Sous la responsabilité de la directrice du programme et de la cheffe de projet adjointe basée à Nouakchott, l’assistant(e) de projet appuie la gestion administrative, financière et logistique des activités menées dans le cadre de deux projets de coopération technique mis en œuvre par Expertise France à savoir le programme d'appui à la gouvernance financière et administrative (PAGFAM), et le projet d’appui à la formation professionnelle en finances publiques (P2FP), pour un budget cumulé de 10M€.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec la Responsable administratif et financier (RAF) et l’assistante administratif et financier, ainsi qu’avec les partenaires locaux actuels et à venir.

La/le assistante aura un rôle clé dans la gestion quotidienne, la fluidité des procédures internes à Expertise France et la coordination avec les experts mobilisés sur le terrain, notamment les experts court-terme.

L’assistant(e) de projet sera également chargée de structurer et capitaliser les procédures en vue de faciliter leur pérennisation, notamment à travers la rédaction de guide pratiques à destination des experts court-terme (procédures de mission, remboursements, sécurité, etc.)..

Chaque projet est mis en œuvre par des experts résidents et des experts effectuant des missions court-terme sur des besoins spécifiques ponctuellement. 

Description des missions

Le/l’assistante de projet mène les activités suivantes (liste non exhaustive) : 

·         Gérer les procédures de passation de marchés (Contrats de prestation de service pour les experts internationaux, marchés internationaux etc.) : préparation du dossier de consultation, (Termes de références, cahier des charges, lettre de consultation, etc.), choix de la procédure, élaboration des contrats, mise à jour et suivi des contrats dans le logiciel de gestion d’Expertise France, suivi de l’exécution, clôture etc. ;

·         Préparer les factures et des bons à payer (BAP) dans le logiciel de gestion d'Expertise France et localement ;

·         Suivre les paiements des experts et prestataires en coordination avec la RAF ; 

·         Assurer la publication des appels d’offres et fiches de poste sur des sites locaux ;

·         Gérer des relations avec les prestataires ;

·         S’assurer de la collecte et la conformité des pièces justificatives et comptables ;    

·         Assurer le classement et archivage (formats papier et électronique) des différents documents administratifs ; 

·         Appuyer le/la RAF dans les relations avec la banque suivant les procédures Expertise France applicables ;

• Participer à la conduite des exercices financiers d’EF (prévisions, clôtures, audit) en collaboration avec le RAF ;
• Soutien à  la communication des projets : préparation des posts sur le réseaux sociaux, gestion de la relation avec photographes et vidéastes, préparer les communiqués de presse, choix des photos, chargée d la mise en place d’outils de visibilité (plaquettes, supports divers en lien avec les infographes et les prestataires (imprimeries etc.)

·         En charge de l’organisation logistique des missions (réservation de l’hôtel, billets d’avion, établissement des ordres de mission, des autorisations de mission, supervision des chauffeurs et gestion de leurs plannings...) ;

·         Transmission aux experts court-terme des procédures liées à leur mission : procédure de visa, règles de remboursements des perdiems, des frais de taxi selon les procédures d’Expertise France, rappel des consignes de sécurité pendant leurs missions (en lien avec l’équipe sécurité d’EF)

·         Élaboration de guides pratiques et de fiches procédures à destination des experts mobilisés

·         Contribuer à l’organisation de séminaires/ateliers, formations et réunions (demandes des devis, négociation des prix, transmission des consignes et des besoins aux prestataires, préparation des documents support des séminaires, etc.)

·         En charge des achats du bureau (expression des besoins, vérification et négociation des prix, demandes des devis, gestion des factures etc.)

·         Etablissement de l’état récapitulatif des frais (ERF) pour les experts court terme et résidents conformément aux règles d’Expertise France (perdiems, remboursements des loyers, billets d’avion, visa et autres frais, etc.)

·         Etre le point focal des experts court terme pour toute question portant sur l’organisation de leur mission ;

·         Mettre à jour l’annuaire des partenaires.