Réf.
2023/ADP/9625
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDI
Domaines d'expertises
Protection sociale et travail décent
Date limite de candidature
30/09/2023 16:59
Contrat
Salarié
Assistant.e de projets (H/F)
Département Capital humain et Développement social - CHDS > Pôle Protection sociale & Travail décent
Mis en ligne le : 26/06/2023
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
Gestion administrative et financière :
- Préparation et suivi des factures fournisseurs, des paiements des prestataires et des experts en appui au.x chargé.s de projets (élaboration des factures et des bons à payer, vérification de la conformité des pièces justificatives et factures, relances éventuelles) ;
- Appui au Chargé.e de Projets dans le suivi financier et budgétaire du projet (tient le journal de dépenses, élaboration des prévisions, préparation des clôtures annuelles, préparation d’audits, refacturation bailleur);
- Appui au Chargé.e de Projets dans le suivi administratif du projet et le reporting (relecture rapports, vérification conformité, mise en page…) ;
- Appui à la passation de marché (élaboration et publication des documents, élaboration des contrats…).
Logistique :
- Assure ou appuie l’organisation d’événements spécifiques (missions experts ou siège, séminaires et réunions) : préparation des déplacements (billets d’avion, ordre de mission), gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, DHL …) ;
Gestion opérationnelle :
- Appui le.a Chargé.e de Projets dans leur fonction de backstopping pour le suivi opérationnel du projet, notamment les échéances, la vérification de la réception et conformité des livrables ou documents opérationnels (références, mise en page, etc.) ;
- Appui dans le recrutement des experts (contribution à la préparation fiche de postes, publications, accueil des nouveaux arrivants) ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …).
Appui transverse au pôle et au département
- Participe à l’organisation de la vie du pôle et du département (organisation et participation aux réunions, séminaires, prise de notes, etc.);
- Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
Description du projet ou contexte
Au sein du département Capital humain et Développement social et sous la supervision du responsable de pôle Protection Sociale et Travail Décent , l’Assistant.e de projets intervient en priorité en appui à la gestion des tâches administratives, financières et budgétaires mais aussi sur les activités de logistique sur les projets en gestion dans le pôle.
Profil souhaité
Compétences techniques :
- Bac+3 en comptabilité / gestion
- Minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans la gestion administrative et financière et/ou le contrôle de gestion de projets de coopération
- Expérience dans la gestion de projets financés par l’Union européenne
- Connaissance des procédure de passation de marché indispensable
- Connaissance des procédures Expertise France
- Expérience des projets multi-acteurs et dans un contexte international
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
- Anglais impératif (écrit et oral)
Compétences transverses :
- Méthodique, organisé.e et réactif.ive
- Polyvalence, savoir gérer/identifier les priorités
- Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
- Capacité à travailler en équipe et forte capacités d’adaptation
Informations complémentaires
Date de prise de poste : Dès que possible
Rémunération et avantages : Package 32k€ brut annuel, mutuelle et prévoyance prise en charge à 100%, CARTE déjeuner - accord télétravail
