Objet de la mission

La mission consiste à concevoir, préparer et animer une formation présentielle de cinq jours, soit 30 heures, destinée au personnel administratif des centres de formation concernés. La formation devra articuler intelligence artificielle générative, outils Microsoft de gestion des données et solutions collaboratives, avec une forte dominante pratique.

 Objectif général

Renforcer les compétences numériques du personnel administratif afin qu’il puisse utiliser de manière autonome, efficace, éthique et sécurisée l’intelligence artificielle et les outils Microsoft pour améliorer la productivité, la fiabilité des données, le pilotage de l’activité, la communication et la collaboration au sein des centres de formation.

 Objectifs spécifiques

·         Comprendre les principes de base, les possibilités et les limites de l’IA générative dans un contexte administratif.

·         Maîtriser les principes du Prompt Engineering, notamment le framework RCTCF (Rôle, Contexte, Tâche, Contraintes, Format).

·         Utiliser l’IA pour rédiger, reformuler, synthétiser, traduire et structurer des documents administratifs et des communications professionnelles.

·         Comparer différents assistants d’IA et choisir l’outil adapté en tenant compte des fonctionnalités, des coûts, de la confidentialité et de l’intégration à l’environnement Microsoft 365.

·         Structurer, fiabiliser et automatiser le suivi administratif avec Excel, notamment à travers les tableaux structurés, formules, contrôles, tableaux croisés dynamiques et graphiques.

·         Concevoir des indicateurs et un tableau de bord de pilotage avec Power BI à partir de données administratives.

·         Organiser des réunions et des activités collaboratives avec Microsoft Teams.

·         Structurer, partager et gérer les documents avec OneDrive et SharePoint, en maîtrisant les droits d’accès, la coédition et les versions.

·         Appliquer les principes de gouvernance, de confidentialité, de protection des données, d’éthique et de vérification humaine dans l’usage de l’IA et des outils numériques.

 Principes pédagogiques de la formation

La formation adoptera une approche orientée vers la pratique et la résolution de situations administratives réelles. Les apports théoriques seront limités aux notions nécessaires à l’utilisation professionnelle des outils. Chaque module devra inclure une démonstration, une mise en pratique guidée et, lorsque pertinent, la production d’un livrable directement réutilisable par les participants.

Les exercices devront autant que possible s’appuyer sur des cas de gestion propres aux centres de formation : inscriptions, suivi des participants, convocations, attestations, rapports d’activité, réunions de coordination, communication avec les entreprises partenaires, suivi des présences et résultats, classement documentaire et production d’indicateurs de pilotage.

 Prérequis et conditions de participation

·         Aucune connaissance préalable en intelligence artificielle ou en Power BI n’est requise.

·         Les participants devront disposer de leurs identifiants professionnels Microsoft 365 afin de pouvoir pratiquer les fonctionnalités collaboratives et, selon les licences disponibles, les fonctionnalités Copilot.

·         Les ordinateurs nécessaires à la formation seront mis à disposition sur le lieu de formation.

·         Un accès Internet stable et les droits nécessaires à l’utilisation des outils et plateformes prévus devront être vérifiés avant le démarrage.

 Structure proposée du programme de formation

Jour 1- IA générative et art du prompt

·         Comprendre l’IA générative : principes des LLM, usages administratifs, forces, limites, hallucinations, biais et confidentialité.

·         Structurer un prompt efficace avec le framework RCTCF et pratiquer l’optimisation itérative.

·         Comparer ChatGPT, Claude, Gemini et Copilot, notamment l’intégration de Copilot à Microsoft 365.

·         Construire une bibliothèque de prompts métier à partir des tâches administratives fréquentes.

Jour 2 - IA appliquée à la rédaction administrative et à la communication

·         Rédiger des mails, courriers, relances et réponses professionnelles avec l’IA et adapter le ton aux interlocuteurs.

·         Produire rapports, synthèses, comptes rendus, relevés de décisions et plans d’action à partir de notes ou documents sources.

·         Explorer les usages de Copilot et des agents IA dans Word, Outlook et Teams ; concevoir une FAQ de centre de formation.

·         Créer des présentations, visuels et publications, tout en intégrant droit à l’image, droits des contenus, éthique, sécurité et vérification humaine.

