Traitement des demandes et mise en œuvre du processus d’achat projet selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

Sous la supervision du / de la Responsable Administratif.ve et Financièr.e (RAF) et en lien avec les opérationnels, le/la Chargé.e de Passation de Marchés devra :

·       Participer à la mise en place de marchés–cadre pour les services pour le projet, en lien avec l’équipe projet ;

·       Conseiller et appuyer l’équipe projet dans la formulation de demandes d’achat ;

·       Réceptionner et traiter les demandes d’achat ;

·       Préparer les dossiers de consultation ;

·       Participer à l’élaboration des cahiers des charges administratif et technique en lien avec les demandeurs ;

·       Définir les critères de sélection en concertation avec les demandeurs (chef de projet, responsables de composantes) ;

·       Echanger avec le Département des Affaires Juridiques (DAJ) d’Expertise France, la cellule d’appui transverses et la coordinatrice juridique du Département Développement Durable dans l’élaboration et le suivi des procédures de passation de marché ;

·       Obtenir les validations juridiques, selon les seuils définis, et en coordination avec le DAJ au siège ;

·       Obtenir la publication des dossiers de consultation sur les plateformes de dématérialisation des achats adaptées (PLACE, JOUE) ;

·       Mettre en œuvre les achats dans le respect des règles et procédures de validation établies par Expertise France et le bailleur de fonds ;

·       Réaliser l'analyse des offres avec les prescripteurs ;

·       Négocier les offres dans le respect de la règlementation.

Suivi d’exécution des contrats et des conditions contractuelles dans le respect des règles de l’Agence

Sous la supervision du / de la Responsable Administratif.ve et Financièr.e (RAF) et en lien avec les opérationnels, le/la Chargé.e de Passation de Marchés devra :

·       Conseiller et appuyer l’équipe projet dans l’exécution des contrats de mise en œuvre ;

·       Veiller à la conformité du/des contrats aux engagements contractuels et à la règlementation en vigueur ; alerter le.la RAF en cas de risque ou d'écart ;

·       Gérer et suivre la relation avec les fournisseurs jusqu’à la livraison ;

·       Assurer le suivi des contrats-cadre et de prestation de service : émettre et gérer les bons de commande ;

·       Appuyer le suivi de facturation en accord aux offres financières contractuelles des prestataires et des sous-traitants ;

·       S’assurer que le format et les informations reportées sur les devis et factures sont conformes ;

·       Gérer les opérations de vérification, de réception des fournitures ou livrables, remise de rapports narratifs et / ou financiers selon les besoins ;

·       Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat ;

·       Initier les créations de fiches / comptes de tiers qui seront soumis au Siège pour validation ;

·       Assurer le suivi de l’échéancier des paiements : avance, acomptes et tranches de paiements ;

·       Établir le suivi des révisions de prix ;

·       Faire appliquer des pénalités si nécessaires ;

·       Rédiger des avenants ou résiliations en fonction des besoins ;

·       Appuyer l’équipe logistique et communication pour les contrats logistiques.

Passation et supervision des subventions selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

En appui au / à la Gestionnaire de subventions, le / la Chargé.e de Passations de marchés devra :

·       Contribuer à la passation du / des appel.s à projets, selon les règles d’Expertise France ;

·       Contribuer à la rédaction / révision des lignes directrices pour l’octroi de subventions conjointement avec les référents au sein de l’équipe projet, et appuyer la publication de l’appel à projets selon les règles appropriées ;

·       Participer à la tenue du / des comité.s d’évaluation ;

·       Appuyer la sélection des bénéficiaires et modifications contractuelles selon les procédures EF en lien avec le département des affaires juridiques ;

·       Préparer les contrats de subvention ;

·       Participer à la formation des bénéficiaires aux règles EF ;

·       Apporter l’appui à l’équipe projet sur la formation en subvention et conseils sur les sujets opérationnels et juridiques ;

·       Gérer les opérations de vérification, remise de rapports narratifs et/ou financiers selon les besoins ;

·       Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat ;

·       Conseiller le Gestionnaire de subvention sur l’exécution juridique des contrats de subventions ;

·       Si nécessaire, préparer des avenants / résiliations aux contrats de subventions ;

·       Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques et contractuels.

Contribuer à l’approvisionnement du bureau

Sous la supervision du / de la RAF et en lien avec l’équipe support, le / la Chargé.e de Passations de marchés devra :

·       Participer à la mise en place de marchés–cadre pour les services et fournitures du bureau ;

·       Assurer la veille et la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes, etc.) ;

·       Réaliser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau ;

·       Initier la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison ;

·       Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison et la réception.

Activités transverses 

·       Elaborer des tableaux de bord de suivi et d’analyse de l’achat ;

·       Identifier des besoins d'achat récurrents ;

·       S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés en version physiques et numérique selon les procédures internes ;

·       Assurer l’archivage légal des documents du projet,

·       Contribuer à la justification des procédures de passation de marché et des dépenses en cas d’audit ;

·       Contribuer au reporting mensuel du projet ;

·       Participer aux réunions de coordination du projet, avec les différentes composantes opérationnelles et avec l’équipe administrative et financière, afin d’apporter l’appui et le suivi nécessaires ;

·       Etre le point focal juridique du projet auprès du siège ;

·       Apporter l’expertise technique aux demandeurs concernant des règlementations locales et montages ;

·       Apporter sa contribution autant que possible dans l’élaboration du plan de passation de marchés du projet en lien avec le / la RAF et les opérationnels et appuyer sa mise à jour.

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications suivant l’évolution des activités du projet et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

Le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.