I.             MISSIONS PRINCIPALES

(La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives).

L'Assistant.e de Contrats assure un appui dans l'organisation et la gestion des activités liées aux procédures de passation de marchés et à la supervision des relations avec les fournisseurs. Ses responsabilités incluent également le classement et l'archivage des documents ainsi que le suivi des tableaux de suivi financier et contractuel.
L'Assistant.e de Contrats travaillera en étroite collaboration avec le Responsable du Pôle pour assurer le suivi et la bonne gestion des procédures de contractualisation et des partenariats, conformément aux réglementations en vigueur :

1. Appui administratif et juridique au Pôle Juridique :

·       Élaborer et suivre les tableaux de suivi financier relatifs aux accords-cadres conclus par l'USP ;

·       Participer aux réunions du Pôle Juridique en rédigeant les comptes-rendus correspondants ;

·       Assister la Responsable Juridique dans l’organisation et la mise en place d’activités.

2. Planification et suivi des procédures contractuelles :

·       Participer à l’élaboration du plan de passation de contrats (PPC) pour l'USP ;

·       Élaborer et maintenir des tableaux de suivi contractuel pour chaque projet sous supervision.

3. Appui dans la conduite des procédures de passation :

·       Préparer les documents nécessaires à la constitution du dossier de consultation pour les marchés inférieurs ou supérieurs à 40 000 euros HT, en lien avec la Responsable Juridique ;

·       Assister dans la gestion de la dématérialisation des procédures de passation en collaboration avec le DAJ ;

·       Aider à la mise en œuvre de négociations et sessions d'évaluation avec les candidats ou prestataires dans le cadre des Projets ;

·       Rédiger les PV d’ouverture des plis et d'attribution, ainsi que l'ensemble des pièces requises pour la passation ;

·       Vérifier la conformité des soumissionnaires et appliquer les procédures internes de Due Diligence.

4. Classement et archivage :

·       Mettre en œuvre le classement et l’archivage systématiques des pièces contractuelles conformément aux procédures internes ;

·       Fournir les documents exigés lors des audits de procédure, en lien avec le chargé de contrats.

5. Relations fournisseurs et suivi des pratiques d’achat :

·       Contribuer au suivi des relations avec les fournisseurs et prestataires en collaboration avec la Responsable Juridique ;

·       Rédiger les bons de commande pour l'USP ou les Projets associés.