est donc ni exhaustive, ni définitive.
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Réalisation de la plateforme e-services Particuliers |
- Mise en place d’un module d’adhésion simplifié dédié aux particuliers, |
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Dématérialisation du processus de remboursement de la TVA |
A déterminer |
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Module de gestion TVM |
A déterminer |
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Gestion des crédits AIB, Retenue RF |
A déterminer |
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Gestion des répertoires des contribuables |
A déterminer |
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Module taxation des géants du numérique |
A déterminer |
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Stratégie d'archivage numérique |
- Acquisition des matériels d'archivage |
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Renforcement des capacités sur la Gouvernance des projets informatiques (SDSI) |
- Formation sur ITIL 4 |
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Formation à l'utilisation des services digitalisés et autres |
A déterminer |
COMPOSANTE 3 :
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Élaborer des politiques et chartes de la sécurité des Systèmes informatiques |
- Elaborer la politique de sauvegarde et de restauration |
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Élaborer les procédures de la sécurité des Systèmes informatiques |
- Elaborer une procédure sur la gestion de revue des accès et suppression au sein de la DGI |
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Élaborer les procédures de la mise en œuvre du Plan de Continuité des Activités (PCA) et du Plan de Reprise des Activités (PRA) |
- Elaborer les procédures complémentaires de gestion des crises |
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Appui à la certification des deux salles serveurs et consolidation du DC DGI (électrique et climatisation, dette technique) |
- Recrutement de consultants pour la certification - Audit de conformité, identification des points à renforcer et mise en œuvre des recommandations |
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Achat de l'équipement - Salle serveur |
CF contenu de l’étude de faisabilité |
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Établir une cartographie des risques informatiques |
- Recrutement de consultants Établir la portée et les limites - Identifier les actifs informationnels et leur valorisation - Effectuer une évaluation des risques (Identifier les menaces viables, les vulnérabilités et les expositions, Analyser le niveau de risque et l'impact potentiel, Évaluer si le risque répond aux critères d'acceptation) - Déterminer le traitement du risque ou la réponse - Accepter le risque résiduel - Communiquer et surveiller les risques |
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Mise en place d'un système de monitoring et d'administration en temps réel des applications de la DGI |
- Acquisition de l'outil de monitoring |
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Mise en place d'un système de surveillance, au niveau des baies et de la salle, de la température, de l’humidité, de la fumée, de la poussière |
- Acquisition de l'outil de monitoring |
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Mise en place d'un outil FortiSIEM de la gestion des informations de la sécurité (SIM) et de la gestion des événements de sécurité (SEM) |
- Acquisition de l'outil de monitoring |
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Mise en place d'une solution de gestion des vulnérabilités, de monitoring, de lutte contre les attaques et les fraudes informatiques (Rapid7) du système d’information de la Direction Générale des Impôts (DGI) |
- Acquisition de l'outil de monitoring |
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Formation Devops |
- Ansible pour DevOps (05 personnes pour 5 jours) |
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Sur enveloppe additionnelle imprévus si disponible Mise en place d'un système de gestion des accès réseau à usage public installé dans la zone d'accueil et privé (fortinac) |
Acquisition de l'outil de monitoring |
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Sur enveloppe additionnelle imprévus si disponible Acquisition d'un forti gate 601F pour renforcement de l'architecture réseau de la DGI |
Acquisition de l'outil de monitoring |
» Grandes lignes du dispositif de suivi-évaluation
Un dispositif de suivi-évaluation sera construit lors de la phase de démarrage avec la mobilisation d’une expertise pertinente. Ce dispositif sera basé sur le cadre logique proposé en annexe 1 et aura pour objectif de mettre à jour les valeurs des indicateurs du projet, exercice nécessaire pour vérifier l’atteinte des objectifs et la mise en place de mesures correctives si nécessaire.
Le dispositif comprendra les éléments suivants :
- Un cadre logique révisé : les parties prenantes ont d’ores et déjà produit un cadre logique.
