Objectif général

L’objectif général de la mission est d’accompagner les institutions signataires à renforcer leurs capacités techniques en matière de communication publique et de développer la stratégie et le Plan de communication du programme Poto Mitan, conformément aux directives du PME et aux objectifs de Poto Mitan.

Objectifs spécifiques

En référence aux trois (3) sous activités et l’activité 1.1.6 et aux quatre (4) sous-activités de l’activité 1.3.9, il s’agira plus spécifiquement de : 

• Conduire un audit de la fonction de communication de l’OMRH et des administrations concernées par le programme
• Organiser des ateliers d’échanges avec le personnel en charge des systèmes d’information (gestion de l’information, branding, protection et sécurité des données)
• Procéder à l'acquisition des fournitures identifiées comme prioritaires »
• Concevoir la stratégie de communication inter et intra institutionnelle et grand public du programme Poto mitan assortie d’un plan de communication sur toute la durée du Programme ;

§  Appliquer les actions de communication et d'orientation intégrant la réduction des inégalités de genre à l'attention des usager.e.s ;

§  Appliquer les actions de communication grand public sur l’importance des démarches d’identification et d’état civil ;

§  Appliquer les actions de communication des activités des unités mobile d'identification.

Portée de la mission

Pour atteindre ces objectifs, le.la consultant.e travaillera avec les maitres d’ouvrage du Programme (OMRH, AFD), l’opérateur Expertise France, avec les points focaux membres du comité technique représentant les institutions signataires de la Charte d’engagement et de la lettre d’entente, en vue de bien cerner la vision et la logique de mise en œuvre du programme qui encadrent sa mission.

Pour l’activité 1.1.6, avec les points focaux des institutions signataires et les responsables de communication des administrations, une attention toute particulière devra être portée à l’existant et aux perspectives de chacune des administrations quant à ses préoccupations propres liées à sa mission et ses attributions.

La fonction appui conseil doit être bien mesurée et fournie à l’aune des besoins exprimés par ces administrations qui assurent la maitrise d’œuvre de l’action de renforcement des capacités techniques et opérationnelles en matière de communication publique. 

Tandis que pour l’activité 1.3.9, le consultant ou la consultante agira sous le leadership de l’OMRH et devra être à l’écoute des orientations et des recommandations des points focaux pour mener à bien sa mission. A l’occasion de ses missions de terrain, le consultant ou la consultante privilégiera une approche participative. Toutes les actions de communication doivent s'inscrire dans une logique globale de communication interne et externe. Elles seront conçues et mises en œuvre avec les Directeurs de communication des institutions signataires. Elles seront complémentaires de celles conduites par le KNFP et l'OPC. 

Ces outils stratégiques et opérationnels ont pour vocation de favoriser l’application de diverses actions de communication et d'orientation à l'attention des usager.e.s, en intégrant la réduction des inégalités de genre; d’actions de communication grand public sur l’importance des démarches d’identification et d’état civil; et finalement d’actions de communication sur les activités des unités mobile d'identification. Notamment : 

• Les administrations signataires et leur représentation dans les CRDLI seront dotés d'outils de communication en matière de diffusion d’informations sur les activités du CRLDI mobile à travers les canaux radiophoniques et par l’intermédiaire des organisations locales relais (Collectivités, Organisation de la société civile / Makòn). Notamment : Des campagnes de communication devant permettre d'expliciter les procédures d’accès, les comportements à adopter et les principes de qualité et d’égalité de genre mis en œuvre
• Une communication de masse via les canaux de la radio, des médias sociaux et des organisations locales de la société civile.

 Livrables attendus

Pour le mandat 1.1.6, pour ses trente (30) jours de mission, il est attendu que le Consultant ou la consultante accompagne l’OMRH et chaque administration à bien évaluer l’état de la fonction de communication tant au niveau de la vision, des protocoles, des outils et équipements. Une assistance est aussi à apporter à la rédaction des rapports de diagnostic.

Le consultant ou la consultante produit un rapport d’accompagnement et de diagnostic ;

Le consultant ou la consultante participe aux préparatifs des ateliers d’échanges avec le personnel en charge de la communication et des systèmes d’information (gestion de l’information, branding, protection et sécurité des données). Il ou elle produit des outils liés à l’organisation, à l’animation et au rapportage des ateliers.

Un rapport d’accompagnement et d’atelier sera soumis.

Le consultant ou la consultante aide à l’inventaire des équipements identifiés comme étant prioritaires, contribue à la rédaction du rapport d’installation et d’opérationnalisation des équipements.

