Le(la) chargé(e) de projet/VI est placé sous l’autorité de la Direction du Département « Gouvernance» (GOUV), à laquelle il rend compte. Son supérieur hiérarchique direct (N+1) est le coordinateur de projet sur place, en responsabilité technique et financière du projet FEXTE à GOUV.

Le(la) chargé(e) de projet résident à Phnom Penh est affecté en appui à l’expert résident sur le terrain pour la gestion du projet. En lien avec le siège d’Expertise France, le(la) chargé(e) de projet sera en charge avec le coordinateur, du bon respect des procédures de l’agence en termes de planification, mise en œuvre quotidienne d’activités, suivi financier et pilotage par objectifs du projet. En amont de sa prise de poste, une semaine d’intégration et de formation sera organisé pour lui garantir la bonne maitrise des outils et procédures EF.

Le(la) chargé(e) de projet assure la supervision et la priorisation des tâches confiées à  l’assistant(e) de projet pour tous les aspects logistiques, administratifs et financiers en lien avec les travaux et activités de l’équipe projet à Phnom Penh, les missions des experts long terme, ainsi que l’organisation des missions pour les missions d’experts court-terme et des consultants.

Le(la) chargé(e) de projet sera mobilisé(e) à temps plein sur le projet et sera en charge de :

• Pilotage, Coordination en appui du coordinateur :

• Préparer et rédiger les bilans périodiques d’exécution à transmettre au siège de l’AFD, aux agences de l’AFD, à Expertise France et aux DRI après validation du coordinateur ;
• Préparer et rédiger annuellement le bilan d’activité de l’expertise court terme de l’administration publique ;
• Préparer et informer mensuellement les autres projets du département GOUV des activités planifiées par FEXTE ;
• Préparer et organiser les comités de programmation et autres réunions de travail : invitations, préparations des supports, compte-rendu, etc.
• Contribuer aux réunions d’équipe, rédiger et transmettre les comptes rendus des réunions 
• Organiser avec les experts concernés les ateliers de présentation des activités métiers du projet FEXTE auprès des administrations fiscales et douanières et de la commande publique.

• Suivi-évaluation, capitalisation des activités mises en œuvre en lien avec le coordinateur :

• S’assurer du renseignement des données dans le cadre du reporting, utiliser les outils de rapportage existants et les compléter le cas échéant, assurer la compilation selon les besoins identifiés et rédiger les rapports périodiques d’exécution à partir des indicateurs et des graphiques illustrant la progression ;
• Mettre en œuvre la démarche de capitalisation du projet, analyser les activités afin d’identifier les axes de capitalisation et de valorisation des activités du projet, créer une bibliothèque des livrables produits par les experts pouvant faire l’objet d’une capitalisation, organiser avec les experts des ateliers de capitalisation (septembre 2024) en vue de préparer l’audit suivi-évaluation, préparer un rapport sur la démarche de capitalisation et de valorisation du projet ;
• Participer à la valorisation des retours d'expérience (missions des experts auprès des administrations, retour des bénéficiaires) et à la diffusion des bonnes pratiques (rédaction de fiches et manuels, mises à jour, partage d'expérience ...) ;
• Assurer le traitement mensuel des questionnaires de satisfaction des formations et des missions et rédiger les rapports périodiques de satisfaction à partir des indicateurs et illustrer l’évolution à partir de graphiques de progression ;
• Contribuer à la rédaction des rapports annuels sur les volets communication, suivi-évaluation et suivi-financier notamment.

• Communication :
  • Assurer la gestion de la communication du projet FEXTE ;
  • Assurer le pilotage de la lettre d’information trimestrielle FEXTE et la diffusion de la lettre après validation du coordinateur ;
  • Assurer la rédaction et la mise en ligne sur LINKEDLN des actualités du projet FEXTE après validation du coordinateur ;
  • Identifier les nouveaux besoins en termes de communication et proposer des pistes d’action afin de valoriser les activités du projet FEXTE ;
  • Améliorer les outils de communication existants et s’assurer qu’ils permettent la visibilité du projet ;
  • Alimenter les canaux de communication qui auront été retenus ;
  • Assurer la liaison avec les prestataires.

• Gestion RH, administrative et financière
  • Mobilisation de l’expertise CT auprès des administrations publiques ;
    • Diffusion des TdRs aux partenaires publics pour identification des experts de l’administration publique ;
    • Mise en relation des experts avec l’équipe projet locale ;
    • Prise de contact avec les experts et contractualisation ;
  • Suivi de la contractualisation avec les experts et gestion de la passation de marchés pour les prestations ;
  • Appui à l’organisation logistique des missions des experts selon la répartition des tâches entre l’assistante et le/la chargé(e) de projet ;
  • En lien avec l’assistante de projet, s’assurer du suivi financier du projet et des exercices y afférents, procéder au paiement des remboursements en lien avec les activités du projet ;
  • Suivi du cadre contractuel avec le bailleur : production des avenants, reportings, facturation, etc. ;
  • Suivi financier, réalisation de l’audit et clôture du projet : ces tâches seront réalisées avec l’appui de l’assistante de projet ;
  • Gérer les consommables et matériels du projet (devis, relations avec les prestataires…) ;
  • Présenter l’état d’exécution du budget aux réunions d’équipe.