Basé·e à Paris et sous la supervision des chef·fes de projet MEET Africa 3 et Regenerative Nature-Based Tourism MSMEs development (NBT), le·la chargé·e de projet administratif et financier sera responsable de la gestion financière et comptable de ces deux projets et de la bonne application des procédures administratives, logistiques, financières et juridiques.
Il·elle encadrera le·la « chargé·e SERA et appui opérationnel » de MEET Africa 3 sur les volets administratifs et financiers, ainsi que l’assistant·e de projet de NBT.
Il.elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes de l’USP (Unité support Projets) de Bogota et en particulier avec l’assistant.e de projet de NBT. 

Il·elle exécute les missions principales suivantes (liste non exhaustive) : 

De façon transversale, il·elle pilote la gestion budgétaire, financière, administrative et logistique des deux projets : 

Gestion budgétaire :
•    Assure la planification budgétaire ;
•    Établit les prévisions d'exécution budgétaire ;
•    Assure le suivi de l'exécution budgétaire ;
•    Met à jour les tableaux de bord/suivi existants et élabore de nouveaux outils en phase avec les besoins en gestion financière et budgétaire relatifs aux projets ;
•    Assure la clôture budgétaire annuelle ;
•    Garantit la gestion budgétaire multi-pays dans le respect des procédures.

Gestion financière :
•    Contrôle et suit le volet financier des subventions octroyées dans le cadre des projets ;
•    Élabore les rapports financiers à destination des bailleurs : dans le cadre du projet NBT, financé par l’Union européenne et mis en œuvre conjointement avec les agences AICS et GIZ, cela implique de coordonner la production du reporting financier en lien étroit avec les deux agences partenaires, de collecter et consolider les données financières, puis de transmettre le rapport consolidé au bailleur ;
•    Prépare les demandes de paiement, en assure la validation interne, puis les transmet au(x) bailleur(s) ;
•    Met en place et suit la transmission des fonds aux agences partenaires du projet NBT ;
•    Effectue les engagements financiers et les paiements ;
•    Coordonne et organise les audits ;
•    Participe à la consolidation du reporting financier bailleur et à la conduite des exercices financiers de l’Agence (prévisions, clôtures, audit).

Gestion administrative : 
-    Elabore les manuels de procédures ;
-    Prend en charge la contractualisation avec les partenaires et avec les experts ; 
-    Assure la passation des marchés publics (publication, suivi, attribution…) ; 
-    Assure le suivi administratif RH (publication, contractualisation, avenants…) ; 
-    Met à jour les tableaux de bord/suivi existants et élabore de nouveaux outils en phase avec les besoins relatifs aux projets ;
-    Coordonne l’indexation et l’archivage des documents administratifs, logistiques et financiers suivant le plan de classement des projets ; 
-    Réalise les demandes d’exonération de TVA dans les pays d’intervention des projets.

Gestion logistique :
-    Supervise l’organisation logistique des activités et des missions, dans le respect des dispositions prévues dans le Plan Sûreté de l’Agence ;
-    Appuie l’organisation des différents évènements liés aux activités des projets.

Sur la mise en œuvre des activités, en étroite collaboration avec les chef.fes de projet, il·elle :
-    Participe à la réalisation du cadrage des besoins organisationnels ; 
-    Contribue à la mise en œuvre des actions prévues dans le cadre logique et les prévisions budgétaires du projet.