- Une liste stabilisée d’indicateurs, et une fiche descriptive pour chacun d’entre eux : cette fiche doit donner une définition claire de l’indicateur, ce qu’il comprend et ne comprend pas, la méthode de calcul permettant de mettre à jour sa valeur, la source de données, la fréquence de collecte, la personne responsable de sa collecte et le niveau de désagrégation
- Des outils pour la collecte, la saisie et l’analyse des données : le dispositif de suivi-évaluation proposera toute une gamme d’outils permettant d’intégrer pleinement le suivi de ces indicateurs à la gestion du projet. Il pourra s’agir de questionnaires en ligne pour les évaluations de sessions de formation, des matrices de questionnaires qualitatifs pour des entretiens demi-directifs, des onglets Excel pour la saisie des données, etc. Dans la mesure où le projet vise à mettre en place une plateforme de BI, l’équipe explorera la possibilité d’utiliser les outils BI déployés pour procéder à un suivi de certains indicateurs
- Enfin le dispositif précisera si des exercices évaluatifs et de capitalisation doivent avoir lieu au cours du projet, en fonction des ressources disponibles et de l’appétence des parties prenantes
Profil souhaité
Qualifications et Expérience :
- Titulaire d’un diplôme universitaire (3eme cycle) dans un domaine pertinent à la mission : en finances publiques, en système d'information, en coopération internationale ou en évaluation.
- Au moins 7 ans d'expérience dans le suivi, la gestion de l'information, la collecte de données et/ou l'évaluation pour des projets/donateurs/organisations internationaux, projets de développement, de préférence dans les domaines des finances publiques et de la gouvernance.
- Expérience préalable sur des projets de gouvernance des SI, infrastructures SI, urbanisation/APIsation, ou en finances publiques.
- Expérience en conception et gestion de base de données
- Une expérience en conception, animation et évaluation de formation pour adultes dans le domaine du suivi et évaluation sera considéré comme un atout
Compétences professionnelles :
- Excellente compréhension des cadres de résultats et des indicateurs ainsi que des normes et applications internationales de S&E, notamment sur des projets financés par l’AFD
- Excellentes compétences en rédaction, en collecte/analyse/visualisation de données
- Des compétences en capitalisation et conception de matériel didactique seraient fortement appréciée
- Une connaissance du contexte béninois serait apprécié, à défaut une expérience dans un pays d’Afrique de l’Ouest
- Maîtrise du Pack Office et de logiciels de collecte et traitement de données
(Kobo, Survey CTO, Eval&Go, STATA, SPSS, Power BI/Tableau…)
- Excellentes capacités de coordination et de travail d'équipe
Informations complémentaires
L’expert Suivi-Evaluation travaillera sous la supervision du chef de projet et du responsable du pôle dans lesquels s’inscrit le projet pour l’ensemble de la mission. Il sera également en contact régulier avec l’équipe du projet, basée à Cotonou et le siège d’Expertise France à Paris.
Condition de travail
Dans le cadre de la présente mission, le projet mettra à disposition de l’expert Suivi-Evaluation un véhicule pour les visites de terrain et un bureau au sein de la DGI sera mis à contribution en fonction des besoins logistiques
Expertise France prend en charge billets d’avion, les formalités de visa, la réservation d’hôtel, le versement des per diem (145 € par jour) et les déplacements professionnels sur place à Cotonou
Lieu, durée de la mission et documents à fournir
La mission se déroulera à distance avec au moins une mission terrain à la Direction Générale des Impôts à Cotonou, au Bénin, idéalement dès décembre 2023.
Début provisoire de la mission : Décembre 2023
Durée maximale de la mission : 36 mois ( y compris le temps pour mettre au point le rapport final).
Il est considéré que l'expert suivi-évaluation travaillera sur cette période de 60 jours hommes maximun.
Enveloppe maximale de 30 000 € TTC
L’expert devra transmettre à Expertise France un CV, une offre financière détaillée incluant le taux journalier et une offre technique incluant la méthodologie de la mission ( pour le suivi et l’évaluation), un calendrier de mise en œuvre, via l’adresse email suivante : melissa.denie@expertisefrance.fr, et oceane.dore@expertisefrance.fr
L’offre financière de l’expert sera revue et analysée sur la base des grilles de rémunération d’Expertise France, qui se réserve le droit de négocier le montant. Le versement de la rémunération sera basé sur la soumission et l’acceptation des livrables.
Il sera aussi demandé de fournir les documents administratifs nécessaires à la mission : passeport d’une validité de plus de 6 mois, vaccins à jour.
Critères de sélection des candidatures
Le processus de sélection des candidats s'opérera selon le(s) critère(s) suivant(s) :
- Formation/compétences/expériences du candidat
Document(s) joint(s) : - TdR chargé S&E_20210713.docx
