Les principales missions confiées à l’assistant.e de projets sont les suivantes :

Logistique : 

·        Appuie l’équipe projet dans l’organisation logistique des missions des membres de l’équipe et des experts (MSC, ordre de mission, TDR, etc.) ;

·        Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe et des experts lors des missions (visa, réservation, véhicule, etc.) en lien avec l’USP ;

·        Assure la logistique et l’organisation liées aux ateliers, séminaires, et réunions de projet (perdiem, feuille de présence, etc) ;

·        Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe (équipements, véhicule, crédit téléphonique/internet, etc.) en lien avec l’USP.

·        Appuie à l’Iidentification et la consolidation les actifs (enregistrement, cession, etc.). 

Achats/juridique :

·        Vérifie que le dossier d’achat fourni est conforme au budget alloué et aux procédures d’Expertise France avant engagement de la dépense ;

·        Appuie la collecte des éléments administratifs en lien avec l’USP si nécessaire (RIB, etc.).

Gestion administrative et financière :

·        Vérifie la conformité des justificatifs pour les demandes de paiement des experts (factures, feuilles de temps, justificatifs de mission) et les états récapitulatifs de frais des experts et des membres de l’équipe projet ; 

·        Réalise le suivi des paiements des experts selon les conditions contractuelles (bons de commande, contrats, etc.) ;

·        Participe à la collecte des justificatifs lors des audits financiers en lien avec le.la chargé.e finances de l’USP.

Archivage :

·        Assure l’archivage des documents administratifs (compte rendus de missions, compte rendus de réunions, TDR de formation, TDR de mission, bons de commande, factures, rapports techniques, etc.) 

·        Réalise des prises de notes et de rédaction des courriers, des documents administratifs simples et des comptes rendus de réunions.

Sécurité :

·        Suit les règles sûreté, en lien avec son.sa responsable, le Directeur Pays, le Coordinateur Sécurité national et la Coordination sûreté régionale Golfe de Guinée

·        Contribue à la mise en œuvre de la stratégie de sécurité auprès des experts et des membres de l’équipe (formations sécurité, ANO, sortie de territoire, etc.).

Exécute toute autre tâche relevant de ses compétences confiées par son.sa responsable.