Sous la supervision du Chef de projet, en étroite relation avec les transverses d’Expertise France et des bailleurs (DAJ, DAF…) et avec l’appui d’un(e) assistante, les principales missions confiées au/à la responsable administratif/ve et financière sont les suivantes :

Etablir et suivre le budget

• Met en place et/ou consolide les outils de suivi budgétaire en temps réels compatibles et intégrables aux requêtes/outils de EF et des bailleurs
• Propose le budget initial pluriannuel de la facilité en fonction des orientations du chargé de projet pour présentation au comité de décision (CoDEV)
• Ajuste le budget initial en lien avec d’éventuels top-up et le cas échéant prépare sa nouvelle présentation au comité de décision (CoDEV).
• Propose les budgets annuels initiaux et les budgets intermédiaires révisés en fonction du plan d’action précisé par le Chef de projet et en lien avec le cadrage budgétaire initial de la facilité. Assure les prévisions budgétaires, les prévisions d'exécution et les plans de décaissement et signaler les écarts de trajectoires
• Contrôle périodiquement le journal de dépenses. Veille, avec l’assistant(e) administratif/ve et financier(e) (AP), que les dépenses soient conformément saisies et à jour
• Dresse, rédige et présente l’état des lieux et perspectives budgétaires de la facilité à l’instant t chaque fois que nécessaire (rapports périodiques, revue de projet, réunions périodiques, clôture budgétaire…). Le/la RAF rédige directement ces aspects dans les documents y relatifs
• Rédige les TDR des audits comptables et suit leur bonne exécution en lien avec l’AP

Etablir, consolider et assurer le respect des procédures
(en lien avec l’Assistant(e) Administrati/ve et Financière)

• Rédige le(s) manuel(s) de procédures sur les aspects administratifs et financiers, en tenant compte des réalités opérationnelles de la facilité (fluidité des actions), des procédures d’Expertise France, des procédures bailleurs. Il s’agit, sans être exhaustif, des coûts paramétriques, des règles d’engagement et de réalisation des dépenses, des justificatifs comptables, des cadres de contractualisation, des règles de mission de voyage…
  Le(s) manuel(s) de procédures est approuvé par le Chargé de projet.
  Adapte le manuel de procédures lorsque nécessaire
• Etablit et veille au respect (notamment par l’AP) du plan de conservation physique et électronique des documents administratifs et comptables en lien avec les procédures d’Expertise France et procédures bailleurs. Etablit les documents utiles, leur format, le plan d’archivage
• Rappelle, suit et veille au respect des procédures par l’équipe Cap Compétences, les experts et tout autre intervenant auprès de Cap Compétences
• Met en place et/ou consolide les outils administratifs (template…). 

Etablir les conventions/contrats spécifiques à chaque prestation auprès du bailleur 
(le cas échéant et en lien avec le manuel de procédures)

• S’informe et surveille les règles et règlements administratifs pertinents pour les activités d'EF, en mettant régulièrement à jour le chargé de projet et le/la assistant(e) administratif/ve et financier(e) ;
• Met en place et/ou consolide des canevas de contrat de prestation actualisés selon les bailleurs, montants, prestations, géographie…le cas échéant
• Rédige les conditions spécifiques du contrat : budget, conditions d’exécution et de paiement bon de commande. Les aspects opérationnels (TDR, description de la prestation…) seront collectés auprès des chargés de mission.
• Suit la mise en œuvre conforme des contrats de prestation. Propose / rédige au besoin des avenants ou rectificatifs.
• Etablit les factures de la prestation et suit la réception des paiements auprès des bailleurs

Rédiger les contrats de prestation d’expertise
(en lien avec le service juridique pour le cadre général et les chargé(e)s de mission pour les aspects spécifiques)

• S’informe et surveille les règles et règlements administratifs pertinents pour les activités d'EF, en mettant régulièrement à jour le chargé de projet, les chargé(e)s de mission et l’assistant(e) administratif/ve et financier(e)
• Met en place et/ou consolide des canevas de contrat actualisés selon les situations (expertise institutionnelle, expertise individuelle…)
• Négocie les rémunérations selon les prestations, profils des expertises, coûts paramétriques…
• Valide les pièces et procédures requises au contrat conformément au manuel de procédures (Firecosoft, récupération des docs identitaires des experts, statut fiscal…)
  (N.B : les pièces sont collectées par l’AP)
• Rédige/compile chaque contrat spécifique et annexes avec l’appui de l’AP et en lien avec les chargé(e)s de mission pour les fiches individuelles de poste des experts et tableau des livrables (annexés au contrat)
• Suit la mise en œuvre conforme des contrats de prestation d’expertise. Propose / rédige au besoin des avenants ou rectificatifs
• Ordonne l’exécution des paiements conformément au contrat et sur validation du/de la chargé(e) de mission quant à l’atteinte des objectifs contractuels.

Contribution au fonctionnement globale de la facilité

• Supervise, encadre et assure la distribution courante des tâches administratives et financières auprès de/des Assistant(e)s de Projet
• Se positionne comme le point focal de la facilité sur les aspects administratifs et financiers auprès de EF et des bailleurs (dans le cadre général évoqué avec le chargé de projet)
• Contribue au reporting budgétaire pour les revues périodiques en intervenant en rédaction directe dans les documents
• Contribue aux échanges sur les évolutions de la facilité sur les aspects administratifs et financiers (selon les retours d’expérience).

La/le responsable administratif/ve et financier(e) travaille au quotidien avec l’ensemble l’équipe projet Cap Compétences sur les aspects stratégiques, techniques, financiers ou logistiques.