Au sein de l’équipe projet et sous l’autorité du/de la Chef·fe de projet, le/la Acheteur.euse assure le suivi contractuel, administratif et logistique des marchés liés à la mise en œuvre des projets du portefeuille.

Il/elle accompagne les différentes phases du cycle contractuel : préparation des besoins et des dossiers, notification, suivi de l’exécution, gestion des modifications contractuelles, réception, livraison, clôture et archivage. Il/elle assure l’exécution des appels d’offres depuis la phase d’identification, de consultation, d’attribution et ce jusqu’à la livraison et à la cession du matériel.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les acheteurs, juristes, experts techniques, équipes administratives et financières, responsables logistiques et équipes terrain. Il/elle contribue à sécuriser le respect des délais, des coûts, de la qualité, des obligations contractuelles et des exigences applicables en matière de transport, d’importation, de contrôle des exportations et de transfert des équipements.

La liste suivante n’est pas exhaustive ; les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Gestion des contrats

• Planifie, pilote et suit l’exécution administrative et contractuelle des marchés de travaux, fournitures, services, expertise et formation jusqu’à leur clôture.
• Assure le suivi des engagements, obligations, délais, livrables, jalons, garanties et conditions de réception des contrats.
• Assure l’administration des documents contractuels pendant toute la durée de vie des contrats : contrats, notifications, bons de commande, avenants, procès-verbaux, certificats de livraison, garanties, documents techniques et dossiers de clôture.
• Met à jour les tableaux de suivi des contrats, des engagements, des échéances, des livraisons, des réceptions et des risques contractuels.
• Coordonne les échanges avec les fournisseurs, entreprises, bureaux d’études, experts techniques, assistants à maîtrise d’ouvrage, maîtres d’œuvre, transitaires et équipes projet.
• Suit les demandes de modification, les propositions d’avenants, les ajustements de calendrier, les évolutions de périmètre et les demandes de paiement liées aux contrats.
• Anticipe les difficultés d’exécution et alerte le/la Chef·fe de projet, les acheteurs et les juristes sur les risques de retard, de non-conformité, de dépassement de coûts ou de litige.
• Contribue à la préparation des dossiers nécessaires aux réceptions provisoires et définitives, aux vérifications de livraison, aux transferts et à la clôture des marchés.
• Suit les garanties, les obligations de service après-vente, les réserves, les non-conformités et les actions correctives.
• Contribue à la préparation des dossiers de règlement des différends et litiges avec les prestataires, en lien avec les services compétents.

Approvisionnements et logistique internationale

·        Coordonne, en lien avec les équipes projet et terrain, les flux d’approvisionnement depuis les fournisseurs jusqu’aux sites de livraison et aux utilisateurs finaux.

·        Suit les opérations d’emballage, d’expédition, de transport aérien ou maritime, de transit, de dédouanement, de post-acheminement et de livraison finale.

·        Suit les documents nécessaires aux expéditions : listes de colisage, factures, certificats d’origine, certificats de conformité, documents douaniers, assurances, documents de livraison et documents de transfert.

·        Suit les conditions de livraison, les Incoterms, les calendriers de transport, les contraintes de stockage, les besoins de manutention et les modalités de réception.

·        Coordonne les échanges avec les transitaires, transporteurs, assureurs, autorités compétentes et équipes terrain (logisticiens) afin de sécuriser les livraisons.

·        Contribue au suivi des stocks initiaux, des pièces de rechange, des consommables, des outils, de la documentation technique et des équipements transférés.

·        Appuie le suivi des procédures d’inventaire, de traçabilité, de stockage sécurisé et d’utilisation finale des équipements.

·        Contribue, lorsque nécessaire, à la préparation et au suivi des demandes de licences d’exportation, de certificats d’utilisateur final et des obligations liées au contrôle des exportations.

Fonction achats

·        Contribue à la planification des procédures d’achat et à la mise à jour du plan de passation des contrats.

·        Prépare les dossiers de consultation, des cahiers des charges, des grilles de suivi et des documents administratifs nécessaires aux procédures.

·        Assure le lien opérationnel entre les besoins exprimés par les équipes techniques et les procédures d’achat mises en œuvre par les fonctions compétentes.

·        Contribue à l’analyse des offres sur les dimensions administratives, contractuelles, logistiques, calendaires et de service après-vente.

·        Vérifie la cohérence entre les spécifications, les conditions de livraison, les obligations de formation, les garanties, les exigences de documentation et les modalités de réception.

·        Participe au retour d’expérience et à l’évaluation des fournisseurs après exécution des contrats.

·        Contribue à l’amélioration des outils de suivi contractuel, logistique et documentaire utilisés par l’équipe projet.