Au sein du département « Economie durable et inclusive », sous la supervision de la cheffe de mission basée au Bénin et de la Responsable de l’unité « culture et patrimoine » basée à Paris, le.a chargé.e de mission assistera la cheffe de projet dans la gestion globale et le suivi de la mise en œuvre du projet.

Il/Elle s’appuie sur les ressources et services mis à disposition au sein de l’établissement.

Le poste est basé à Cotonou avec des déplacements réguliers à Abomey et Porto-Novo

L’étendue des missions, activités et responsabilités du/ de la chargé.e de mission est fixée dans le cadre du rôle qui lui est confié au sein de son département. La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives. Il/elle devra travailler sur tous ces aspects en coordination étroite avec la cheffe de mission, les consultants mobilisés par Expertise France ainsi que les départements sectoriels compétents, le cas échéant.

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets,
• Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques,
• Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions,
• Participe aux processus de recrutement des experts,
• Est en charge de la rédaction des contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
• Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité (compliance) interne

GESTION FINANCIERE DU PROJET

• Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses terrain, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes,
• Assure le suivi des procédures de reporting mensuel demandé par le siège,
• Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers et la cheffe de projet,
• Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier,
• Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain
• Tient à jour les tableaux de bord existants,
• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords, bon de commande)

GESTION LOGISTIQUE DU PROJET

• Assure et/ou appuie l’organisation logistique d’événements (réunion de pilotages, missions d’expertises, missions siège...),
• Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements (ordre de mission, billets d’avion), hébergement, per diem, visa, documentation projets,,...
• Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation (hôtel, repas, etc.),...

Applique les procédures d’achat interne et externe,