L’objectif général de la mission est d’appuyer le Maitre d’Ouvrage, la Ville de Djibouti, dans le choix des travaux à réaliser au regard du budget disponible sur le PROGOUV, de planifier ces travaux et les prochaines étapes.

La mission de façon plus spécifique vise à :

1. Définir le périmètre des réhabilitations de chaque bâtiment cible prises en charge sur le projet,
2. Réaliser les études techniques et architecturales des bâtiments cibles du projet,
3. Préparer les lots et dossiers d’appel d’offre de la mission de maîtrise d’œuvre,
4. Préparer le modèle de fiche recensant l’état des lieux des infrastructures et équipements à mettre en place au niveau de chaque bâtiment communal.

À l’issue de la phase de diagnostic, le consultant soumettra pour approbation, au Maitre d’Ouvrage (MO), les projets de réhabilitation-extension-construction de chacun des bâtiments cibles, en présentant une analyse technique et financière (avec si nécessaire différentes options avec leurs intérêts, avantages et limites) afin d’arrêter le périmètre des travaux pris en charge sur le projet.

Résultat 1 : Le plan d’actions du PROGOUV précise les travaux à réaliser, le budget nécessaire et le calendrier de réalisation.

Résultat 2 : Les conditions d’exercice des agents sont améliorées et les administrés accueillis dans des lieux conformes à leur usage.

Le consultant travaillera en étroite collaboration avec l’équipe Projet (à la fois le pool d’expertise permanent mis à disposition de la Ville par EF et leurs homologues au sein de la Mairie et des Communes) et les partenaires du projet afin d’élaborer et de mettre en œuvre le programme des travaux qui seront pris en charge dans le cadre du PROGOUV. 

Les activités prévues dans le cadre de cette mission seront réalisées en 2 phases :

Phase 1 - Elaboration du programme des travaux ;

Phase 2 - Appui à la préparation à la mise en œuvre du programme des travaux.

Ces phases sont successives et le lancement de la phase 2 dépendra de l’issue des activités menées lors de la 1^ère phase.

Phase I : Elaboration du programme des travaux.

Activité I : Recueil des données et diagnostic des sites

La Ville de Djibouti n’est pas propriétaire des bâtiments dans lesquels elle exerce ses activités de service public. La documentation relative aux sites pré-identifiés, comme faisant partie du périmètre du programme des travaux, n’a pas pu être consultée. Elle est a priori détenue par la Direction de l’Aménagement du Territoire, de l’Urbanisme et de l’Habitat (DATUH).

Cependant, figurent en annexe une liste des sites actuels occupés, souvent avec un usage mixte (Etat-commune), ainsi qu’un compte-rendu de visite de chacun des sites, élaboré par les services techniques de la Ville.

Ces derniers serviront de base pour l’étude. Le consultant devra approfondir la connaissance des besoins de chacun des sites y compris de leur situation d’origine en organisant les rencontres nécessaires et/ou en effectuant les relevés et mesures. Il élaborera un rapport de diagnostic des sites. Un point d’attention sera accordé à la situation foncière de ces sites.

Activité II : Elaboration du pré-programme des travaux

Le consultant devra fournir une esquisse des solutions architecturales et la description des prestations fournies par type de locaux. Cette proposition devra être basée sur la prise en compte de considérations telles que (i) les niveaux de service rendu à la population et les besoins en découlant (usagers et agents), (ii) les standards et les normes à respecter, (iii) l’état général des sites potentiels pré identifiés pour les réhabilitations-construction et extension, (iv) l’intégration des considérations d’efficacité énergétique des bâtiments, v) les contraintes environnementales et sociales (figurant dans la convention de financement signée avec l’AFD), (vi) la prise en compte des enjeux de genre (latrines séparées par exemple), (vii) le coût de fonctionnement des établissements, (viii) les enjeux de maintenance des infrastructures et (ix) l’enveloppe disponible pour les travaux.

Le document détaillera les performances architecturales pour les constructions nouvelles, les niveaux de prestations attendues pour les extensions-réhabilitations, les surfaces attendues par type d’infrastructure, la qualité des espaces, les équipements connexes attendus du projet (alimentation en eau et électricité, éclairage, sanitaire, …), les équipements techniques.

Il établira également un budget sur la base d’une estimation des coûts moyens (à la construction, réhabilitation, extension) par site en vue de sa sécurisation (hors d’eau, hors de risque incendie notamment) et compatible avec l’usage (Etablissement Recevant du Public) et tenant compte des besoins des utilisateurs.

Différents scénarios seront proposés en vue de moduler à la fois les coûts (y compris une estimation des moyens à mettre en œuvre pour assurer la maintenance des installations) et les modalités d’exécution en fonction des capacités et des contraintes identifiées.

L’ensemble de ces éléments sera repris, synthétisé dans un pré-programme de travaux qui sera présenté au MO et à l’équipe projet.

Activité III : Elaboration du programme des travaux : périmètre, budget, calendrier

Le programme des travaux sera établi sur la base des arbitrages effectués par le MO après présentation des résultats de la phase précédente. Il permettra d’arrêter le périmètre du programme (bâtiments concernés, type d’intervention : réhabilitation légère/de fond, extension, création + réaménagement, emprise pour les extensions/créations en lien avec les besoins de service public), le budget à intégrer dans le budget programme ainsi que le calendrier de mise en œuvre y compris les phases préalables (recrutement de la maitrise d’œuvre).

