Postuler

Réf.
2023/RAEF/9420

Type d'offre
Poste terrain

Type de contrat
CDDU

Domaines d'expertises
Développement urbain ; Décentralisation

Date limite de candidature
17/05/2023 16:33

Durée
32 mois

Description de la mission

Expertise France recherche un.e Responsable administratif et financier (RAF) pour intégrer l'équipe projet du volet 1 du Programme de renforcement des services publics locaux d’assainissement et déchets solides au Togo (PRSPL).

Au sein de l’équipe projet sous la supervision hiérarchique de la Cheffe de projet qui oriente et encadre son rôle, le/la Responsable administratif et financier (RAF) sera en charge de la gestion administrative, financière et logistique du PRSPL. Le/la RAF est responsable de la bonne application des procédures administratives et financières sur son périmètre. Il. elle assure une coordination fonctionnelle de l’activité et appuie les équipes dans la mise en œuvre du projet. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la Chargée de projet basée au siège d’Expertise France à Paris qui servira de relais et de point d’entrée au siège. Il/elle s’appuiera également sur les services supports du siège d’Expertise France (notamment les directions financières, juridiques et logistiques) dans la réalisation de ses missions, en lien avec la chargée de projets.

Le/la responsable administrative, financière et logistique du volet 1du PRSPL est responsable de :

  • La gestion budgétaire, financière et comptable du projet, la gestion de la trésorerie et la gestion de la caisse locale et du compte en banque : enregistrement des dépenses sur les documents de suivi financier, relations avec la banque etc.
  • La passation et le suivi des marchés, la participation aux marchés de prestation et d’achat du projet : identification des procédures, consultation des prestataires, évaluation des offres, analyse de candidatures en conformité avec le règlement des marchés publics français en vigueur chez Expertise France ;
  • La gestion administrative et logistique du projet incluant le bureau projet.

A ce titre, il/elle exécute notamment les tâches (non exhaustives) suivantes :

 Gestion financière, budgétaire et comptable

  • Concevoir et mettre à jour des outils de gestion, dont le manuel de procédures administratives et financières.
  • Suivre la consommation budgétaire du projet et maîtrise des coûts du projet (activité permanente de cost control).
  • Contrôler et vérifier l’engagement des dépenses et veiller à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes.
  • Assurer la tenue d’un suivi budgétaire à jour et répondre aux exigences de reporting internes (clôture trimestrielle et annuelle, prévisions budgétaires…) et externes (rapports financiers périodiques…).
  • Assurer l’archivage et la bonne tenue des documents administratifs et financiers. 
  • Assurer en autonomie la gestion des comptes bancaires projet et de la caisse projet (élaborer les mandats de paiement, élaborer et tenir le journal de comptes, etc.).
  • Préparer les paiements : faire les Bons à Payer (BAP) Expertise France, saisir les dépenses dans le suivi financier, suivre les paiements et archiver les documents.
  • Elaborer les procédures de décaissement des subventions allouées aux communes bénéficiaires du projet.
  • Rédiger les conventions de subvention des communes bénéficiaires.
  • Assurer le suivi financier des subventions.
  • Proposer les prévisions d’exécution budgétaires du projet, consolider les exercices de prévisions budgétaire, en assurer le suivi et l’analyse.
  • Effectuer les clôtures trimestrielles et annuelles financières et comptables du projet.
  • Organiser et assister les missions d’audit du projet.

Passation de marchés et contractualisation des experts

  • Elaborer et suivre le plan de passation des marchés d’achats de services et fournitures.
  • Elaborer et accompagner le déploiement de la partie administrative des dossiers d'appel d'offre (la partie technique sera élaborée par la cheffe de projet et les experts du projet) ainsi que les calendriers de passation et d’exécution des marchés.
  • Assurer le suivi des publications des marchés en accord avec la procédure validée.
  • Participer au processus de sélection des prestataires et d'attribution des marchés.
  • Préparer les termes de références des différents comités d’évaluation des offres et d’attribution des contrats (rôle et liste des membres) et les organiser en temps opportun.
  • Assurer le secrétariat des comités et rédiger les PV de notation des offres et d’attribution des contrats.
  • Etablir les contrats entre le projet et les prestataires ou experts sélectionnés.
  • Suivre l’exécution contractuelle des contrats réalisés.
  • Produire mensuellement une situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du rapport de suivi financier du projet.
  • Renseigner l'outil Atlas avec les informations requises.

Gestion administrative et logistique du projet incluant le bureau projet

  • Assurer la conformité des procédures, opérations du projet avec le dispositif EF au Togo et le cadre d’exécution du projet (type enregistrement administratif du projet, gestion des exonérations et paiement des taxes, etc.).
  • Organiser la partie logistique de présence à Lomé et déplacements de l’équipe projet et les missions d’expertise (achats des billets, véhicule, demandes de visas long/ponctuels,), en lien avec les départements sûreté / implantation lorsque nécessaire. 
  • Organiser la logistique des réunions, évènements, ateliers réalisés dans le cadre du projet.
  • Contribuer aux prises de rendez-vous, l’organisation de réunions de travail, la gestion d’agendas, la préparation de courrier.
  • Organiser la vie du bureau projet : gestion des stocks et acquisition des équipements, logiciels, et fournitures du bureau projet, etc.

