Objectifs et résultats escomptés

Objectif général

Recruter des assesseurs chargés d’assister l'administration contractante dans la sélection des meilleures propositions reçues dans le cadre de l’appel à projets « Economie économie bleue durable en Afrique de l'Ouest » et réaliser un processus de sélection des projets qui soit complet, cohérent et de haute qualité, conformément aux critères exposés dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs.

Résultats à atteindre par le contractant

• • Réaliser l’évaluation technique des notes succinctes et des notes complètes selon les grilles WASOP.
  • Identifier les incohérences financières et anomalies budgétaires.
  • Garantir la transparence et l’équité du processus.
  • Remettre des grilles complétées dans les délais impartis.

  Ces évaluations seront utilisées par le comité d’évaluation dans le cadre du processus de sélection des meilleures propositions.

Champ d’intervention

Rôle et mission des assesseurs

Les assesseurs recrutés ont pour mission principale d’assurer une évaluation indépendante, méthodique et rigoureuse des propositions reçues dans le cadre de l’appel à projets SBE WASOP.

Leurs principales tâches comprennent :

• • ·       L’évaluation technique et financière des notes succinctes de présentation ainsi que des demandes complètes, incluant la vérification de la cohérence, de l’efficience et de la pertinence budgétaire, avec une attention particulière portée aux anomalies ou aux lignes budgétaires potentiellement surévaluées.
  • ·       La participation, sur demande, aux réunions de coordination avec le comité d’évaluation afin de garantir une bonne communication et un suivi harmonieux du processus.
  • ·       La transmission des rapports d’évaluation dans les délais impartis.
  • ·       La collaboration étroite avec l’assesseur chef de file et le comité d’évaluation à chaque étape de la sélection.
  • ·       Le respect strict d’une déclaration préalable d’impartialité et de confidentialité, garantissant une évaluation objective et confidentielle des candidatures.
  • ·       Le signalement immédiat de toute situation potentielle de conflit d’intérêts à l’administration contractante.

Les évaluations sont réalisées conformément aux lignes directrices et instructions établies par le comité d’évaluation, en se basant sur les grilles d’évaluation publiées à l’intention des demandeurs. L’évaluation globale repose sur la somme des notes obtenues pour chaque sous-rubrique, agrégées par rubrique, avec une note finale calculée comme la moyenne arithmétique des évaluations attribuées par les assesseurs.

Chaque demande doit être évaluée selon ses qualités intrinsèques, sans comparaison directe avec d’autres propositions. Les assesseurs sont encouragés à mobiliser leur expérience personnelle du secteur et de la mise en œuvre de projets pour enrichir leur analyse.

Le comité d’évaluation peut inviter les assesseurs à exposer et justifier les évaluations produites afin d’assurer la transparence et la cohérence du processus.

Enfin, les assesseurs sont tenus à une confidentialité absolue concernant toutes les étapes du processus d’évaluation, garantissant ainsi l’intégrité et la confiance dans le dispositif.

Rôle et mission du comité d’évaluation

Le comité d’évaluation, désigné par l'administration contractante, comprend un président et un secrétaire qui ne prennent pas part au vote ainsi qu’un nombre impair de membres qui prennent part au vote (trois au minimum). Son rôle consiste à conseiller l'administration contractante sur l’attribution des contrats conformément aux critères fixés au préalable.

Le président coordonne la procédure d’évaluation conformément aux procédures définies par les règles d’expertise France et garantit son impartialité et sa transparence. Le secrétaire du comité assure l’ensemble des tâches administratives afférentes à la procédure d’évaluation, notamment la distribution et la collecte des déclarations d’impartialité et de confidentialité, ainsi que la rédaction des procès-verbaux et le classement de ceux-ci et de l’ensemble des autres données et documents pertinents.

Lorsque les propositions reçues sont particulièrement nombreuses ou très techniques, des assesseurs peuvent effectuer tout ou partie de l’examen détaillé, de façon à ce que le comité d’évaluation puisse délibérer sur la base de leurs analyses, y compris de l’avis de la délégation de l’UE dans le pays où le projet proposé aura lieu.

Les assesseurs travaillent sous la supervision de l’assesseur chef de file, objet des présents TdRs.

Si les analyses ne sont pas conformes à la qualité attendue par l'administration contractante, celui-ci peut renvoyer les demandes au contractant en sollicitant une nouvelle évaluation par le même expert ou par un autre.

Le processus d’évaluation des notes succinctes et des formulaires complets

Chaque proposition, qu’il s’agisse d’une note succincte ou d’un formulaire complet, est initialement évaluée de manière individuelle et indépendante par deux experts désignés (évaluateur et/ou assesseur). Chaque expert attribue des scores et formule des commentaires pour chacun des critères d’évaluation selon la grille spécifique mise à disposition, puis transmet son évaluation à l’assesseur chef de file pour contrôle qualité.

Le processus de vérification de chaque grille d’évaluation par le chef de file se divise en deux étapes :

• • Le chef de file procède à la vérification de la cohérence, de la rigueur et de la conformité de chaque grille d’évaluation par rapport aux critères et procédures définis dans les lignes directrices de l’appel à projets.
  • Une fois cette vérification achevée et la grille validée par le chef de file, celle-ci est considérée comme la version finale, prête à être utilisée pour les étapes suivantes du processus d’évaluation.