Phase 2 - Appui à la préparation à la mise en œuvre du programme des travaux.

Activité I : Elaboration d’un cadre global Environnemental & Social (E&S)

Le consultant devra élaborer un cadre global E&S intégrant les observations par site et ayant pour vocation de servir de base de travail lors de la mise en œuvre du programme des travaux. L’identification des impacts E&S (l’identification des impacts devra être différenciée selon le genre) devra porter sur les impacts directs, indirects et cumulatifs dus aux constructions nouvelles et extensions-réhabilitations et éventuelles diligences complémentaires E&S à produire au démarrage des projets. Le cadre de gestion permettra de produire un modèle standardisé de mesures de gestion des impacts les plus courants sur ce type de projet qui alimentera à son tour les DAO.

Activité II : Elaboration du DAO Maitrise d’Œuvre

Le consultant aura en charge de :

• Définir les éléments essentiels à intégrer dans les termes de référence pour le recrutement du ou des maîtres d’œuvre chargé(s) d’approfondir l’étude de programmation jusqu’à l’étape d’avant-projet détaillé le cas échéant, avec l’élaboration de plans d’exécution complets pour les différents corps d’état, en particulier les fondations et les ossatures en béton armé, les toitures ;
• Proposer des options d’allotissement des études avec une analyse avantages/inconvénients associée à chaque option : par exemple inclure les études techniques (topographiques, géotechniques, calculs de structures) dans les prestations des maîtres d’œuvres /architectes, ou bien les confier à des maîtres d’œuvre spécialisés sélectionnés séparément, ou alors à des groupements constitués par des maîtres d’œuvre/architectes et des maîtres d’œuvre spécialisés ;
• Formuler des recommandations pour le dispositif et la qualification attendus du ou des maîtres d’œuvre ;
• Identifier et formuler des recommandations sur toute éventuelle étude complémentaire à faire réaliser par la Maîtrise d’œuvre avant le démarrage des travaux concernant les sites (relevé topographique, étude de sols, études d’impact environnemental et social, etc.)

Activité III : Appui à la sélection du Maitre d’œuvre et au lancement de la mission de maitrise d’œuvre

Le consultant apportera son concours au MO et à l’équipe Projet pour préparer l’évaluation des offres en lui prodiguant des conseils et en participant à l’élaboration d’outils (grille d’évaluation notamment).

Il sera observateur lors de l’évaluation des offres et formulera ses préconisations techniques.

Le consultant participera aux réunions de lancement et de cadrage de la mission de maitrise d’œuvre et assurera un suivi régulier dans les premiers temps de la mission du respect des engagements contractuels selon des modalités à définir.

Activité IV : Appui au renforcement de la maitrise d’ouvrage :

Le consultant formulera des recommandations pour renforcer le dispositif organisationnel du MO. Ces propositions pourront s’appuyer sur l’état des lieux organisationnel du MO (ressources humaines, organisation, procédures/outils de suivi) élaboré dans le cadre du PROGOUV.

Date prévisionnelle pour le démarrage de la mission : septembre 2023.

Le nombre total de jour de travail est estimé à 45 jours.  La répartition de ces 45 jours travaillés (JT) est envisagée comme suit :

• La phase 1 mobilisera le consultant sur 15 JT en septembre 2023 ;
• La phase 2 le mobilisera sur une période de 30 JT selon un calendrier à définir.

Les activités prévues ainsi que leur phasage et le calendrier sont donnés à titre indicatif. Une note de cadrage sur le démarrage de la mission présentant la démarche/méthodologie d’ensemble sera élaborée dans les premiers jours de la mission.

Livrable 1 : Note courte de cadrage sur le démarrage de la mission présentant la démarche/méthodologie d’ensemble et ce avant la mission de terrain ;

Livrable 2 : Rapport portant pré-programme architectural assorti des éléments suivants :

• Diagnostic ;
• Proposition de priorisation des sites potentiels à partir de la liste du MO ;
• Propositions d’esquisses d’implantation des éventuels nouveaux bâtiments-extension ;
• Proposition d’esquisses de solutions architecturales et de description des prestations fournies par type de bâtiments intégrant les préconisations en matière d’amélioration de la performance énergétique et d’adaptation au changement climatique ;
• Estimation de budget des différentes options ;
• Stratégie d’allotissement et phasage du programme ;
• Chronogramme détaillé. Il est demandé au consultant de ne pas utiliser des dates calendaires (« mois d’août 2023, septembre 2023…etc. » mais un calendrier sous format « M ; M+1 » etc.) ;
• Recommandations en termes de conditions techniques et organisationnelles pour garantir la qualité de l’étude programmation architecturale et l’efficacité du dispositif de suivi des travaux ;
• Recommandations pour les études techniques complémentaires éventuellement à mener avant travaux complémentaires.

Livrable 3 : Programme des travaux : type, lieu, calendrier, chiffrage détaillé et global du coût du programme

Livrable 4 : Cadre de gestion E&S.

Livrables 5 : Outils d’évaluation et DAO Maitrise d’œuvre.