Vos missions seront les suivantes:

 Gestion administrative :

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des activités de suivi, évaluation et capitalisation : enregistrement / archivage des documents, préparation des dossiers ;
• Prépare les contrats de prestation de service et de subvention ;
• Appuie la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
• Saisit et met à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ;
• Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
• Gère les tâches administratives de secrétariat.

Gestion budgétaire et financière :

• Assure la tenue et la mise à jour des fiches de suivi financier des activités de suivi, d’évaluation et de capitalisation de L’Initiative ;
• Vérifie la conformité des justificatifs des dépenses et factures des prestataires et des remboursements liés aux missions, suit les avances et leurs soldes ;
• Participe aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;
• Appuie à la préparation des évaluations finales des

Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, journée scientifique, …) : déplacements (réservation de billets d’avion, établissement de per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, restauration, services de traduction, …) ;
• Elaboration des ordres de mission relatifs aux travaux de l’unité SERA.

Gestion et traitement de données simples

• Extraction et nettoyage de données quantitatives simples pour l’unité SERA ;
• Aide à la préparation et collecte de la documentation pour des sujets d’études, d’évaluation et de capitalisation de l’unité SERA ;
• Amélioration et développement d’outils de coordination et de gestion d’équipe et des travaux.

Appui transversal :

• Création et amélioration de présentation visuelle : PowerPoint/ visualisation/ graphisme, mise en page ;
• Participe à l’animation des réunions organisées par l’unité SERA en assurant la prise en main et l’utilisation des outils numériques d’animation (wooclap, Kahout, zoom) ;
• Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …) et de suivi évaluation et capitalisation.
• Participe et contribue aux activités transversales du programme L’Initiative.