Gestion administrative :

• Appui aux chargé.es de projets sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…).
• En lien avec les chargé.es de projet, appui administratif à la passation de marché : formatage et enregistrement des documents, publication, élaboration des contrats ;
• Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) et classement.
• Rédaction de comptes rendus de réunions ;
• Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique.

Gestion budgétaire et comptable :

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Vérification des engagements de dépenses (conventions de subventions, contrats et accords)
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• Correction et consolidation des journaux caisses et bancaires du terrain En coordination avec les chargé.es de projet, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Préparation des clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires et effectue les rapprochements comptables;
• Préparation des audits annuels et finaux des projets.

Gestion logistique :

• En coordination avec les chargé.es de projet et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long-terme, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participant.es, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
• Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité.

Appui transverse au département

• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …) ;

Des déplacements à l’étranger (Afrique subsaharienne notamment) peuvent être requis dans le cadre des projets.

La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.