Le/la Chargé(e) logistique sera basé(e) à N’Djamena et sera placé(e) sous la supervision de la cheffe de projet du programme ACLEP-G5 qui oriente et supervise son travail au sein de l’équipe basée au Tchad.

Le/la Chargé(e) logistique travaille au quotidien avec l’ensemble de l’équipe du programme, avec des échanges fréquents avec l’équipe projet basée à Paris.

En conformité avec les procédures d’Expertise France ainsi que de l’Union Européenne, les principales missions sont :

Liste non exhaustive

1.     Organisation des activités

Préparation :

• En coordination avec l’équipe projet, identifier les besoins logistiques et organisationnels pour l’organisation des activités (réunions, formations, ateliers, missions, …) et préparer les spécifications techniques pour les fournitures et prestations requises ;
• En coordination avec le/la Chargé(e) administratif, financier et de subvention national, préparer les dossiers techniques pour l’achat des fournitures, services et travaux, selon les procédures d’achat d’Expertise France ;
• Préparer l’analyse technique des offres et devis reçus ;
• Assurer les préparatifs logistiques pour la mise en œuvre des activités (préparation des voyages, préparation des missions, réservation les lieux et prestations, coordination avec les prestataires, …) ;

Mise en œuvre :

• Assurer la réception des prestations et livraisons des différents fournisseurs ;
• Assurer l’appui logistique à la mise en œuvre des activités (préparation de la salle, des supports et des fournitures, coordination des déplacements et des véhicules, suivi et vérification des prestations de service (traiteur, impressions, interprétariat, photographie, …), suivi des fiches de présence ;
• Suivi des missions (coordonner les déplacements, appui au bon déroulement logistique, appui aux missionnaires, suivi des prestations) ;

Suivi :

• En coordination avec le/la Chargé(e) administratif, financier et de subvention, fournir les éléments nécessaires à la préparation des paiements des prestations et fournitures.

2.     Gestion des commandes et livraisons d’équipements et matériels

Planification :

• Appuyer l’équipe projet dans la formulation des spécifications techniques des matériels et équipements pour utilisation interne et pour les bénéficiaires ;
• Élaborer les plannings d’approvisionnement en fonction des besoins identifiés ;
• Elaborer les cahiers de charges et contribuer à l’identification des prestataires, y compris pour le transport, dédouanement et acheminement des équipements et matériels ;
• Conseiller sur le choix des modes de transport les plus appropriés (route, air, mer, etc.) en fonction des coûts et des délais ;

Mise en œuvre et gestion :

• Planifier, organiser et suivre les transports de marchandises, y compris les expéditions et les livraisons ;
• Faire les démarches nécessaires pour les demandes d’exonération, de dédouanement, d’immatriculation, d’enregistrement, etc. ;
• Suivre les expéditions et s’assurer de la bonne livraison des marchandises ;
• Gérer les éventuels problèmes de transport et mettre en place des solutions correctives ;
• Assurer la réception, le stockage et la distribution des marchandises et des équipements ;
• Tenir à jour les inventaires de stock des fournitures et équipements ;
• Veiller à l’optimisation des espaces de stockage ;
• Mettre en place des procédures de gestion de stock pour éviter les ruptures ou les surstocks.

3.     Gestion Administrative

Documentation :

• Gérer les documents administratifs relatifs aux opérations logistiques (bons de commande, bons de livraison, factures, etc.).
• Préparer les rapports logistiques pour la direction ;

Réglementation :

• Veiller à la conformité des opérations logistiques avec la réglementation en vigueur.