Pour le mandat 1.3.9, le consultant et ou la consultante fournit, au minimum, les documents énumérés ci-après.

Dans un premier temps évalué à 50 H/j, pour la démarche globale correspondant à la stratégie de communication du programme Poto Mitan, sous le leadership de l’OMRH

• Un plan de travail initial, assorti d’une méthodologie détaillée et du plan de la stratégie de communication
• Un rapport provisoire de l’état des besoins de communication des différents acteurs de l’administrationpublique, des usagers sur la base d’un échantillonnage, en lien avec ceux évalués par l’OPC et le KNFP; 
• Un PowerPoint synthétisant ce rapport provisoire en termes de diagnostic et de recommandations qui sera présenté au cours d’un grand atelier de 100 personnes (cf. planification stratégique) pour discussion et validation par l’OMRH et les représentants des six institutions signataires de la Charte;
• La stratégie de communication du programme Poto mitan, son application expérimentale dans le département du Nord; 
• Le plan de communication ;

Dans un second temps évalué à 60 H/j, pour les trois outils opérationnels répartis à 20 H/J chacun :

• Les supports de communication ;
• La production et la diffusion dans la presse écrite et télévisée
• Des affiches pour des panneaux d'affichage
• Un atelier à chaque étape (3) d’une quarantaine de personnes

Durée et modalités pratiques de la mission

Avec une bonne articulation entre les deux activités 1.1.6. et 1.3.9 de la composante 1 et celles de la composante 2 par l’OPC et le KNFP, la mission se réalisera sous le leadership de l’OMRH auprès des services centraux des institutions signataires de la Charte d’engagement et de leurs représentations déconcentrées dans le département du Nord. La coordination et la mise en convergence des productions des services déconcentrés seront assurées par le délégué et son équipe, assisté de la direction départementale du MPCE.

Le mandat d’assistance conseil (activité 1.1.6) du consultant ou de la consultante à l’OMRH et aux institutions signataires porte sur une durée de 12 H/F/jour entre Juin 2024 et mai 2025, en complémentarité aux actions conduites en régies par les cadres techniques de l’OMRH et des institutions signataires dans le format d’une commission thématique. Celle-ci recevra une allocation de fonctionnement. Les activités sont résumées dans le tableau indicatif de mise en œuvre ci-dessous, extrait de la planification stratégique du programme.

La mission 1.3.9 est hybride (présentiel et à distance) et s’étendra entre avril 2024 et décembre 2026 sur une période de cent-dix (110) hommes jours en deux phases stratégique et opérationnelle respectivement de 50 et de 60 H/J, résumées dans le tableau indicatif de mise en œuvre ci-dessous, extrait de la planification stratégique du programme :

  Présentation des rapports

1. Rapports de la phase stratégique (50 jours/H)

Pour les différentes phases du déroulement du projet, les éléments de calendrier proposés ci-dessous sont donnés à titre prévisionnel. Une certaine flexibilité devra être observée en fonction du contexte en Haïti.

Dans les dix (10) jours qui suivent la signature du contrat, le consultant soumettra au chef de projet Poto mitan et à l’OMRH et un rapport de démarrage faisant état de sa compréhension du mandat, qui précise son approche méthodologique et présente son calendrier d’intervention sur la durée du contrat pour la mission dans son entièreté.

Sous la diligence de l’OMRH et du chef de projet Poto mitan, et par l’intermédiaire des points focaux du comité technique, ce rapport sera soumis, au niveau central, aux directeurs et responsables de communication des services centraux des institutions signataires et à ceux du KNFP et de l’OPC, ainsi qu’au niveau départemental à l’équipe du comité de suivi territorial, présidée par le délégué. 

Vingt (20) jours au maximum après l’organisation de l’atelier de restitution du rapport préliminaire, le consultant remettra à l’OMRH le rapport intermédiaire de ses travaux sur la stratégie et le plan de communication prenant en compte toutes les contributions écrites et orales reçues avant et durant ses travaux.

En consultation avec les points focaux et leurs responsables de communication, avec l’équipe technique d’Expertise France et l’AFD, l’OMRH produira ses retours sur le rapport intermédiaire dans les cinq (5) jours qui suivent sa réception. Le consultant devra en tenir compte pour finaliser ses livrables et préparer le rapport final de la première phase. Celui-ci sera remis à l’OMRH par le chef de projet Poto mitan dans les dix (10) jours suivants. Le comité technique approuvera le rapport final un délai de cinq (5) jours.

