Basé(e) au bureau de coordination d’Expertise France à Paris, le/la Chargé(e) d'Administration et Finances joue un rôle essentiel en apportant un appui transversal en matière de gestion financière, administrative, des ressources humaines ainsi qu’en logistique, afin de garantir le bon fonctionnement et l’efficacité des processus de gestion de la Facilité.

Sous la supervision hiérarchique du/de la Coordinateur(trice) des Services Support, le/la Chargé(e) d'Administration et Finances encadrera directement l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) basé(e) à Paris, et entretiendra un lien fonctionnel étroit avec le/la Chargé(e) d'Administration et Finances basé(e) à Addis-Abeba. Il/elle sera responsable des tâches suivantes :

Responsabilité 1 : Gestion financière et comptable

• Superviser l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) en charge des opérations quotidiennes de finance et de comptabilité.
• Effectuer les paiements en espèces dans le respect des seuils autorisés et des procédures de suivi, y compris l’enregistrement des pièces justificatives.
• Tenir un journal de caisse quotidien à jour en y enregistrant toutes les dépenses.
• Réaliser des vérifications quotidiennes du journal de caisse et de la caisse physique, suivre les avances et gérer les demandes de réapprovisionnement selon les procédures d’Expertise France.
• Effectuer les inventaires de caisse hebdomadaires et mensuels.
• Contribuer à l’élaboration des rapprochements bancaires mensuels.
• Soumettre le journal de caisse au Coordinateur des Services Support pour contrôle mensuel et intégration dans le dossier comptable mensuel.
• Respecter les règles de sécurité financière définies par Expertise France.
• Suivre la trésorerie, anticiper les dépenses et préparer les demandes de réapprovisionnement.
• Préparer les audits internes et externes en garantissant l’exhaustivité, la conformité et la traçabilité des pièces justificatives.
• Participer à la réponse aux observations et recommandations issues des audits et des organes de contrôle.

Responsabilité 2 : Suivi financier de la mise en œuvre des activités

• Préparer et suivre les volets financiers et administratifs des contrats (experts, fournisseurs, partenaires), en lien avec le/la Chargé(e) des achats et des contrats et avec l’appui de l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère).
• Tenir à jour des dossiers complets et auditables pour l’ensemble des contrats et documents financiers, conformément aux procédures d’Expertise France et de l’Union européenne.
• Valider les budgets prévisionnels, les calculs de per diem et les justificatifs de dépenses pour les missions d’experts et les activités de mise en œuvre des Plans d'Action Pays (CAP).
• Suivre les engagements, les décaissements et les écarts financiers liés aux contrats de services et aux déploiements d’experts.
• Contribuer au suivi budgétaire en temps réel et à la révision périodique des budgets d’activités sur la base des données d’exécution.
• Appuyer la production de synthèses financières et de rapports d’écarts pour le suivi des missions et des Plans d'Action Pays (CAP).
• Participer aux évaluations des risques financiers et aux vérifications de conformité avant exécution des paiements.

Responsabilité 3 : Administration et ressources humaines

• Encadrer l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) chargé(e) des tâches quotidiennes administratives et RH.
• Maintenir et améliorer les systèmes et processus RH, y compris l’accueil des nouveaux collaborateurs, la mise en place des postes de travail, les accès informatiques (en coordination avec le/la Chargé(e) IT), la gestion des congés et des déplacements, et le suivi des éléments de paie pour les personnels EF et les experts déployés.
• Appuyer la préparation et le suivi des contrats de prestataires, fournisseurs et consultants, en veillant à leur conformité administrative et à la complétude des dossiers, en coordination avec le/la Chargé(e) des Achats et des Contrats.
• Assurer le reporting administratif et l’archivage des documents requis (par les bailleurs, en interne et par les autorités locales), en versions papier et électronique.
• Garantir la conformité administrative et juridique de la présence d’Expertise France en Éthiopie, y compris la gestion du bureau en lien avec l’Ambassade de France, et le suivi des accords spécifiques (exonérations de TVA, etc.).
• Suivre l’évolution de la réglementation administrative et du droit du travail, notamment en matière de visas et de permis de travail pour le personnel international, et informer le/la Chef(fe) de la Facilité de tout changement.
• Faciliter les audits internes et les contrôles de gestion, et assurer le lien avec le siège d’Expertise France ainsi qu’avec les agences des États membres sur les questions administratives et RH.
• Coordonner la traduction des documents administratifs et programmatiques clés afin de soutenir la communication interne et externe.

Responsabilité 4 : Logistique et évènementiel

• Superviser l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) en charge de la logistique quotidienne.
• Organiser les déplacements du personnel EF et des experts déployés (billets d’avion, hébergement, per diem, transport terrestre).
• Gérer les aspects logistiques des missions, visites de terrain et événements : réservation des lieux, restauration, mise en place du matériel, accueil des participants.
• Assurer le suivi et la gestion du matériel de bureau, des équipements informatiques et des consommables : inventaire, attribution, maintenance, respect des procédures internes.
• Mettre à jour régulièrement les registres d’actifs et de stocks, et garantir la traçabilité de tout le matériel.
• Veiller à l’application des procédures de sécurité, y compris les autorisations de mission et les mesures de réduction des risques, en coordination avec le/la Coordinateur(trice) des Services Support.

L’exercice de ces responsabilités nécessite une collaboration étroite avec les équipes administratives et financières des agences des États membres en Europe, ainsi qu’avec l'équipe d’Expertise France basée à Addis-Abeba, en Éthiopie.