Basé(e) à Conakry, le/la Chargé.e d’appui opérationnel fera partie d’une équipe composée de collaborateurs basés à Conakry et à Paris. 

Sous la supervision du/de la Chef.fe de projet, le ou la Chargé.e d’appui opérationnel assure le suivi administratif, financier et logistique du projet.

·       Il/elle peut être amené à travailler avec d’autres chef.fe.s de projet en lien fonctionnel.

·       Il/elle travaille en lien fonctionnel avec les autres membres de l’équipe projet ;

·       Il/elle travaille aussi en lien fonctionnel avec les collaborateurs/trices de l’Unité Support Projet (USP) Guinée sur les aspects support et la communication ;

·       Il/elle peut être amené à collaborer avec des experts et/ou des partenaires de mise en œuvre sur le suivi des contrats et des missions ;

·       Il fait aussi partie d’un « pool » de Chargé.e.s d’appui opérationnel au sein du Bureau pays EF en Guinée ;

·       Il/elle pourra bénéficier de l’appui technique des responsables des pôles de l’Unité Support Projet (USP) ou de l’assistant.e de projet en charge du suivi de la Guinée au siège. 

Les principales missions confiées au Chargé.e d’appui opérationnel sont les suivantes : 

Gestion administrative et financière :

·       Appuie la mise en œuvre et le suivi de la gestion administrative et financière du projet, en lien le.la Chef.fe de projet et l’USP ;

·       Participe à la consolidation du suivi budgétaire mensuel en lien avec le.la Chargé.e finances de l’USP et fait valider le suivi budgétaire par le.la Chef.fe de projet ;

·       Participe à l’élaboration du prévisionnel budgétaire en vue des exercices budgétaires internes (RPP, BI, BR, PA et clôture semestrielle) et l’approvisionnement des comptes d’Expertise France ;

·       Participe à la consolidation des rapports bailleurs, notamment financiers en lien avec le.la Chargé.e finances de l’USP ;

·       Participe à la collecte des justificatifs lors des audits financiers en lien avec le.la Chargé.e finances de l’USP ;

·       Vérifie la conformité des justificatifs pour les demandes de paiement des experts (factures, feuilles de temps, justificatifs de mission) et les états récapitulatifs de frais des experts et des membres de l’équipe projet ;

·       Réalise le suivi des paiements des experts selon les conditions contractuelles (bons de commande, contrats, etc.) ;

·       Assure l’archivage des documents projets (compte rendus de missions, compte rendus de réunions, TDR de formation, TDR de mission, bons de commande, factures, rapports techniques, etc.) ;

·       Assiste le.la Chef.fe de projet dans la gestion opérationnelle du projet (comptes rendus de réunion, création d’outils, etc.) et assurer le remplissage de tableaux de bord.

Logistique :

·       Appuie l’équipe projet dans l’organisation logistique des missions des membres de l’équipe et des experts (Ordre de mission, Termes de Référence, etc.) ;

·       Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe et des experts lors des missions (visa, réservation, véhicule, etc.) en lien avec l’USP ;

·       Assure la logistique et l’organisation liées aux ateliers, séminaires, et réunions de projet ;

·       Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe (équipements, véhicule pour RDV extérieur, crédit téléphonique/internet, etc.) en lien avec l’USP ;

·       Assure le suivi des actifs et immobilisations du projet et de leur inventaire avec l’USP.

Achats/juridique :

·       Appuie les membres de l’équipe projet dans les passations des marchés et des subventions ;

·       Vérifie que le dossier d’achat fourni est conforme au budget alloué et aux procédures d’Expertise France avant engagement de la dépense ;

·       Est le garant des dates de fin de contrat et identifie les besoins éventuels d’avenant. 

Relations partenariales / Subventions :

·       Appuie la préparation des contrats et la formalisation des documents de suivi interne ;

·       Appuie la formation aux procédures de gestion des bénéficiaires de subvention ;

·       Appuie l’octroi des subventions aux bénéficiaires ;

·       Assure, en lien avec l’USP, le suivi des financements des tranches de subventions ;

·       Suit la bonne exécution des contrats financés : contrôle et validation des rapports et des pièces, mise à jour des tableaux de suivi, gestion des audits, etc. 

Sécurité :

·       Suit les règles sûreté, en lien avec son/sa responsable, le Directeur Pays, et la Coordination sûreté régionale Golfe de Guinée ;

·       Contribue à la mise en œuvre de la stratégie de sécurité auprès des experts et des membres de l’équipe (ANO, sortie de territoire, etc.)

Exécute toute autre tâche relevant de ses compétences confiées par son/sa responsable.