Le/l'assistant.e administratif.ve, financier.e et logistique travaillera au sein d'une équipe basée à Dakar et composée de: une Cheffe de projet, deux expertes long terme, et une responsable administrative et financière (RAF).

Le/l'assistant.e travaillera sur deux projets financés par l'Agence Française de Développement (AFD) dans le même périmètre géographique (Sénégal, Mauritanie, Tchad, Côte d’Ivoire et Guinée) :

- Projet AT EDIFIS: dispositif d'assistance technique EDIFIS, 4M€. Ce projet prendra fin en décembre 2025 et une deuxième phase du projet est en développement pour janvier 2026 (soumis à la validation du bailleur).

- Projet FAPS EDIFIS: facilité d'amorçage, de préparation et de suivi de projets EDIFIS, 1.5M€. Ce projet prendra fin en décembre 2025.

Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions seront précisées ultérieurement selon des besoins prioritaires identifiés et les types d’appui à fournir.

Sous l’autorité de la cheffe de projet d’Expertise France (EF), basée à Dakar, l'assistant.e travaillera en lien étroit et sous la responsabilité fonctionnelle de la RAF et sera responsable des tâches suivantes:

Volet financier:

• Mise à jour des suivis financiers (saisie des dépenses) ;
• Assurer, en lien avec le/la RAF, la gestion de la trésorerie du projet : suivi du compte et de la caisse locale, tenue des journaux de dépenses, anticiper et préparer les demandes de réapprovisionnement au siège et assurer les relations avec la banque ;
• Effectuer un suivi des paiements à réaliser et préparer les bons à payer (BAP) et les mises en paiement et veiller à la conformité des pièces justificatives ;
• Appuyer le/la RAF dans l'élaboration des rapports financiers ;
• S’assurer de l'éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d'EF et du bailleur dans la mise en œuvre des activités ;
• Contribuer à la réalisation des audits projets;
• En lien étroit avec le/la Cheffe de projets et le/la RAF, contribuer aux exercices budgétaires et comptables (clôture comptable, prévisions budgétaires, plan de travail annuel budgétisé, etc)

Volet opérationnel

• Contribuer à la mise en place et à la mise à jour des outils de pilotage financiers et opérationnels d'EF (tableaux de bord, reporting et pilotage mensuel des projets, inventaires, calendriers, etc.) en lien étroit avec la Cheffe de projet et le/la RAF;
• Renseigner les indicateurs du projet liés aux nombre de participants des ateliers et formations réalisés dans le cadre du projet ;

Volet administratif

• Organiser l’archivage administratif du projet, en lien avec le/la RAF, selon les procédures d'Expertise France ;
• Appuyer le/la RAF et, d'une manière générale, l'équipe projet dans les démarches liées à l’installation : exonération de TVA, fiscalité, etc
• Assurer l’indexation, le classement et l’archivage des pièces justificatives du projet sur la plateforme de partage wimi ;
• Réalisation des tâches administratives et de secrétariat, mise à jour des calendriers du projet, mise en forme des documents, et toute autre tâche selon les besoins ;

Volet logistique

• Assurer l’organisation logistique des activités (formations, séminaires, ateliers, missions) liés aux activités des deux projets, en lien étroit avec le/la RAF et les USP et Bureaux mutualisés des autres pays : réservation d'hôtels, vols, transport local, demandes de visa, signature des ordres de mission, négociation avec les prestataires locaux, etc et assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, etc);
• Transmission aux experts court-terme des procédures liées à leur mission : procédure de visa, règles de remboursements des perdiems, des frais de taxi selon les procédures d’Expertise France, rappel des consignes de sécurité pendant leurs missions (en lien avec l’équipe sécurité d’EF)
• Etablissement de l’état récapitulatif des frais (ERF) pour les experts court terme et résidents conformément aux règles d’Expertise France (perdiems, remboursements des loyers, billets d’avion, visa et autres frais, etc.)
• Superviser l’utilisation optimale et l’inventaire des équipements des projets ;
• Contribuer à l'identification des prestataires nécessaires à la mise en oeuvre des activités;
• Gérer le bureau projet: approvisionnement des fournitures de bureau, dépenses de fonctionnement, suivi du véhicule de location du projet, logbook, consommation du carburant, etc

Volet clôture projets

·       En lien avec le/la RAF contribuer étroitement à la clôture comptable et financière des deux projets (décembre 2025);

·       Assurer le classement et l’archivage des pièces justificatives et s’assurer de la complétude et de l’éligibilité ;

·       Organiser le transfert des archives physiques au siège ;

·       Superviser l’inventaire physique des actifs et organiser le transfert/la cession.

Toute autre tâche requise par Expertise France dans le cadre du projet