Jour 3 - Excel au service de la gestion administrative

·         Structurer, nettoyer et fiabiliser les données administratives ; utiliser tri, filtres, validation de données et mise en forme conditionnelle.

·         Automatiser le suivi avec formules, fonctions conditionnelles, recherches, dates, délais, contrôles et alertes.

·         Analyser les données avec tableaux croisés dynamiques, indicateurs et graphiques.

·         Cas pratique : construire un outil Excel de suivi des participants, formations, inscriptions et statuts.

Jour 4 - Power BI : piloter l’activité du centre

·         Découvrir Power BI Desktop, importer les données depuis Excel et préparer les données pour l’analyse.

·         Créer et personnaliser des mesures DAX adaptées au suivi administratif et construire des KPI.

·         Concevoir des visualisations, filtres, segments et interactions pour un reporting clair.

·         Cas pratique : créer un tableau de bord interactif du centre portant notamment sur les effectifs, inscriptions, présence, absence et résultats.

Jour 5 - Microsoft 365 : collaboration et gestion documentaire

·         Microsoft Teams : planifier, organiser et animer des réunions, partager des ressources et gérer les activités en sous-groupes.

·         OneDrive : structurer l’espace de travail, synchroniser, partager, coéditer, gérer les versions et éviter les doublons.

·         SharePoint : structurer un espace documentaire partagé, gérer les autorisations, la coédition, l’historique et la traçabilité.

·         Évaluation finale des acquis et feedback des participants.

  Outils et plateformes à mobiliser

La formation pourra mobiliser, selon les licences et conditions d’accès disponibles, les outils suivants : ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot et Copilot Studio pour les usages d’IA ; Microsoft Word, Outlook, PowerPoint et Designer pour la production et la communication ; Excel pour la gestion et l’analyse des données ; Power BI Desktop pour le pilotage ; Teams, OneDrive et SharePoint pour la collaboration et la gestion documentaire. Le prestataire devra préciser les prérequis techniques et les éventuels besoins de licences avant la formation.

  Évaluation des acquis et certification

L’évaluation des acquis reposera au minimum sur un quiz final, complété par l’observation des exercices et cas pratiques réalisés pendant la formation. Le prestataire devra proposer un dispositif permettant de vérifier l’atteinte des acquis d’apprentissage. Une attestation ou certification de participation pourra être délivrée aux participants selon les modalités convenues avec le commanditaire et l’organisme de formation.

  Livrables attendus

·         Une note méthodologique précisant l’organisation de la formation, les méthodes pédagogiques et les prérequis techniques.

·         Le programme détaillé des cinq journées et le déroulé horaire correspondant à 30 heures de formation.

·         Les supports de formation remis en format numérique et modifiable lorsque cela est pertinent.

·         Une bibliothèque de prompts administratifs réutilisables.

·         Les fichiers et exercices pratiques utilisés pour Excel et Power BI, incluant un modèle d’outil de suivi administratif et un modèle de tableau de bord.

·         Des fiches ou guides pratiques pour Teams, OneDrive et SharePoint couvrant les usages abordés pendant la formation.

·         Les exercices, cas pratiques et le quiz d’évaluation des acquis.

·         Les résultats de l’évaluation et une synthèse des retours des participants.

·         Les pré-tests et post-tests

·         Un rapport final synthétique comprenant le déroulement de la formation, les résultats, les difficultés rencontrées et les recommandations pour renforcer l’usage de l’IA et des outils Microsoft dans les centres.

Résultats attendus de la mission

·         Environ 15 membres du personnel administratif auront bénéficié de 30 heures de formation présentielle.

·         Les participants sauront utiliser l’IA générative pour plusieurs tâches administratives courantes tout en appliquant des règles de vérification, de confidentialité et d’usage responsable.

·         Chaque participant disposera de modèles de prompts adaptés à ses tâches récurrentes.

·         Les participants seront capables de structurer et fiabiliser un fichier de suivi administratif avec Excel.

·         Les participants seront en mesure d’utiliser Teams, OneDrive et SharePoint pour améliorer l’organisation des réunions, la collaboration et la gestion documentaire.

·         Des ressources réutilisables seront disponibles pour favoriser l’appropriation des outils après la formation.