Au niveau transversal / management

  • Former, accompagner et superviser l’assistant.e de projet qui sera recruté (accompagnement appropriation outils et procédures, management) et participer à son recrutement le cas échéant.
  • Garantir le respect des procédures internes comptables, financières et juridiques sur son périmètre en lien avec les procédures EF (siège et Togo), de la Délégation de l’Union européenne au Togo et des bonnes pratiques des en vigueur au Togo notamment des partenaires d’exécution.
  • Participer à la mise à jour du manuel des procédures, des outils et procédures de gestion du projet et est garant de leur bonne application par l’ensemble des parties prenantes. 
  • Anticiper son plans de charges ainsi que celui de l’assistant(e) admin fin, le communiquer à la cheffe de projet en soulignant les alertes/et propositions de solutions.

Dans le cadre du déploiement des activités d’Expertise France au Togo, une mutualisation des activités administratives, financières et logistiques est en cours de discussion. A ce titre il est prévu qu’une partie du temps de travail du/de la RAF (environ 20%) puisse être dédié à un autre projet de coopération mis en œuvre par Expertise France financé par l’Union européenne. Il est par ailleurs attendu que le/la RAF s’implique dans les discussions et actions de mutualisation.

Description du projet ou contexte

L’assainissement et la gestion des déchets solides sont un enjeu de taille au Togo. L’augmentation de la population urbaine, notamment dans les villes secondaires, entraine des défis sanitaires et environnementaux conséquents auxquels doivent faire face les collectivités locales. Dans un contexte de décentralisation et de transfert de la compétence des services d’assainissement et déchets aux collectivités, l’Union Européenne accompagne depuis 2015 les 5 chefs-lieux de région dans le déploiement et la pérennisation de ces services publics essentiels.

Le Volet 1 du Programme de renforcement des services publics locaux d’assainissement et déchets solides au Togo (PRSPL) s’inscrit dans la continuité de cet accompagnement et vise à appuyer les communes principales des 5 chefs-lieux de région (Tsévié, Atakpamé, Sokodé, Kara, Dapaong) dans la mise en place de filières de gestion des déchets solides et des boues de vidange performantes et pérennes. Ce programme d’une durée de 36 mois et dont la mise en œuvre est confiée à Expertise France, doit couvrir plusieurs enjeux :

  • Valoriser et pérenniser les ouvrages d’assainissement et de gestion des déchets réalisés par l’UE via l’accompagnement à la mise en œuvre des services communaux de gestion associés ;
  • Assurer un assainissement performant de ces collectivités et répondre aux problématiques de santé et de salubrité publique ;
  • Améliorer l’impact environnemental à travers une bonne gestion des services ;
  • Préparer l’autonomie des équipes municipales dans le cadre d’une dynamique de renforcement des services publics locaux.

 

Présentation d’Expertise France

 Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence Française de Développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. L’Agence intervient dans des domaines clés du développement comme la gouvernance, la santé, l’éduction, l’environnement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD). 

Profil souhaité

Qualification / Expérience professionnelle requise

  • Diplômé(e) d’un master en gestion, commerce, administration, finances, sciences économiques, coopération internationale ou équivalent ;
  • Expérience de minimum 10 ans en gestion administrative et financière de projets de coopération;
  • Expérience avérée (au moins 7 ans) en matière de gestion administrative et financière de projet européen ; une expérience au sein d’une agence de européenne de coopération est un atout ;
  • Expérience avérée (au moins 2 ans) à un poste similaire au Togo;
  • Expérience de la conceptualisation, contractualisation et déploiement de subventions avec des ONG et institutions publiques ;
  • Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projets internationaux et des composantes administratives, financières et juridiques en particulier (cycle du projet, règles financières et juridiques) ;
  • Une expérience en management est un atout ;
  • Une connaissance des thématiques liées à la décentralisation et au développement urbain est un avantage ;
  • Capacités rédactionnelle (français) et de synthèse ;
  • Sens de l’organisation et de la rigueur ;
  • Sens de la diplomatie, patience et capacité d’adaptation ;
  • Réactivité, autonomie - travail en équipe ;
  • Capacité d’organisation et de réalisation des tâches sous contrainte temporelle ;
  • Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques ;

Informations complémentaires

Documents à fournir pour la candidature

  • Un CV
  • Une lettre de motivation
  • 2 références pouvant être contactées
  • Durée contractuelle du préavis prévu par l'employeur actuel, le cas échéant

Lieu d’exécution de la mission : Lomé au Togo, avec des déplacements de terrain réguliers dans les 5 chefs-lieux de région.

Calendrier prévisionnel de mise en œuvre

  • Dès que possible

Type de contrat & rémunération : selon profil

Le processus de sélection des manifestations d’intérêt se fera en deux temps :

  • Dans un premier temps, une liste restreinte sera établie librement par Expertise France.
  • Dans un deuxième temps, les candidate(e)s sélectionné(e)s pourront être convié(e)s à un entretien

Sans réponse de notre part dans un délai de 5 semaines, veuillez considérer que votre candidature n’a pas été retenue. Les candidat.e.s intéressé.e.s par cette opportunité sont invité.e.s à soumettre leur dossier dans les meilleurs délais, Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant cette date.

Date limite de candidature : 17/05/2023 16:33

Ce site web utilise des cookies pour la réalisation des statistiques de visites. Ils nous permettent également d'assurer un bon fonctionnement de nos services. En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de ces cookies.
Pour plus d'informations, Lire la politique des cookies >>.