Le/la chargé.e de projets administratif et financier sera en charge plus spécifiquement de la gestion administrative et financière du projet EQUIP 2 (https://www.expertisefrance.fr/actualite?id=868689) ainsi que du projet Basketball Experience (https://www.expertisefrance.fr/fiche-projet?id=830633). La répartition des projets entre les chargé.es de projet pouvant évoluer selon les profils et l’évolution du portefeuille de projets.

Pour le projet Basketball Experience, dont la mise en œuvre est portée au siège d’Expertise France à Paris, le/la Chargé.e de projet administratif et financier interviendra au sein d’un trinôme avec la Chargée de projet en charge de la coordination et l’assistante de projet en charge des aspects de logistique et du suivi des dépenses.

Pour le projet EQUIP2, le/la Chargé.e de projet administratif et financier soutiendra depuis le siège l’équipe de mise en œuvre positionnée à Khartoum sur les aspects administratifs et financier.

Activités de gestion financière et de logistique

• Met à jour les outils de suivi financier internes à l’Agence, conformément aux procédures et outils internes d’Expertise France ;
• En fonction des besoins, met en place des outils de suivi financier internes aux projets et accompagne les équipes projet à leur appropriation ;
• Assure le travail de planification budgétaire annuel et pluriannuel et valide les demandes d’approvisionnement des projets ;
• Assure le suivi financier de l'exécution budgétaire des projets et est le garant de la conformité des dépenses réalisées dans le cadre des projets, selon les procédures internes à Expertise France, avec l’appui de l’assistante de projet ;
• Prépare le reporting financier bailleur (contractuels) selon les procédures en vigueur ;
• Prépare la clôture budgétaire annuelle et les audits, avec l’appui de l’assistante de projet ;
• Avec l’appui de l’assistant.e de projet assure la gestion des aspects logistiques du projet (voyages et missions, frais, visa, moyens divers de fonctionnement...) ;
• En lien avec l’assistant(e) de projet, supervise la bonne coordination avec l’équipe terrain au Soudan et les partenaires du projet sur les aspects financiers.

Activités de gestion administrative et contractuelle

• Accompagne l’appropriation des procédures et des outils par les équipes des projets et s’assure de leur bonne application par l’ensemble des parties ;
• Contribue à l’identification des besoins et à la mise à jour des tableaux de bord/suivi existants en ce qui concerne la gestion administrative et contractuelle ;
• Participe à l’identification des ressources nécessaires (experts, prestataires, etc.) au regard des termes de référence définis par les équipes projet et met en place les cadres contractuels nécessaires (appels d’offres, contractualisation directe) ;
• Gère les contrats en cours des projets en lien avec la Direction des affaires juridiques d’Expertise France ;
• Supervise la préparation et le lancement des appels à projets, et appuie les équipes des projets dans la gestion des subventions ;
• Participe à la mise à jour du manuel de procédures et contribue à l’élaboration des outils et procédures internes de gestion des projets, dans le respect des procédures internes d’Expertise France ;
• Veille au classement des documents administratifs et contractuels.

Activités d’appui à la mise en œuvre des projets

• Participe au suivi des activités du projet aux différentes phases du cycle du projet, en lien avec le Chargé de projet en charge de la coordination ;
• Participe au suivi des activités de.s autre.s projet.s sur le.s quel.s, il/elle sera impliqué.e au sein du portefeuille de projets Education et enseignement supérieur ;

Processus de capitalisation

• Participe à la valorisation des retours d’expérience et à la diffusion de bonnes pratiques ;
• Contribue aux phases de développement ou de mise en œuvre de nouveaux projets auprès d’autres collaborateurs du département.

En fonction des besoins du département, le/la Chargée de projet administratif et financier peut être amené.e à intervenir sur d’autres dossiers en cours ou en développement dans le domaine de l’éducation.