2. Rapports de la phase opérationnelle

b) Appliquer les actions de communication et d'orientation intégrant la réduction des inégalités de genre à l'attention des usager.e.s (20 jours /H)

Conformément aux données de la stratégie et du plan de communication validés, et dix jours après avoir reçu formellement la documentation traitant de l’ensemble des actions réalisées par Poto Mitan intégrant la réduction des inégalités de genre à l'attention des usager.e.s, le consultant soumettra au chef de projet Poto mitan et à l’OMRH son rapport préliminaire intermédiaire avec ses livrables de supports de communication et d’orientation.

Sous la diligence du chef de projet Poto mitan et de l’OMRH et par l’intermédiaire des points focaux du comité technique, ce rapport intermédiaire est soumis aux directeurs et responsables de communication des services centraux des institutions signataires et à ceux du KNFP et de l’OPC.

Un atelier d’une quarantaine de personnes est prévu auprès des parties prenantes identifiées ci-dessus afin d’acquérir des outils et méthodes pour mettre en œuvre des actions de communication et d'orientation intégrant la réduction des inégalités de genre à l'attention des usager.e.. Des études de cas pourraient servir de documents de travail.

Les commentaires et suggestions seront retournées dans un délai ne dépassant pas une semaine au consultant qui les intègrera dans son rapport final à soumettre à l’OMRH après 10 jours. Ce dernier convoquera le comité technique en vue d’approbation du rapport final dans un délai de cinq (5) jours.

c) Appliquer les actions de communication grand public sur l’importance des démarches d’identification et d’état civil (20 jours /H)

Conformément aux données de la stratégie et du plan de communication validés, et dix jours après avoir reçu formellement la documentation traitant de l’ensemble des actions réalisées par Poto Mitan portant sur l’importance des démarches d’identification et d’Etat civil, le consultant soumettra à l’OMRH son rapport intermédiaire avec ses livrables de supports de communication et d’orientation.

Sous la diligence du chef de projet Poto mitan et de l’OMRH et par l’intermédiaire des points focaux du comité technique, ce rapport intermédiaire est soumis aux directeurs et responsables de communication des services centraux des institutions signataires et à ceux du KNFP et de l’OPC ainsi qu’au niveau départemental à l’équipe du comité de suivi territorial, présidée par le délégué.

Les commentaires et suggestions seront retournés dans un délai ne dépassant pas une semaine au consultant qui les intègrera dans son rapport final à être soumis au chef de projet Poto mitan et à l’OMRH après 10 jours. Ce dernier convoquera le comité technique en vue de l’approbation du rapport final dans un délai de cinq (5) jours.

En miroir des activités de l’activité 1.1.6 au plan national et en écho à la phase stratégique de l’activité 1.3.9., le rapport final de la mission fera l’objet d’un atelier d’une quarantaine de personnes avec les parties prenantes identifiées ci-dessus. L’atelier pourrait se dérouler en plusieurs phases, plénières et groupes de travail, avec échanges de bonnes pratiques et études de cas. 

d) Appliquer les actions de communication des activités des unités mobile d'identification (20 jours /H)

Conformément aux données de la stratégie et du plan de communication validés pour le département du Nord, et dix jours après avoir reçu formellement la documentation traitant de l’ensemble des actions réalisées par Poto Mitan pour l’opérationnalisation des unités mobiles d'identification et leur déploiement dans les communautés reculées, le consultant  soumettra à l’OMRH son rapport préliminaire intermédiaire avec ses livrables de  production et diffusion dans la presse écrite et télévisée, d’affiche pour panneaux d'affichage.

Sous la diligence de l’OMRH et de l’Unité de coordination des Délégations et des vice délégations, et par l’intermédiaire de la délégation départementale du Nord, ce rapport intermédiaire est soumis au groupe de réflexion et à la table sectorielle identité et identification. La participation du KNFP et de l’OPC est obligatoire pour garantir l’harmonie et la mutualisation des actions de communication au niveau des deux composantes.

Les commentaires et suggestions seront retournées dans un délai ne dépassant pas une semaine au consultant qui les intègrera dans son rapport final à être soumis à l’OMRH après 10 jours. Ce dernier convoquera le comité technique en vue d’approbation du rapport final dans un délai de cinq (5) jours.

Un atelier d’une quarantaine de personnes est prévu pour ce travail spécifique auprès des parties prenantes identifiées ci-dessus. L’atelier pourra se dérouler en plusieurs phases, plénières et groupes de travail. Des exemples étrangers pourront être étudiés ainsi que des bonnes pratiques déjà opérationnelles en Haïti.