Expertise France recherche un.e Responsable administratif et financier (RAF) pour intégrer l'équipe projet du volet 1 du Programme de renforcement des services publics locaux d’assainissement et déchets solides au Togo (PRSPL).

Au sein de l’équipe projet sous la supervision hiérarchique de la Cheffe de projet qui oriente et encadre son rôle, le/la Responsable administratif et financier (RAF) sera en charge de la gestion administrative, financière et logistique du PRSPL. Le/la RAF est responsable de la bonne application des procédures administratives et financières sur son périmètre. Il. elle assure une coordination fonctionnelle de l’activité et appuie les équipes dans la mise en œuvre du projet. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la Chargée de projet basée au siège d’Expertise France à Paris qui servira de relais et de point d’entrée au siège. Il/elle s’appuiera également sur les services supports du siège d’Expertise France (notamment les directions financières, juridiques et logistiques) dans la réalisation de ses missions, en lien avec la chargée de projets.

Le/la responsable administrative, financière et logistique du volet 1du PRSPL est responsable de :

• La gestion budgétaire, financière et comptable du projet, la gestion de la trésorerie et la gestion de la caisse locale et du compte en banque : enregistrement des dépenses sur les documents de suivi financier, relations avec la banque etc.
• La passation et le suivi des marchés, la participation aux marchés de prestation et d’achat du projet : identification des procédures, consultation des prestataires, évaluation des offres, analyse de candidatures en conformité avec le règlement des marchés publics français en vigueur chez Expertise France ;
• La gestion administrative et logistique du projet incluant le bureau projet.

A ce titre, il/elle exécute notamment les tâches (non exhaustives) suivantes :

 Gestion financière, budgétaire et comptable

• Concevoir et mettre à jour des outils de gestion, dont le manuel de procédures administratives et financières.
• Suivre la consommation budgétaire du projet et maîtrise des coûts du projet (activité permanente de cost control).
• Contrôler et vérifier l’engagement des dépenses et veiller à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes.
• Assurer la tenue d’un suivi budgétaire à jour et répondre aux exigences de reporting internes (clôture trimestrielle et annuelle, prévisions budgétaires…) et externes (rapports financiers périodiques…).
• Assurer l’archivage et la bonne tenue des documents administratifs et financiers. 
• Assurer en autonomie la gestion des comptes bancaires projet et de la caisse projet (élaborer les mandats de paiement, élaborer et tenir le journal de comptes, etc.).
• Préparer les paiements : faire les Bons à Payer (BAP) Expertise France, saisir les dépenses dans le suivi financier, suivre les paiements et archiver les documents.
• Elaborer les procédures de décaissement des subventions allouées aux communes bénéficiaires du projet.
• Rédiger les conventions de subvention des communes bénéficiaires.
• Assurer le suivi financier des subventions.
• Proposer les prévisions d’exécution budgétaires du projet, consolider les exercices de prévisions budgétaire, en assurer le suivi et l’analyse.
• Effectuer les clôtures trimestrielles et annuelles financières et comptables du projet.
• Organiser et assister les missions d’audit du projet.

Passation de marchés et contractualisation des experts

• Elaborer et suivre le plan de passation des marchés d’achats de services et fournitures.
• Elaborer et accompagner le déploiement de la partie administrative des dossiers d'appel d'offre (la partie technique sera élaborée par la cheffe de projet et les experts du projet) ainsi que les calendriers de passation et d’exécution des marchés.
• Assurer le suivi des publications des marchés en accord avec la procédure validée.
• Participer au processus de sélection des prestataires et d'attribution des marchés.
• Préparer les termes de références des différents comités d’évaluation des offres et d’attribution des contrats (rôle et liste des membres) et les organiser en temps opportun.
• Assurer le secrétariat des comités et rédiger les PV de notation des offres et d’attribution des contrats.
• Etablir les contrats entre le projet et les prestataires ou experts sélectionnés.
• Suivre l’exécution contractuelle des contrats réalisés.
• Produire mensuellement une situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du rapport de suivi financier du projet.
• Renseigner l'outil Atlas avec les informations requises.

Gestion administrative et logistique du projet incluant le bureau projet

• Assurer la conformité des procédures, opérations du projet avec le dispositif EF au Togo et le cadre d’exécution du projet (type enregistrement administratif du projet, gestion des exonérations et paiement des taxes, etc.).
• Organiser la partie logistique de présence à Lomé et déplacements de l’équipe projet et les missions d’expertise (achats des billets, véhicule, demandes de visas long/ponctuels,), en lien avec les départements sûreté / implantation lorsque nécessaire. 
• Organiser la logistique des réunions, évènements, ateliers réalisés dans le cadre du projet.
• Contribuer aux prises de rendez-vous, l’organisation de réunions de travail, la gestion d’agendas, la préparation de courrier.
• Organiser la vie du bureau projet : gestion des stocks et acquisition des équipements, logiciels, et fournitures du bureau projet, etc.

Au niveau transversal / management

• Former, accompagner et superviser l’assistant.e de projet qui sera recruté (accompagnement appropriation outils et procédures, management) et participer à son recrutement le cas échéant.
• Garantir le respect des procédures internes comptables, financières et juridiques sur son périmètre en lien avec les procédures EF (siège et Togo), de la Délégation de l’Union européenne au Togo et des bonnes pratiques des en vigueur au Togo notamment des partenaires d’exécution.
• Participer à la mise à jour du manuel des procédures, des outils et procédures de gestion du projet et est garant de leur bonne application par l’ensemble des parties prenantes. 
• Anticiper son plans de charges ainsi que celui de l’assistant(e) admin fin, le communiquer à la cheffe de projet en soulignant les alertes/et propositions de solutions.

Dans le cadre du déploiement des activités d’Expertise France au Togo, une mutualisation des activités administratives, financières et logistiques est en cours de discussion. A ce titre il est prévu qu’une partie du temps de travail du/de la RAF (environ 20%) puisse être dédié à un autre projet de coopération mis en œuvre par Expertise France financé par l’Union européenne. Il est par ailleurs attendu que le/la RAF s’implique dans les discussions et actions de mutualisation.