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Réf.
2025/EEDDPJ/13226

Type d'offre
Experts

Type de contrat
Contrat de prestation de services

Domaines d'expertises
Mobilisation des ressources, gestion et redevabilité publiques ; Gouvernance économique et financière

Date limite de candidature
13/06/2025 10:52

Durée de la mission
Court terme

Contrat
Indépendant / Entrepreneur Individuel

Durée
6

Description de la mission

1.    Objectif de la prestation d’assistance technique

1.1.    Objectif général 
La dématérialisation des pièces justificatives et des contrôles est essentielle pour réduire les coûts administratifs, limiter les risques de corruption, fluidifier la chaîne de la dépense et améliorer ainsi globalement la performance globale de l'administration publique. Elle permet également de renforcer la traçabilité des opérations, de réduire les délais de traitement des dossiers, et de faciliter l’interconnexion entre les différents systèmes d’information publics. Elle doit s’insérer, au-delà des pièces justificatives, dans une transformation numérique impliquant de repenser les processus pour tirer le meilleur parti des possibilités que donnent les technologies et impliquant aussi une refonte du cadre légal et réglementaire.


Au regard de la transversalité et de la complexité (organisationnelle, juridique et technique) de la dématérialisation dans le champ des finances publiques, il s’agit d’élaborer une feuille de route détaillée en priorisant les chantiers selon 2 axes : faisabilité (technique, légale et réglementaire, organisationnelle) et rentabilité. Cette approche graduelle et progressive dans sa temporalité doit permettre de couvrir le périmètre exhaustif des pièces justificatives de la dépense publique.


Les points clés :

  • Réaliser une typologie des chantiers de dématérialisation (bordereaux de transmission budgétaro-comptables, marchés publics, états de frais, compte de gestion…) aboutissant à une identification des grandes catégories de pièces justificatives à dématérialiser ;
  • Identification des points de blocage organisationnels, juridiques et techniques et des solutions afférentes ;
  • Identification des critères de priorisation des chantiers de dématérialisation ;
  • Analyser le cadre réglementaire sur la validité probatoire des documents électroniques pour chaque chantier ;
  • Identifier, en reprenant les missions et rapports précédents, les circuits actuels (papier et numérique) et les éventuels doublons, lenteurs et points critiques.
  • Identification des facteurs clés de l’opérationnalisation de la démarche de dématérialisation ;
  • Co-construction de ces identifications et de la feuille de route à horizon 2028.

1.2.    Résultats du projet 
Cette première expertise constitue une des briques fondamentales pour la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) et, au-delà, d’un archivage à valeur légale, au niveau du Ministère de l’Économie et des Finances (MEF). Elle participe pleinement à l’amélioration de la gouvernance du système d’information et à la systématisation du partage d’information.

1.3.    Méthodologie
Le périmètre géographique de l’atelier est Antananarivo ville.

Le prestataire proposera la méthodologie qu’il estime la mieux appropriée à la conception et à la fourniture des résultats souhaités.  Toutefois, la démarche proposée sera précisée en mentionnant :

  • Les phases de réalisation de la mission
  • Le chronogramme détaillé des travaux
  • La mobilisation du personnel clé pour la mission

Dans une démarche participative, la mission du prestataire organisera :

  • Une réunion de briefing sur la méthodologie d’approche de l’expert.e et de mise en œuvre des activités
  • Des séances de travail avec la/les direction(s) concerné(es), et toutes les parties prenantes que le prestataire juge pertinentes à consulter, en vue de :
    - Valider la proposition de méthodologie de l’expert.e
    - S'assurer de la cohérence des livrables avec les résultats attendus de la mission d’expertise

L’expert.e est ainsi appelé.e à travailler en concertation avec toutes les parties prenantes au projet.

De manière générale, l’expert(e) veillera à utiliser une méthode de travail permettant :
i.    La co-construction de l’approche et des supports et de leurs contenus ;
ii.    Un usage autonome des livrables par les bénéficiaires ;
iii.    L’accompagnement du changement et la pérennisation de celui-ci.

