Vis-à-vis d’Expertise France, il/elle est placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur adjoint projet Expertise France. Il/elle travaille en lien fonctionnel avec un.e Chargé.e de projets au siège. Il/elle pourra également être en lien avec les services transverses d’Expertise France selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication, suivi-évaluation, etc.).

En appui du Directeur adjoint projet Expertise France et en coordination avec l’équipe sur le terrain et le chargé de projet au siège Expertise France, les principales missions pourront être les suivantes :

Gestion logistique

• Il/Elle assure et/ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...) ;
• Il/Elle contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements (ordre de mission, billets d’avion), hébergement, per diem, visa, documentation projet, en lien avec le siège Expertise France ;
• Il/Elle gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation (hôtel, repas, services de traduction, etc.) ;
• Il/Elle répond aux sollicitations logistiques de l’équipe européenne d’experts pour le support technique aux axes de travail de la TEI MAV+ ;
• Il/Elle répond aux sollicitations logistiques de l’expert.e déployé au sein du PAVM (Addis-Abeba) ;
• Il/Elle applique les procédures d’achat interne et externe.
• Il/Elle applique les procédures de sécurité (des biens et des personnes), en lien avec la coordination des fonctions support, le point focal Sécurité et avec l’appui de la direction Sûreté du siège.

Gestion administrative/contractuelle

• Il/Elle gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
• Il/Elle aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques ;
• Il/Elle assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité (compliance) interne.
• Il/Elle assure le suivi des délais pour les livrables produits dans le cadre du Support Technique pour la TEI MAV+.

Gestion financière

• Il/Elle vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège et Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes ;
• Il/Elle contribue à l'élaboration des rapports financiers à destination du bailleur (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec le/la Chargé.e de projets référente au siège ;
• Il/Elle appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec le/la Chargé.e. de projets référente et le/la Responsable Administratif et Financier des projets référente au siège ;
• Il/Elle vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain ;
• Il/Elle tient à jour les tableaux de bord existants ;
• Il/Elle vérifie les engagements (contrats et accords).

 Appui transversal

• Il/Elle participe à l'organisation de la vie de l’équipe basée à Bruxelles (organisation de réunions, prise de note, rédaction de comptes rendus et synthèses de rapports, relecture de documents administratifs, développement d’outils de coordination, etc...).