L'Assistant projets - Administratif et Financier H/F vient en appui sur la gestion des tâches administratives et de secrétariat, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication des projets.

Gestion administrative

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets
• Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques
• Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions
• Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
• Publie les offres d’emploi et d’appels à experts,
• Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne

Gestion budgétaire et financière

• Mise en paiement des factures des fournisseurs et suivi des dépenses
• Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger :
  • Approvisionnement des caisses et des comptes bancaires sur le terrain ;
  • Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
  • Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
  • Clôture de la comptabilité mensuelle
  • Consolidation et vérification des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise (factures, reçus, feuilles de temps, etc.),
  • Suivi des avances et de leurs soldes.

• Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers
• Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s RAF.s des projets
• Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.
• Tient à jour les tableaux de bord existants,
• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).

Gestion logistique

• Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
• Gestion des avances de per diem et des états de remboursement des frais
• Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
• Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
• Réservation des hébergements
• Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
• Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
• Appui éventuel pour les passations de marchés des projets
• Appui logistique dans l’organisation des activités de projets (réservation des hôtels, des billets d’avion…etc.)
• Création et mise à jour d’outils de suivi des opérations logistiques
• Communication et sensibilisation des équipes aux procédures logistiques

Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention du pôle sont possibles.