Expertise France recherche un Cabinet qui devra réaliser la mission.

2.1 Objectifs de la mission

Objectif Général : Déployer un système de gestion physique et électronique de l’archivage à la DGI, à travers une solution logicielle intégrant les aspects : - Intranet, - archivage en une solution logiciel Open Source unique et intégrée.

A travers l’appropriation de ce système, la DGI pourra être en mesure d’intervenir au niveau des structures déconcentrées pour renforcer leurs capacités en matière de procédures, méthodologie d’archivage.

Objectifs spécifiques :

Il s’agit de façon spécifique, de :

-          Permettre un stockage rationnel et sécurisé des documents dans les bureaux ainsi que dans la salle d’archives dans des conditions fiables et modernes ;

-          Formaliser une politique cohérente de gestion et d’exploitation des archives physiques et électroniques en conformité avec les normes modernes en matière de gestion d’archives ;

-          Elaborer un répertoire de gestion physique et électronique de gestion des archives pour faciliter les procédures de recherche et de consultation des archives de la DGI ;

-          Avoir des ressources humaines qualifiées dans l’utilisation des méthodes et procédures modernes de traitement et de partage de documents ;

-          Faciliter l’accès du personnel de la DGI et d’autres utilisateurs habilitées aux documents archivés (classement sur le réseau interne).

2.2 RESULTATS ATTENDUS

-          L’infrastructure réseau requise pour le déploiement du projet est déployée et opérationnelle à la DGI, incluant le serveur, les logiciels requis (software) et les matériels (Hardware).

-          La solution de gestion d’archivage de documents électroniques intégrant tant les aspects fonctionnels d’un intranet ainsi qu’une solution de dématérialisation des archives physiques (papier) est aussi déployée et s’articule autour d’une solution OpenKM1 (ou éventuellement d’un autre produit Open Source présentant les mêmes fonctionnalités).

-          Un plan de classement cohérent et complet, rendant la navigation intuitive pour les utilisateurs est élaboré et validé. Il est structuré à partir des suggestions des services utilisateurs, accompagnées par le consultant sur place.

-          Un programme de formations adossé au calendrier de déploiement de la solution est défini et réalisé, prévoyant des formations techniques pour les administrateurs de la solution mise en œuvre, des formations des utilisateurs à la solution logicielle et des formations pour les opérateurs de numérisation.

2.3 LIVRABLES

Le traitement des archives et la mise en place d’un système de gestion électronique des documents avec :

-          les ressources documentaires organisées, traitées, classées et codifiées en fonction des besoins administratifs ;

-          un système efficace de protection (électronique) pour éviter d’éventuelles pertes et/ou dégradation des documents ;

-          les informations disponibles et d’accès facile au niveau des différents postes de travail et/ou de bons supports ;

-          les capacités du personnel renforcées en vue de l’utilisation judicieuse et efficace du système de gestion électronique des documents.

Un rapport définitif de mission devra être soumis 05 jours ouvrables après la validation des livrables.

3. Activités a réaliser

Pour le déploiement de la solution numérique, le cabinet devra s’appropriera le rapport proposé dans le cadre du PACCAF en 2022.

Aussi, les activités suivantes sont à réaliser :

•         Le Plan de Classement

Un constituant essentiel de ce système d’information est la qualité du plan de classement qui sera élaboré. Celui-ci doit assurer la fluidité et l’aisance de navigation entre les répertoires et les documents. Le plan de classement doit rendre la navigation intuitive pour les utilisateurs. Il se doit également d’être le plus complet possible pour accueillir de façon structurée et pérenne tous les documents nécessaires à la préparation et au suivi des impôts. Ci-après, un exemple (structure minimaliste) d’un plan de classement. Notons bien qu’il n’est qu’illustratif à ce stade.

A noter que chaque structure devra réfléchir au futur contenu de ce plan de classement et aux documents qu’elles y entreposeront, il appartient au fournisseur retenu d’accompagner ces structures à affiner et à faire aboutir leurs réflexions dans un plan de classement cohérent, complet et qui sera validé par les utilisateurs des structures évoquées.

Outre ce plan de classement, le fournisseur retenu se chargera d’établir avec les utilisateurs de ce projet pilote les éléments suivants :

•               Les dates de début et de fin de publication des documents par répertoires et sous-répertoires. Ce qu’il convient de faire de ces documents au-delà de la date de fin de publication (les laisser en ligne ? les archiver dans ou hors du Système d’Information ? les détruire ?)

•               Définir les habilitations c’est-à-dire définir les groupes d’utilisateurs disposant des droits en lecture seule ou en lecture, création, modification et suppression par répertoires et sous-répertoires.

