Mise en œuvre des activités d’achat :

•          Piloter les activités d’achat au sein du bureau et assurer le management des contractualisations.
•          Conseiller et appuyer l’équipe d’acheteurs à la rédaction, passation et conclusion de contrats ainsi qu’aux équipes projet pour l’exécution des contrats de mise en œuvre dans le cadre des projets de coopération.
•          Superviser le  traitement des demandes auprès des acheteurs et mettre en œuvre les processus de contractualisation.
•          Accompagner la réalisation des plans de passation de contrat pour chaque projet en lien avec les opérationnels et superviser leur mise à jour.
•          Appuyer les équipes dans l’établissement des dossiers de consultation et le suivi de bonne exécution, en particulier les marchés de travaux, en veillant aux règles spécifiques à ce type de marché (loi MOP, règles spécifiques applicables aux marchés de travaux locaux, assurances, etc.).
•          Assurer les validations juridiques, selon les seuils définis, et en coordination avec le département des affaires juridiques au siège.
•          S’assurer du bon archivage des dossiers en application des procédures internes.
• Participer aux réunions mensuelles de coordination avec les différents projets et apporter l’appui et le suivi nécessaires.

Passation et supervision des subventions :

• Contribuer à la passation des appels à projets en lien avec les équipes projets selon les règles d’Expertise France.

• Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi de subventions conjointement avec les référents au sein de l’équipe projet et de l’USP, et appuyer la publication selon les règles appropriées.
• Participer à la tenue des comités d’évaluation.
• Valider la sélection des bénéficiaires et modifications contractuelles selon les procédures EF en lien avec le département des affaires juridiques.
• Appuyer la préparation des contrats de subvention.
• Participer à la formation des bénéficiaires aux règles EF.
• Apporter l’appui aux équipes projets sur la formation en subvention et conseils sur les sujets opérationnels et juridiques.
• Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques et contractuels.

Référent juridique du bureau

• Participer au développement des projets
• Assurer les diligences d’enregistrement juridique et fiscal du bureau en Tunisie et en Libye et leur suivi auprès de la Direction Pays et en lien avec les départements concernés au siège.
• Etre le point focal juridique du bureau auprès du siège, des instances locales et des différents tiers.
• Apporter l’expertise technique aux projets et demandeurs concernant des règlementations locales, avis juridiques et montages.
• Mettre en place et suivre  les délégations de signature des collaborateurs mandatés au bureau en lien avec le département des affaires juridiques au siège.
• Superviser l’archivage légal des documents juridiques du bureau et des projets.
• Faire le lien, en collaboration avec la direction, avec les cabinets d’avocats en Tunisie et Libye.
• Participer aux chantiers du département des affaires juridiques et départements transversaux au siège.

Management

• Manager les équipes au quotidien
• Préparer, animer et superviser les plannings des équipes achats sous sa responsabilité.
• Evaluer les performances des acheteurs sous sa supervision directe.
• Former les équipes achats aux procédures.
• Organiser des ateliers de formations en achat et subventions pour les projets sur des thématiques selon les besoins identifiés.
• Participer au briefing des nouveaux arrivants en achat et subventions.

Capitalisation / Reporting

• Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d’assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables.
• Participer à la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…).
• Participer à l’analyse d’environnement achat au niveau national et régional.
• Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat.

• Remplacer provisoirement la CFT en cas d’absence sur les questions qui le/la concerne.
• Elaborer en lien avec la CFT les reportings mensuels juridiques.