Réf.
2023/JEAPE/8961
Type d'offre
Poste terrain
Type de contrat
CDDU
Secteurs d'activité
Menaces globales et criminalité organisée
Date limite de candidature
16/04/2023 23:59
Contrat
Portage salarial / Cabinet d'expertise
Durée
13 mois
RELANCE Junior Events and Procurement Expert au sein du projet ESIWA (H/F)
Département Paix, stabilité, sécurité - P2S > Pôle Menaces globales et criminalité organisée
Mis en ligne le : 07/02/2023
EUROPE CONTINENTALE
BELGIQUE
BRUXELLES
Description de la mission
L'expert junior en événements et marchés publics sera supervisé par le coordinateur du projet ESIWA et géré par le codirecteur. Il/elle travaille au quotidien avec l'équipe du projet, notamment le co-directeur d'Expertise France, le coordinateur du projet, le coordinateur thématique de la cybersécurité, le coordinateur thématique de la sécurité maritime et l'expert en communication. Il/elle aura des échanges fréquents avec le chef de projet et les assistants de projet au sein de l'unité des affaires stratégiques au siège d'Expertise France à Paris.
Le poste requiert un haut degré d'autonomie et des compétences relationnelles afin de travailler dans un environnement européen, international et multiculturel, ainsi qu'une bonne maîtrise de l'anglais et du français. Des missions à l'étranger sont prévues.
A titre indicatif et non exhaustif, les tâches de l'assistant de projet comprendront :
- Le soutien à la planification des activités.
- Trouver des itinéraires optimisés en termes de coûts, et réserver des vols/tickets de train en utilisant la plateforme EF.
- Gérer les processus de visa et toutes les formalités administratives préalables au voyage.
- Identifier et contracter les hôtels pour les activités (hébergement des participants, salles de conférence, salles de réunion, pauses café, restauration, cabines de traduction, etc.), conformément aux règles des marchés publics d'EF.
- Passation de contrats avec des traducteurs et des interprètes.
- Organisation des transferts de l'aéroport et des transports locaux si nécessaire.
- Rédaction de lettres d'invitation.
- Préparation des badges, des plaques nominatives et des feuilles de présence.
- Préparation des ordres de mission pour les membres de l'équipe de projet et les experts à court terme.
- Rédaction de tout contrat de service lié à l'activité.
- Préparation de tout autre document nécessaire à la soumission des contrats à la signature du siège.
Soutenir la mise en œuvre des activités :
- Enregistrer les participants aux activités (en charge du bureau d'enregistrement).
- Préparer et distribuer les per diem et récupérer les pièces justificatives des participants/experts (carte d'embarquement, etc.).
- Préparer, distribuer et collecter les formulaires d'évaluation pendant les activités.
Soutenir la clôture des activités :
- Collecter et préparer les pièces justificatives requises pour les paiements et soumettre les demandes de paiement au siège.
- Consolidation des données des formulaires d'évaluation.
- Archiver les documents du projet sur les serveurs EF en vue des audits.
- Mise à jour de la base de données des contacts après chaque activité.
- Mise à jour de l'outil de suivi des contrats.
- Diverses autres tâches de secrétariat.
Description du projet ou contexte
Expertise France est l'agence publique française de coopération internationale. Elle conçoit et met en œuvre des projets qui visent à contribuer au développement équilibré des pays partenaires, en cohérence avec les Objectifs de développement durable (ODD) de l'Agenda 2030 et les priorités de l'action extérieure de la France.
L'agence atteint cet objectif en mettant en œuvre des projets dans les principaux domaines de l'action publique :
- Gouvernance démocratique, économique et financière
- Paix, stabilité et sécurité
- Climat, agriculture et développement durable
- Santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d'ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l'expertise, et une fonction de coordinateur associant à la fois l'expertise publique et les compétences du secteur privé.
Le projet ESIWA ("Enhancing Security Cooperation in and with Asia") est financé par l'Union européenne, conjointement avec le ministère fédéral allemand des Affaires étrangères et le ministère français de l'Europe et des Affaires étrangères. L'action vise à soutenir le renforcement de l'engagement de l'UE en matière de sécurité dans et avec l'Asie en soutenant une coopération sur mesure avec une première série de cinq pays pilotes (Inde, Indonésie, Japon, République de Corée, Singapour et Vietnam), regroupant les efforts de l'UE en matière de sécurité avec le pays concerné, en particulier dans quatre domaines thématiques : la lutte contre le terrorisme/la prévention de l'extrémisme violent (CT/PVE), la cybersécurité, la sécurité maritime et la gestion des crises (PSDC/le maintien de la paix). Ces domaines reflètent les intérêts et les priorités de l'UE, ainsi que les besoins des pays pilotes identifiés à ce jour.
L'objectif général de l'action est de renforcer la coopération de l'UE en matière de sécurité et de défense en Asie et avec l'Asie.
Ses objectifs spécifiques sont les suivants :
- Dialogue politique : soutenir des dialogues de sécurité plus profonds et plus opérationnels avec les pays partenaires.
- Coopération et renforcement des capacités : promouvoir une plus grande convergence entre les politiques et les pratiques de l'UE et des pays partenaires, y compris les politiques d'égalité des sexes et les liens avec les plans d'action nationaux relatifs à la résolution 1325 du Conseil de sécurité des Nations unies sur les femmes, la paix et la sécurité.
- Diplomatie publique : accroître la sensibilisation internationale et la reconnaissance de l'UE en tant que fournisseur de sécurité.
Profil souhaité
Qualifications et compétences
- Diplôme d'enseignement supérieur en gestion administrative, en événementiel, en tourisme ou dans des domaines connexes.
- Maîtrise des outils Microsoft Office (principalement Excel et Word).
- Familiarité avec les outils et technologies utilisés dans la gestion des voyages (plateforme etc...
- Capacité à s'adapter rapidement à l'environnement de travail.Excellent sens de l'organisation et attention aux détails.
- Bonne gestion du temps et capacité à hiérarchiser des échéances multiples et concurrentes.
- Aptitude à la résolution de problèmes, flexibilité et capacité à répondre de manière calme et créative aux situations d'urgence.
- Réactivité et bonnes compétences interpersonnelles.
- Bonnes capacités de communication et maîtrise du français et de l'anglais écrits et parlés.
- Intérêt pour la coopération internationale.
Expérience professionnelle
- Expérience d'au moins trois ans dans un poste similaire.
- Une expérience en tant que tour-opérateur et organisateur d'événements serait un atout.
- Une expérience avec des responsables politiques de haut niveau, des ambassades et des organisations internationales serait un atout.
- Une connaissance des institutions et agences de l'Union européenne, de leurs mandats et de leurs rôles serait un atout.
Informations complémentaires
- Lieu de la mission : Bruxelles, Belgique avec des déplacements réguliers en Europe et en Asie.
- Date de début : dès que possible
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.