•      Solution logicielle et mise en œuvre

Le besoin essentiel s’exprime en une solution de gestion d’archivage de documents électronique intégrant tant les aspects fonctionnels d’un intranet que d’une solution de dématérialisation des archives physiques (papiers).

La solution logicielle à mettre en œuvre s'articule autour de l’Open Source OpenKM1 (ou éventuellement d’un autre produit Open Source présentant les mêmes fonctionnalités, a minima, que celles décrites ci-dessous et couvertes par ce produit).

•         Page d’accueil du site

Il s’agit ici de la partie intranet à implémenter à savoir des informations diffusées à tous les utilisateurs ayant accès au système d’information sans nécessiter de login et de mot de passe.

La fonctionnalité décrite ci-après n’est pas directement disponible sous OpenKM mais peut être intégrée au produit par développement spécifique à charge du fournisseur retenu pour la mise en œuvre de ce projet.

•       Fonctionnalités essentielles du système d’information à fournir

Voici les fonctionnalités requises (à minima) pour le logiciel qui doit être en mesure de :

Gestion des utilisateurs :

•          Permettre une gestion des utilisateurs en termes de création, de modification de mot de passe, de suppression etc… A noter que le système doit proposer un utilisateur générique « invité » pour permettre l’accès aux informations ne nécessitant pas d’accréditation

•          Permettre une gestion fine, fiable et sécurisée des accréditations des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs : en termes de création, rattachement d’un utilisateur à un groupe, suppression d’un utilisateur d’un groupe, de suppression d’un groupe à condition que le groupe ne contienne plus aucun utilisateur. À noter qu’un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes.

Gestion des répertoires et des fichiers :

•          Gérer des répertoires en termes de création de modification et de suppression à condition que le répertoire ne contienne pas d’autres sous-répertoires ou fichiers

•          Permettre la création, modification et suppression de documents

•          Permettre le chargement et le téléchargement des fichiers dans/depuis les répertoires vers/depuis le PC

•          Permettre le rattachement d’un ou plusieurs fichiers à un document

•          Stocker et afficher des informations non structurées depuis n’importe quelle source digitale

•          Permettre aux utilisateurs de parcourir, d’enrichir et d’éditer les informations collectées quelles que soient leurs origines y compris des applications

•          Permettre de prévisualiser les fichiers Word, Excel, PowerPoint, PDF etc.

•          Offrir le « prendre/déposer » (drag & drop pour des fichiers ou des documents) depuis le bureau Windows de l’utilisateur.

•          Permettre la gestion des documents au départ de modèles

•          Offrir une Poubelle recyclable par utilisateur

•          Disposer de la possibilité d’annotation des documents

•          Permettre la gestion des durées de vie des documents (date de début et de fin de diffusion)

 Gestion des métadonnées :

•          Permettre la gestion des métadonnées d’un document dont notamment : l’identification de la structure émettrice du document, son titre, ses mots clefs, sa date de publication, les dates de début et de fin de la publication…

•          Extraire et gérer les métadonnées depuis les documents

•          Extraire de façon intelligente les mots clefs qui pourront être utilisés lors des recherches en mode « full text » c’est-à-dire que n’importe quels mots saisis lors de la recherche aboutissent, un peu à la façon de Google, à permettre la visualisation de tous documents contenant ces mots. La logique booléenne (et, ou, sans…) entre les mots saisis doit être possible.

 Injection automatisée des documents depuis les scanners :

•          Permettre l’injection automatisée des documents scannés, des métadonnées et d’indexation depuis le poste de numérisation disposant d’un scanner vers le système d’information dans le répertoire et le sous répertoire voulu (au moins 5 niveaux de sous-répertoires doivent être possibles) o Ainsi, cette fonctionnalité requiert que l’application s’adapte au plan de classement qui est évolutif. En effet, la création, la modification et la suppression de répertoires et de sous répertoires évolue avec le temps dans le plan de classement.

Ce processus sera parfaitement compatible avec le traitement par lot dont il est question ci-dessous.

Dans cette logique, il faudrait s’attacher à :

▪          Choisir entre une séparation de lot par code barre ou patch code en fonction de la procédure la plus efficace et simple pour l’opérateur de numérisation ;

▪          Identifier comment ces lots de traitement s’intégreront parfaitement et aisément au système d’information (dans le bon répertoire et le bon sous-répertoire).

▪          Permettre la fonction de zonage au niveau du logiciel de numérisation par type de document sera privilégiée pour le garnissage des métadonnées. Seules les métadonnées dont il n’est pas possible de procéder à une extraction automatique seront encodées manuellement (par exemple parce que le type de document n’a pas une présentation unique et les informations ne sont dès lors pas dans une même zone du design du document).

