Sous la supervision du coordinateur DATP, et en lien avec les responsables de l’USP et avec l’équipe de L’Initiative à Paris, les principales missions confiées au/ à la chargé(e) administration, logistique et comptabilité sous-régional.e sont les suivantes :

-        Il/elle appuiera l’organisation logistique et financière des activités et missions du DATP ;

-        Il/elle participera à l’élaboration des rapports d’exécution techniques et financiers ;

-        Il/elle sera chargé.e du contrôle du respect des règles de sécurité financière pour les activités hors Conakry ;

-        Il/elle sera en appui au coordinateur du DATP et en lien avec les pôles Logistiques et Achats,

-        Il/elle facilitera la contractualisation avec les experts du projet (suivi de l’appel à candidature), facilitation le suivi des missions, remontées des justificatifs… ;

-   Il/elle sera en charge des aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des modalités de L’Initiative : enregistrement / archivage des documents, préparation des dossiers pour le pilotage du programme… ; 

-        Il/elle sera en charge de la saisie et de la mise à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ;

-        Il/elle procèdera à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ; 

-        Il/elle sera chargé.e des tâches administratives de secrétariat.

En lien avec l’équipe Administrations, Comptabilité & Finances :

-        Il/elle suivra les mouvements de trésorerie du DATP (dépenses, avances)

-        Il/elle contrôlera et consolidera mensuellement les journaux de dépenses;

-        Il/elle vérifiera la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise et de l’équipe projet (feuilles de temps, justificatifs, états récapitulatifs des frais), suit les avances et leurs soldes ;

-        Il/elle préparera certains bons-à-payer - BAP dans les délais et selon les procédures ;

-        Il/elle participera aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;

-        Il/elle appuiera la préparation des audits des projets ; 

-        Il/elle vérifiera et contrôlera la complétude du dossier des rapports financiers (pièces justificatives, cohérence et format du rapport, demande de financement…) avant transmission pour validation à l’équipe administrative et financière ;

-        Le cas échéant, il/elle facilitera la mise à disposition de pièces projets dans le cadre des audits,

-        Il/elle appuiera le/la coordinateur.ice du DATP  dans la validation du suivi budgétaire mensuel global du projet (affectations budgétaires, cohérence suivi des engagements, prévisionnel) en lien avec le chargé finances de l’USP

En lien avec l’équipe logistique :

-        Il/elle assurera ou appuiera l’organisation logistique d’événements spécifiques : déplacements des experts (réservation de billets d’avion, établissement de per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires ;

-        Il/elle Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe et des experts lors des missions (visa, réservation, véhicule, etc.) en lien avec l’USP ;

-        Il/elle appuiera l’organisation logistique des missions des experts courts termes ;

-        Il/elle appuiera l’organisation logistique des évènements, activités du projet ;

-        Il/elle assurera le suivi des actifs/immobilisations, dans le respect des règles de l’Initiative et d’Expertise France ;

 Sécurité :

-        Suit les règles sûreté, en lien avec son/sa responsable, le Directeur Pays, et la Coordination sûreté régionale Golfe de Guinée.

-        Contribue à la mise en œuvre de la stratégie de sécurité auprès des experts (ANO, sortie de territoire, etc.)

Exécute toute autre tâche relevant de ses compétences confiées par son/sa responsable