1.4.    Livrables attendus

  1. Une proposition des scénarios de dématérialisation (scan à la source, documents nativement numériques, e-signature) avec des chantiers prioritaires et une justification de ces priorités ;
  2. Un état des lieux synthétique des principaux obstacles à lever qu’ils soient d’ordre organisationnel, juridique, technique ou humain, ainsi que des leviers à mobiliser pour y remédier et des leviers à mettre en œuvre pour la dématérialisation des pièces justificatives de la dépense. Des exemples internationaux seront présentés ;
  3. Une feuille de route détaillée, réaliste, et priorisée des chantiers de dématérialisation des pièces justificatives de la dépense avec un plan d’action pour son opérationnalisation à mener à court, moyen et long terme, cette feuille de route intégrera des propositions sur la gouvernance du projet.

1.5.    Modalités de coordination
L’expert.e travaillera sous la supervision du chef de la mission d’assistance technique et de son adjointe pour l’ensemble de la mission, basés à Antananarivo. Elle/Il sera également en contact régulier avec le siège d’Expertise France à Paris.
L’expert.e devra assurer une étroite coopération et coordination avec les directions de la DGT et de la DGBF.

1.6.    Lieu et durée de la mission

  • La mission de terrain se déroulera à Antananarivo, Madagascar ; le reste du travail se déroulera à distance.
  • Début provisoire de la mission : juillet 2025
  • Durée maximale de la mission : 6 mois
  • Durée totale des jours prévus : 15 jours/homme maximum (dont 5 à 8 jours/homme en mission à Antananarivo )
  • Langue de travail : le français

Description du projet ou contexte

1.                  Contexte

1.1.              Contexte du Projet d’Accompagnement des Réformes et de Renforcement de Capacités (PARRC)

Suite à l’auto-évaluation PEFA de 2013, le Ministère de l’Economie et des Finances, avec le concours des ministères sectoriels, a élaboré au cours de l’année 2016 son Plan Stratégique de Modernisation de la Gestion des Finances Publiques (PSMGFP) sur 10 ans, avec pour objectif de « mettre en place un système de Gestion des Finances Publiques (GFP) efficace, efficient et transparent permettant de consolider ses fonctions fondamentales et de contribuer à la crédibilité du Programme National de Développement ».

Si des progrès ont été réalisés, l’auto-évaluation PEFA de 2021 démontre une dégradation sensible de la Gestion des finances publiques à Madagascar, caractérisée par un faible taux d’exécution budgétaire, une forte centralisation de la préparation budgétaire et le recours à des indicateurs de performance non pertinents. La société civile est encore trop marginalement associée au processus budgétaire, et le rôle de l’Assemblée nationale dans l’analyse des projets de Lois de finances et des lois de règlement demeure très limité. Les crédits budgétaires sont fréquemment ajustés en cours d’exercice et la gestion des marchés publics tend à l’opacité. En matière d’investissements publics, leur gestion est jugée peu performante et la proportion des provisions non conforme avec les bonnes pratiques internationales. Enfin, les rapports d’exécution budgétaire sont souvent publiés avec retard et insuffisamment exhaustifs, tout comme le détail des transferts de l’Etat aux Collectivités territoriales décentralisées (CTD).

L’amélioration de la GFP, notamment la chaîne de la dépense, permet de restaurer progressivement la discipline budgétaire, d’allouer les ressources suivant la politique nationale de développement et d’assurer des services publics de qualité. Consciente de l’importance de ces enjeux, l’AFD a octroyé à la République de Madagascar une subvention de 7 millions d’euros pour appuyer sur 5 ans conformément à la convention de financement N°1699 05 H du 16 mai 2023, le Projet d’Accompagnement des Réformes et de Renforcement de Capacités (PARRC).

Le PARRC poursuit l’objectif d’améliorer l’efficacité et la transparence de la programmation à l’exécution du budget, sur l’ensemble de la chaîne de la dépense. Il sera également un projet pilote et exemplaire dans l’amélioration de l’exécution des financements extérieurs.

Plus particulièrement, ce projet se fixe pour objectifs de :

(i)     Améliorer la programmation budgétaire et la chaîne de la dépense (Composante 1) ;

(ii)    Renforcer la gouvernance des systèmes d'information du MEF et systématiser le partage d'information (Composante 2) ;

(iii)   Améliorer la gestion des ressources humaines et développer les compétences (Composante 3) ;

(iv)   Soutenir l'appropriation, la coordination et le pilotage des réformes du niveau opérationnel au niveau stratégique, et le suivi-évaluation orienté usagers/bénéficiaires (Composante 4).