▪          Les fonctionnalités qui précèdent devront être intégralement compatibles avec les scanners qui seront proposés et qui seront accompagnés d’un logiciel du type « Paper Stream Capture » ou équivalent.

•          Permettre à l’aide d’une API, d’intégrer toute fonctionnalité complémentaire qui s’avérerait manquante ou d’interfacer les contenus vers ou depuis différentes applications externes qui existaient dans l’environnement

•          D’être utilisée depuis un navigateur. Aucune installation ne peut être requise sur le PC de l’utilisateur.

•          Proposer une administration se faisant exclusivement à l’aide de pages Web.

•          Permettre le Téléchargement depuis des fichiers ZIP

•          Offrir une Gestion des favoris pour les principaux documents consultés

•         De la numérisation à l’injection des documents dans le logiciel

Le fournisseur devra décrire clairement la procédure qui devra être automatisée et permettre l’injection des documents scannés vers la bonne arborescence du système d’information.

Voici un exemple de processus automatisé :

•        Matériels (HardWare)

L’ensemble du matériel prévu pour ce projet constitue des équipements et matériels informatiques, à installer dans les structures dont il est question dans ce « Projet Pilote » de ce cahier des charges.

Le lieu d’installation précis sera communiqué, en temps utile, au fournisseur retenu.

PC et Onduleurs

11 PC au total seront à fournir dont voici les caractéristiques des 12 PC de visualisation :

•          Ces PC seront en Windows 10 (64 bits) version officielle en Français

•          PC de type desktop

•          Processeur Intel i3 ou supérieur

•          8 Go Ram ou supérieur 

•          Disque dur de 500 Go ou supérieur

•          Clavier AZERTY

•          Ces PC disposeront chacun d’un adaptateur Wifi interne au PC (soit PCI ou autre intégration interne). Ceux-ci ne seront donc pas de type USB.

•          Ecran plat de 22 pouces minimum et câble écran compatible avec la connectique de la carte contrôleur vidéo du PC desktop

•          Prises 220v pour le PC et l’écran

Voici les caractéristiques des 4 PC destinés à être des postes de numérisation :

•          Même caractéristiques que les PC de visualisation sauf que le disque dur de 500 Gb ou plus sera remplacé par un disque SSD de 256 Gb ou plus.

16 x Onduleurs pour ces PC et écrans sont également à fournir :

•          12 onduleurs d’un minimum 500 VA (type Eaton Protection Station 500/FR ou équivalent         

•          4 onduleurs d’un minimum 800VA (type Eaton Protection Station 800/FR ou équivalent) pour les postes de numérisation. Ces onduleurs supporteront le PC, l’écran ainsi que le scanner dont il est question ci-dessous.

•          Si l’onduleur ne dispose pas de prises de type 220 v standards, le fournisseur prévoira les câbles adaptés pour les PC desktop, pour les écrans, pour une éventuelle imprimante (par PC) ainsi que pour les scanners (un par pc)

La DGI décidera de l’affectation de ces PC parmi les structures utilisatrices en fonction de leurs besoins. En effet certaines structures sont déjà mieux équipées que d’autres.

 Scanners

3 x Scanners de type Fujitsu fi-7140 ou équivalent dont voici les caractéristiques minimales attendues :

•          Résolution de sortie : jusqu’à 600 ppp

•          Vitesse : 40 ppm (en mode recto) / 80 ipm (en mode recto verso) en couleur, niveau de gris et monochrome à 200 ppp et 300 ppp

•          Capacité de numérisation recto/verso en un seul passage

•          Format du papier minimum A4

•          Capacité du chargeur automatique de document en entrée : jusqu’à 80 feuilles

•          Interface avec le PC : minimum USB 2 haut débit

•          Logiciels / Pilotes inclus (ou équivalent) : PaperStream IP (TWAIN/TWAI x64 SIS), Software Operation Panel, Guide de reprise en cas d’erreur, PaperStream Capture, ScanSnap Manager pour scanner de la gamme Fi

•          Câble USB et 220V fournis

Ces 3 scanners seront livrés et installés à raison d’un par structure dans le cadre de ce projet pilote. 4 des PC évoqués précédemment serviront de poste de numérisation pour piloter ces 4 scanners. Bien évidemment ces postes pourront également être utilisés afin d’utiliser la solution logicielle.  

Serveur

Le serveur répondra à minima aux caractéristiques suivantes :

•          Serveur de type lame pour rack 19 pouces

•          Accessoires à fournir pour installations du serveur lame dans le rack existant chez C2I

•          Processeur Intel Xeon E5-2620 ou supérieur

•          Ram : 16 Go (extensible au minimum à 64 Go au niveau du serveur)

•          Disques durs : 4 x disques SAS gamme serveur de 10.000 rpm d’une capacité de 1 To unitaire configurés en RAID5

•          Clavier azerty

•          Operating System : sans si Open Km (en effet, dans ce cas, Ubuntu serveur sera utilisé), à prévoir dans les autres cas.

