Sous la supervision du chef de projet, le chargé de subventions réalisera sa mission qui consiste dans les deux pans de responsabilités suivantes : 

1)    Suivre les aspects contractuels, procéduraux, administratifs et financiers des subventions.

A ce titre, il veillera notamment à :

• suivre la contractualisation, l’exécution et le contrôle administratif et financier des trois subventions dans le Grand Nord ; 
• s’assurer de la bonne exécution administrative des projets financés (suivi des obligations contractuelles, réception des demandes de validation, au besoin effectuer des visites auprès des équipes des opérateurs) ; 
• suivre les délais de reporting et de la réception des livrables en lien avec le chef de projet adjoint ;
• contrôler les rapports financiers et les rapports d’audit, vérifier la fiabilité des données financières et les demandes de versement ;
• contrôler l’exécution des procédures (achats et passations de marchés, justificatifs etc.) et être disponible pour toute éventuelle question ou appui aux opérateurs au besoin ;
• archiver les pièces ;
• appuyer la préparation de l’audit annuel des subventions ;
• suivre la procédure d’octroi de subvention pour le Nord-Est ensemble avec le reste de l’équipe (contrôler la conformité et vérification administrative selon les procédures en vigueur, appuyer l’instruction des projets présélectionnés, préparer le contrat et formaliser les documents internes) ;
• appuyer ou renforcer l’appropriation des procédures de gestion par les opérateurs.

2)    Appuyer l’équipe de projet sur les tâches administratives.

Cette mission est proportionnellement moindre par rapport à la première. 

A ce titre, il veillera notamment à :

• assurer le suivi budgétaire et financier du programme, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre ;
• contribuer et participer aux exercices de planification budgétaire mensuels, semestriels et annuels d’Expertise France (prévisions d’atterrissage, budgets indicatifs) ;
• appuyer la passation des marchés ;
• appuyer l’organisation des missions (ordres de mission), les déplacements (prise de billets) ; plus rarement pour l’organisation d’éventuels ateliers ou bien d’évènements, etc ;
• assurer la gestion de la caisse locale et du bureau ;
• récolter et faire remonter aux collègues les copies des pièces comptables justificatives et les documents administratifs et logistiques ;
• effectuer les achats de fonctionnement du bureau en lien avec le chauffeur.

Au besoin, il appuiera également le chef de projet et l’équipe pour toute autre tâche – y compris en lien avec les questions administratives et financières de la partie ZMPP si besoin.

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins nécessaires à la bonne exécution du programme et des différents projets mis en œuvre par Expertise France en Haïti.