En tant que Chef de file, la Direction Générale du Trésor (DGT) se charge de l’exécution administrative et financière ainsi que de la coordination dudit projet, en lien étroit avec les services concernés. En plus de la DGT, la Direction Générale du Budget et des Finances (DGBF), la Direction Générale du Contrôle Financier (DGCF), la Direction Générale de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (DGARMP) et la Commission Nationale des Marchés (CNM), la Direction des Systèmes d’Information (DSI) et la Direction de la Formation et de la Coordination des Réformes (DFCR), ex (DCSR) comptent parmi les bénéficiaires directs du PARRC. Les différents ministères dépensiers et services déconcentrés, les établissements publics nationaux et les collectivités territoriales décentralisées y seront associés en tant que bénéficiaires indirectes. Le projet profitera ultimement aux fournisseurs et partenaires de l’administration, la population malgache et les bailleurs de fonds dont les financements sont exécutés via le canal du budget national.

 

1.2.              Contexte de l’entité bénéficiaire

La dématérialisation des pièces justificatives constitue un enjeu fondamental et afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience de la chaîne de la dépense. Cette démarche doit être impérativement structurée et progressive au regard du nombre de pièces justificatives, du nombre d’acteurs concernés et des multiples phases dans l’exécution de la dépense publique.

A cet effet, un atelier de sensibilisation à l’ampleur et la technicité du chantier de dématérialisation s’est tenu fin 2024. Il avait pour but de proposer une première approche méthodologique des travaux à conduire à partir de questionnaires et de tableaux. A cet effet, l’organisation en 4 groupes de travail a permis d’identifier les axes structurants de réflexion pour la mise en place et en œuvre de la dématérialisation.

L'atelier a réuni des parties clés du processus de la chaîne des dépenses, notamment les représentants de la DGT, DGCF, DGBF, CNM, ARMP, DSI, le coordonnateur du projet PARRC, le chef de mission PARRC, l’assistant technique en système d'information et les spécialistes juridiques soit une trentaine d'acteurs.

Les discussions menées au cours de l'atelier ont permis de dresser un état des lieux relativement complet, révélant à la fois des forces existantes, telles que l’engagement politique et des initiatives de réforme déjà amorcées, ainsi que des faiblesses, notamment la prédominance des processus manuels et la fragmentation des systèmes d’information ou bien encore une cadre normatif perfectible.

Pour autant, ce premier atelier n’a pas abouti à l’identification des critères de priorisation des chantiers de dématérialisation ni à l’identification des facteurs clés de l’opérationnalisation de la démarche de dématérialisation et encore moins à la rédaction d’une feuille de route détaillée avec une priorisation des chantiers de dématérialisation.

Profil souhaité

3.    Profil recherché

L’expert.e doit avoir les compétences :

  • Titulaire d'un diplôme de master en systèmes d’information, ingénierie informatique, ou en transformation numérique ;
  • Posséder les compétences techniques dans le domaine de la dématérialisation des pièces justificatives de la dépense ;
  • Expérience professionnelle : Une expérience significative dans le même domaine de la dématérialisation ;
  • Capacité d’analyse pour évaluer les problèmes/faiblesses et collecter les données pertinentes ;
  • Une bonne communication ;
  • Impartial et objectif dans son analyse et ses conclusions ;
  • Aptitude à travailler en équipe dans un environnement culturel différent ;
  • Aptitude à communiquer sur les objectifs pour obtenir des changements positifs, et à établir, à maintenir et à améliorer des relations qui peuvent être compliquées par les résistances au changement ;

Informations complémentaires

Expertise France se réserve le droit de sélectionner un.e candidat.e avant la date limite de candidature.

Composition de la proposition :

  • Offre technique, comprenant :

    • Un CV mettant en avant les compétences et l'expérience en lien avec les exigences (3 pages maximum) ;
    • Une note de compréhension du contexte et des enjeux de la mission (1 à 2 pages) ;
    • Un calendrier de mission détaillé.

  • Offre financière, incluant le nombre de jours-homme par activité et les tarifs journaliers.

Les candidatures incomplètes ne seront pas considérées.

Critères de sélection des candidatures

Le processus de sélection des candidats s'opérera selon le(s) critère(s) suivant(s) :

  • Formation/compétences/expériences du candidat
  • Compétences du candidat en lien avec la mission d’expertise
  • Expériences du candidat en lien avec la mission d’expertise
  • Évaluation de l’expertise du candidat dans le domaine recherché

Date limite de candidature : 13/06/2025 10:52

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