•          Le serveur étant hébergé dans l’infrastructure de la DGI, cette dernière fournira l’onduleur ainsi que la prise en charge par son groupe électrogène existant chez elle.

 Unité de backup pour le serveur :

•          NAS QNAP TS 251 (ou équivalent) équipé de 2 x 2 To (ou plus de la catégorie Serveur ou NAS) configurés en RAID1

•          Il appartiendra à la DGI de placer ce composant, servant aux backups, dans un site distant (relié par une solide interconnexion de type fibre optique ou autre) de son infrastructure hébergeant le serveur.

Le serveur sera installé et paramétré dans les locaux de la DGI. Le NAS servant de backup sera quant à lui installé à l’endroit que la DGI désignera.

•       Formations à dispenser 

Les formations doivent être adaptées pour les techniciens tout comme pour les utilisateurs. Voici dans ce chapitre celles qu’il convient de mettre en œuvre par le fournisseur retenu et a minima. Celles-ci ont été conçues dans le contexte de l’utilisation d'Open KM mais devront être adaptées par le fournisseur si un autre choix logiciel était envisagé.

Þ    Formation à l’installation et à la maintenance du serveur

Afin de focaliser les formations sur le contexte précis du projet pilote, ces formations devront être données sur le site du bénéficiaire du projet durant le déploiement du projet pilote.

Ainsi les formations techniques (administrateurs) se feront à la DGI et les formations utilisateurs dans un local qui reste à définir mais facilement accessible par tous les utilisateurs concernés et disposant de suffisamment de PC qui seront interconnectés au système d’information dont il est question dans ce cahier des charges.

•          Formations techniques pour les administrateurs de la solution mise en œuvre

Il est à noter que des ingénieurs informatiques seront désignés par la DGI afin d’assister à ces formations. Ceux-ci ont un profil informatique à déterminer par la DSI et ont une formation scolaire/académique (donc non opérationnelle) de Linux (Ubuntu ou autre) ainsi que de My-SQL. De fait, leur environnement opérationnel actuel est principalement composé de Windows-Serveur et de Ms-SQL.

•          Formation à l’installation d’Ubuntu au cas où OpenKm est utilisé.

o          Installation de la distribution Ubuntu Server 16.04.2 LTS en RAID 5 sur le serveur, décrit précédemment et hébergeant l’application

o          Installation, configuration et dimensionnement du serveur d’application Apache Tomcat o             Installation de l’application OpenKm o        Personnalisation de l’application suivant les logos de l’institution etc.

o          Installation et configuration du service de partage de ressources

o          Configuration des postes de numérisation o Endurcissement  du serveur d’application

o          Endurcissement du service de partage de ressource

•          Formation à Mysql pour gérer openkm (si cette application est proposée)

o          Installation, configuration et dimensionnement de la base de données o    Endurcissement du serveur de base de données

•          Formation à la maintenance openkm (idem)

o           Surveiller le remplissage de la BDD (1 séance de 2h)

o          Gestion des sauvegardes (backup/ restore) d'openkm et de la BDD et mise en place d’une réplication

Þ    Formation des utilisateurs à la solution logicielle

•          Formation à l’utilisation générale du produit

•          Navigation dans l’arborescence

•          Formation aux fonctions de recherche de documents

•          Formation à la création de répertoires et de sous-répertoires

•          Formation à la gestion des accréditations des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs

Þ    Formation des opérateurs de numérisation

Chaque structure utilisatrice désignera deux personnes averties en utilisation des outils informatiques qui auront pour rôle d’être opérateur d’un PC qui sera équipé d’un scanner (4 au total).

La formation doit permettre aux apprenants :

•          d’utiliser le scanner et d’identifier le meilleur rapport entre la qualité de l’image et la taille en Ko du fichier PDF généré

•          d’être capable de créer un profil de numérisation par type de document à scanner

•          d’utiliser la fonction de zonage pour la capture des références des documents ou du titre de celui- ci

•          d’être à même de nommer correctement et de façon systématique les documents PDF

•          d’utiliser un patch code (ou autre méthode) afin de pouvoir traiter les documents d’un même type par lot et de générer autant de fichiers PDF que de documents

•          d’être capable d’injecter les documents dans la bonne arborescence (répertoire et sous-répertoires) du Système d’Information

•          de vérifier les logs d’injection des documents et d’être à même d’effectuer les actions correctrices qui s’imposent.

Documentation mise à disposition du Cabinet

La DGI mettra à la disposition du Cabinet, tous les documents et ressources pertinents.