Les missions du/ de l'assistant.e de projet Administratif et Financier sont les suivantes :

1. Gestion administrative

• Gestion des aspects administratifs des missions d’assistance technique et de la contractualisation des experts et prestataires externes.
• Rédaction, publication et suivi des termes de références des prestataires externes en collaboration avec l’équipe.
• Rédaction des comptes rendus de réunions.
• Appui administratif à la passation de marchés : enregistrement des documents, publication, mise à jour des tableaux de bord, préparation des éléments contractuels.
• Suivi des contrats et des commandes (suivi des livrables, gestion des bons de commande, avenants…).
• Mise en page et formatage des documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications, etc.).
• Collecte, classement et archivage des documents administratifs et comptables (contrats, marchés, pièces justificatives) en version papier et électronique.
• Préparation des audits annuels et archivage des documents requis.

2. Gestion logistique

• Organisation et suivi des missions d’assistance technique et des événements spécifiques (comités de pilotage, séminaires, missions siège, etc.).
• Coordination des déplacements : ordre de mission, billets d’avion, per diem, visas, consignes de sécurité, liaison avec les ambassades françaises.
• Gestion des relations avec les prestataires (hôtels, repas, services de traduction, location de véhicules, etc.) : identification, négociation et contractualisation.
• Organisation des missions de l'équipe SOCIEUX+. 

3. Gestion financière et comptable

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables.
• Suivi des dépenses et des factures (enregistrement, relance, mise à jour des outils financiers).
• Élaboration des bons à payer (BAP) et bons à facturer (BAF).
• Vérification des engagements financiers (conventions de subvention, contrats, accords).
• Mise à jour des outils de suivi budgétaire et comptable en lien avec le calendrier d’Expertise France.
• Contribution à la préparation des rapports financiers destinés aux bailleurs de fonds.
• Appui à l’équipe pour les procédures d’audit.
• Coordination avec les services financiers et juridiques d’Expertise France.

4. Appui transverse

• Participation à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents).
• Assistance à la création de dossiers spécifiques (recherches documentaires, compilation de documents, gestion de bases de données).
• Soutien à la Cheffe d’équipe et à son adjoint pour diverses tâches liées à la mise en œuvre du projet.

📌 Des déplacements ponctuels sont à prévoir.

Basé·e à Paris, l'assistant.e de projet Administratif et financier est placé.e sous l’autorité de la cheffe d’équipe SOCIEUX+.