Basé.e à Abidjan (Côte d’Ivoire), le/la chargé(e) d’appui opérationnel est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de projet.

Il/Elle travaille en lien fonctionnel avec les collaborateurs/trices de l’Unité Support Projet (USP) Côte d’Ivoire et assure le suivi administratif, financier, logistique et la communication du projet.

Il/Elle assiste la cheffe de projet dans la gestion opérationnelle du projet.

Il/Elle peut être amené(e) à collaborer avec des experts et/ou des partenaires de mise en œuvre sur le suivi des contrats et des missions.

Les principales missions confiées au/à la chargé(e) d’appui opérationnel sont les suivantes :

Gestion administrative et financière :

·       Appuie la mise en œuvre et le suivi de la gestion administrative et financière du projet, en lien la Cheffe de projet, la chargée de projet et la coordinatrice d’unité Mobilisation des Ressources Intérieures (MRI) au siège, et l’USP ;

·       Participe à la consolidation du suivi budgétaire mensuel en lien avec la chargée finances de l’USP et fait valider le suivi budgétaire par la cheffe de projet

·       Participe à l’élaboration du prévisionnel budgétaire en vue des exercices budgétaires internes et l’approvisionnement des comptes d’Expertise France ;

·       Participe à la consolidation des rapports bailleurs, notamment financiers en lien avec la chargée finances de l’USP ;

·       Participe à la collecte des justificatifs lors des audits financiers en lien avec la chargée finances de l’USP ;

·       Vérifie la conformité des justificatifs pour les demandes de paiement des experts (factures, feuilles de temps, justificatifs de mission) et les états récapitulatifs de frais des experts et des membres de l’équipe projet ;

·       Réalise le suivi des paiements des experts selon les conditions contractuelles (bons de commande, contrats, etc.) ;

·       Assure l’archivage des documents projets (compte rendus de missions, compte rendus de réunions, Termes De Référence (TDR) de formation, TDR de mission, bons de commande, factures, rapports techniques, etc.)

·       Appuie l’USP pour la réalisation des paiements lors des ateliers (défraiement transport, per diem, etc.).

Logistique :

·        Appuie l’équipe projet dans l’organisation logistique des missions des membres de l’équipe et des experts (Ordre de mission, TDR, etc.) en lien avec l’USP ;

·        Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe et des experts lors des missions (visa, réservation, véhicule, etc.) en lien avec l’USP ;

·        Coordonne la logistique et l’organisation liées aux ateliers, séminaires, et réunions de projet ;

·        Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe (équipements, véhicule pour RDV extérieur, crédit téléphonique/internet, etc.) en lien avec l’USP ;

·        Assure le suivi des actifs et immobilisations du projet et de leur inventaire avec l’USP.

·        Participe à l’organisation des événements réalisés dans le cadre du projet (formations, ateliers).

Achats/juridique :

·        Appuie les membres de l’équipe projet et de l’USP dans les passations des marchés

·        Vérifie que le dossier d’achat fourni est conforme au budget alloué et aux procédures d’Expertise France avant engagement de la dépense ;

·        Est le garant des dates de fin de contrat et identifie les besoins éventuels d’avenant.

Relations partenariales :

·        Appuie à la préparation des contrats et à la formalisation des documents de suivi interne,

·        Suit la bonne exécution des contrats financés (contrôle et validation des rapports et des pièces, mise à jour des tableaux de suivi, gestion des audits, etc.). 

Gestion opérationnelle du projet :

·        Appuie la cheffe de projet dans la planification, le suivi et l’exécution des activités

·        Contribue au suivi quotidien de la réalisation des activités par les prestataires ou experts mobilisés

·        Participe à l’alimentation du dispositif de suivi-évaluation et contribue à la collecte et l’analyse des données du projet

·        Participe à la rédaction des rapports techniques et opérationnels du projet (rapport d’activités, compte rendu, etc.)

·        Capitalisation : documente les bonnes pratiques et les innovations issues du projet

·        Contribue à la mise en œuvre du plan de communication du PAMRI - CL

Sécurité :

·        Suit les règles sûreté, en lien avec sa responsable, le Directeur Pays, et la Coordination sûreté régionale Golfe de Guinée ;

·        Contribue à la mise en œuvre de la stratégie de sécurité auprès des experts et des membres de l’équipe (ANO, sortie de territoire, etc.).

*Exécute toute autre tâche relevant de ses compétences confiées par sa responsable.