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Réf.
2023/ADPAEF/8843

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDD

Date limite de candidature
31/01/2023 11:18

Contrat
Salarié

Durée
5 mois

Description de la mission

Principales missions :

Volet financier :

Suivi financier des projets

  • Mise en paiement et suivi des dépenses (traitement différents paiement : prestataires, experts, partenaires…Etc.) relances et enregistrements.
  • mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
  • Renseignement du journal de dépenses et fiabilisation de l’information financière (ajout les nouvelles dépenses, retraitement /harmonisation des libellés budgétaires, vérification des formules, vérification de la cohérence des écritures d’inventaire, etc .)
  • Réconciliation du journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle – rapprochement -
  • Préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques), en collaboration avec le CPAF

Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger

  • Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain
  • Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
  • Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
  • Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
  • Liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.
  • Soutien en renfort/appui technique aux comptables terrain.
  • Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrain
  • Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives

 

Gestion des partenaires

  • Suivi des dossiers partenaires, conventions et subventions des différents projets
  • Vérification les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions
  • Mise à jour et suivi des paiements partenaires avec la comptabilité

Volet contractuel :

  • Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subventions
  • Indexation, classement et archivage des documents
  • Réalisation des tâches administratives de secrétariat
  • Saisie et mise en forme de documents
  • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents)
  • Mise à jour des tableaux de bords
  • Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel
  • Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…)
  • Appui au suivi administratif des dossiers expert clé géré par le siège dans le cadre du projet

Volet logistique (de manière subsidiaire en appui des assistants logistiques)

  • Organisation d’événements (comité de pilotage, mission siège, mission expert…)

    Principales missions :

    Volet financier :

    Suivi financier des projets

    • Mise en paiement et suivi des dépenses (traitement différents paiement : prestataires, experts, partenaires…Etc.) relances et enregistrements.
    • mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
    • Renseignement du journal de dépenses et fiabilisation de l’information financière (ajout les nouvelles dépenses, retraitement /harmonisation des libellés budgétaires, vérification des formules, vérification de la cohérence des écritures d’inventaire, etc .)
    • Réconciliation du journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle – rapprochement -
    • Préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques), en collaboration avec le CPAF

    Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger

    • Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain
    • Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
    • Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
    • Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
    • Liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.
    • Soutien en renfort/appui technique aux comptables terrain.
    • Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrain
    • Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives

     

    Gestion des partenaires

    • Suivi des dossiers partenaires, conventions et subventions des différents projets
    • Vérification les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions
    • Mise à jour et suivi des paiements partenaires avec la comptabilité

    Volet contractuel :

    • Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subventions
    • Indexation, classement et archivage des documents
    • Réalisation des tâches administratives de secrétariat
    • Saisie et mise en forme de documents
    • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents)
    • Mise à jour des tableaux de bords
    • Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel
    • Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…)
    • Appui au suivi administratif des dossiers expert clé géré par le siège dans le cadre du projet

    Volet logistique (de manière subsidiaire en appui des assistants logistiques)

    • Organisation d’événements (comité de pilotage, mission siège, mission expert…)

Description du projet ou contexte

SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / Pôle Menaces Globales / Unité Contre-terrorisme

Sous la supervision du Coordinateur d’Unité, et en lien avec le reste de l’équipe de l’Unité, le/la Assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, contractuel et administratif, la mise en œuvre des projets relevant du portefeuille de l’unité Contre-terrorisme. Au sein de l’unité de gestion fonctionnelle, il/elle travaillera aux côtés des chargé.e.s de projets et des autres assistants de projets afin de répondre à leurs besoins opérationnels et les appuyer sur les volets financiers.

Profil souhaité

Qualifications et compétences :

  • BAC+ 2 en comptabilité ou en gestion ou tout diplôme équivalent.
  • Maîtrise du pack office (Word, Excel)- Excel niveau maitrise.
  • Maîtrise du français et de l’anglais
  • Bonnes capacités rédactionnelles

 

Expérience professionnelle :

  • Expérience professionnelle minimum d’1 an sur un poste d’assistant de projet ou équivalent.

 

Compétences et qualités recherchées :

  • Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités
  • Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés
  • Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
  • Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative
  • Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe

 

Informations complémentaires

Lieux: 40 Boulevard de Port Royal, Paris 5

Contrat: CDD de 5mois ( En remplacement d'un congé maternité) avec possibilité de prolongation

A pourvoir dès le 1 février

Date limite de candidature : 31/01/2023 11:18

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