La consolidation des évaluations sera entièrement assurée par l’assesseur chef de file. Celui-ci réalisera tout le travail de consolidation sans recours aux assesseurs, sauf en cas d’écart significatif entre leurs scores totaux, tel que défini par le comité d’évaluation. Dans cette situation, l’assesseur chef de file tentera de faciliter un accord entre les deux assesseurs ; à défaut, il assurera une troisième évaluation. Lorsque la troisième évaluation est requise, la consolidation finale est effectuée sur la base de la grille du troisième expert et l’expert dont la note est la plus proche de celle-ci, selon les modalités définies par le comité d’évaluation. Cette consolidation vise à harmoniser les notes en tenant compte uniquement des évaluations du troisième expert et de l’expert proche.

La consolidation aboutit à une grille d’évaluation unique, approuvée par consensus, avec des scores et commentaires communs pour chaque critère. L’évaluation consolidée constitue l’évaluation finale et sert de base aux délibérations du comité pour le classement et la sélection des propositions, garantissant ainsi rigueur, équité et transparence.

  Logistique et calendrier

Lieu : Interventions à distance avec possibilité de réunions virtuelles et en présentiel.​

Calendrier : 1er semestre 2026.​

La mission des assesseurs s’inscrit dans le cadre du processus d’évaluation de l’appel à projets WASOP, coordonné par le comité d’évaluation.

Elle s’étendra sur une période globale d’environ six (6) mois, couvrant deux cycles d’évaluation successifs :

• • une première évaluation des notes succinctes ;
  • une seconde évaluation des formulaires complets des propositions présélectionnées.

La durée effective d’intervention des assesseurs dépendra du nombre de propositions reçues et sera précisée au moment de la planification opérationnelle de chaque phase.

Le calendrier prévisionnel se structurera comme suit :

Phase 1 – Prise de connaissance et briefing

• • Lecture des documents de référence (termes de référence, guide d’évaluation, critères et grilles de notation) ;
  • Participation à une session de briefing organisée par Expertise France afin d’harmoniser la compréhension des critères, des procédures et des outils d’évaluation.

Phase 2 – Évaluation des notes succinctes

• • Analyse et notation des notes succinctes transmises par Expertise France, sur la base de la grille d’évaluation fournie ;
  • Transmission des résultats à l’assesseur chef de file pour validation de la qualité .

Phase 3 – Évaluation des formulaires complets

• • Évaluation approfondie des formulaires complets des propositions présélectionnées ;
  • Consolidation des notations et analyses entre assesseurs, sous la coordination du Président du Comité d’évaluation et de l’assesseur chef de file ;

Transmission des résultats à l’assesseur chef de file pour validation de la qualité

Modalités contractuelles et logistiques

Nature du mandat

• • La mission des assesseurs est prévue sous la forme d’un mandat ponctuel, financé par Expertise France dans le cadre du programme WASOP.
  • Les assesseurs interviendront en qualité d’experts indépendants, chargés d’évaluer les propositions de manière objective, transparente et confidentielle.

Mode de travail

• • La mission sera principalement réalisée à distance, en utilisant les outils numériques et plateformes sécurisées mis à disposition par Expertise France.
  • Les assesseurs pourront être amenés à participer à des réunions en ligne ou hybrides avec le Comité d’évaluation, notamment pour les phases de consolidation et de validation des notes.
  • La coordination et la supervision des travaux d’évaluation sont assurées par le Président du Comité d’évaluation.

Volume de travail par assesseur

Le volume d'effort consacré à l'évaluation par assesseur sera calculé comme suit :

• • Pour l'évaluation d'une note succincte (évaluation individuelle) : 0,33 j/h.
  • Pour l'évaluation du formulaire complet (évaluation individuelle) : 1j/h.

Ces durées reflètent une estimation du temps nécessaire pour réaliser une évaluation rigoureuse et complète des documents soumis.

 Disponibilité

• • Les assesseurs devront être disponibles pour toutes les phases clés du processus d’évaluation (briefing, analyse des propositions, consolidation des notes, comité d’évaluation, rédaction du rapport final).
  • La durée précise de chaque intervention dépendra du volume de propositions reçues et sera communiquée aux assesseurs au moment de la réception des documents à évaluer

    Livrables

• • Les assesseurs devront produire et transmettre les grilles d’évaluation via l’assesseur chef de file.
  • Tous les documents devront être remis dans les délais fixés par le Comité d’évaluation, en respectant strictement les règles de confidentialité et de sécurité documentaire.

    Conditions logistiques

• • Les assesseurs devront disposer d’un ordinateur avec accès internet fiable, ainsi que des compétences nécessaires pour utiliser les logiciels de traitement de texte, tableur, présentation et plateformes en ligne sécurisées.
  • Toute participation à des réunions en présentiel, si nécessaire, fera l’objet d’une notification préalable et de dispositions logistiques prises par Expertise France.