Le/la Chargé(e) administratif(ve), financier(ère) et de subvention (AFS) sera basé(e) à N’Djamena et sera placé(e) sous la supervision de la cheffe de projet du programme ACLEP-G5 qui oriente et supervise son travail au sein de l’équipe régionale basée au Tchad.

Le/la Chargé(e) administratif(ve), financier(ère) et de subvention travaille au quotidien avec l’ensemble de l’équipe du programme, avec des échanges fréquents avec l’équipe projet basée à Paris.

En conformité avec les procédures d’Expertise France ainsi que de l’Union Européenne, les principales missions sont :

Liste non exhaustive

1.     Gestion financière

Comptabilité :

• Assurer la tenue de la comptabilité générale et analytique ;
• Préparer les paiements (suivi de la facturation des prestations réalisées, élaboration des bons à payer, transmission au gestionnaire de compte local) et assurer un suivi de l’exécution des paiements auprès du gestionnaire de compte local ;
• Préparer les états financiers mensuels du programme, en coordination étroite avec le gestionnaire de compte local ;
• Assurer la gestion des flux de trésorerie propres au programme (approvisionnement du compte, préparation des transactions en espèces), en coordination étroite avec le gestionnaire de compte local.

Budgétisation :

• Participer à l’élaboration des budgets mensuels.

Documentation et archivage :

• Assurer l’archivage des documents financiers.

2.     Gestion administrative

Suivi administratif :

• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs ;
• Assurer le suivi de la prestation de gestion administrative du personnel réalisée par le prestataire, notamment en relation avec les contrats de travail, les justificatifs de conformité aux obligations sociales et fiscales, les demandes de congés et les absences du personnel ;
• Coordonner les relations avec les prestataires de services (cabinet de gestion RH, assurances, fournisseurs, etc.).

Documentation et archivage :

• Veiller à la bonne tenue et à l’archivage des documents administratifs.

3.     Mise en œuvre des activités du programme

Achats :

• En coordination avec le/la Chargé(e) logistique national(e), préparer les dossiers administratifs et financiers pour l’achat des fournitures, services et travaux, selon les procédures d’achat d’Expertise France ;
• Réaliser les appels d’offres, compiler les devis et offres, préparer l’analyse administrative et financière et rédiger les documents d’attribution et de contractualisation des prestataires ;
• Concourir au suivi des prestations et assurer le suivi de la facturation et paiement des prestations.

Organisation :

• En coordination avec le/la Chargé(e) logistique national(e), assurer l’organisation administrative des activités (événements, formations, missions, …).

Paiements :

• Assurer la préparation et exécution des paiements (avances, soldes, per diems, prestations, …) liés aux activités.

Documentation et archivage :

• Veiller à la bonne tenue et à l’archivage des documents administratifs et financiers liés aux activités.

4.     Gestion des subventions

Suivi des subventions :

• Assurer le suivi administratif et financier des subventions ;
• Assurer la vérification des rapports financiers et justificatifs fournis par les bénéficiaires des subventions ;
• Assurer la conformité des activités financées avec les termes des subventions.