Le/la Responsable Administratif et Finances (RAF) est placé(e) sous la supervision du coordinateur du programmeCFT/AML. Ce dernier oriente et supervise son travail au sein de l’équipe basée à Bruxelles.

La supervision fonctionnelle est assurée par la chargée de projet et le chargé de projet administratif et financier au siège à Paris, qui ont pour rôle de le ou la former et de valider les rapports financiers.  

Le/ la RAF travaille avec l’ensemble de l’équipe conjointe du programme à Bruxelles, avec des échanges fréquents avec l’Equipe projet d’Expertise France à Paris.

Ainsi, il/elle travaille au quotidien avec l’équipe d’experts techniques à Bruxelles, le chargé de projet responsable au siège, le chargé de projet administratif et finances et les assistants projets à Paris, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition.

Le poste implique une grande autonomie, et un relationnel correspondant au travail dans un milieu européen, international et multiculturel, ainsi qu’une très bonne maîtrise de l’anglais et du français.

Les principales missions sont listées ci-dessous.

Supervision de la gestion administrative et logistique du projet :

En lien avec le coordinateur du projet, le/la RAF :

• Assure la rédaction et la mise en œuvre des contrats d’experts court terme
• Contrôle le tableau de suivi des contrats d’expertise court terme
• Rédige et supervise l’exécution des contrats-cadres signés dans le cadre du projet
• Assiste le coordinateur dans la préparation des contrats, dans le cadre des règles de passation des marchés publics françaises.
• Supervise les achats effectués par le projet
• Veille à l’obtention des visas d’exonération des factures d’achat pour le compte des fournisseurs
• Se tient informé aux évolutions des procédures UE et EF et suit, le cas échéant, les formations nécessaires.

 Gestion financière et budgétaire du programme :

En conformité avec les procédures UE et EF,

• garantit l’enregistrement des dépenses dans le suivi financier, analyser les tableaux de suivi et clôture comptable et autres échéances financières selon le calendrier EF 
• garanti la conformité des pièces justificatives et factures, et l’archivage 
• Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif)
• Assure le suivi budgétaire des dépenses terrain en vue de l’élaboration de rapports financiers.
• Assure la prévision mensuelle des dépenses et des demandes d’approvisionnement
• Garantie le suivi des dépenses et des avances (pièces justificatives, Journal des dépenses, rapprochement bancaire, inventaire caisse etc). Le suivi est assuré par l’AP Finances
• Contrôle les documents d’engagement et du suivi des règles du marché public
• Assure la transmission des pièces justificatives au siège d’EF à Paris
• Assure l’archivage des pièces justificatives en ligne et papier
• Appuie le siège EF dans l’élaboration de rapports financiers auprès de l’UE.
• Appuie le Coordinateur sur la contribution du terrain à l’élaboration des rapports financiers mensuels
• Assiste l’équipe projet dans la gestion des dépenses de fonctionnement du projet