La mission de coopération technique consiste en la réalisation d’une formation portant sur la gestion de la qualité auprès du personnel du laboratoire national de santé publique A. Defillo (LNSPAD) et du laboratoire vétérinaire central (LaVeCen).

Il s’agit plus spécifiquement de :

Concevoir et réaliser une formation en « gestion de la qualité » destinée aux personnels du LNSPAD et du LaVeCen[1], à partir des priorités identifiées lors de la mission d’évaluation réalisée en mars 2022 ainsi que des avancées réalisées par les parties prenantes.

Afin de tenir compte des disponibilités du personnel, la formation pourra avoir lieu par demi-journées pendant une durée de deux semaines. Le déroulement sera à clarifier avec les partenaires et avec l’appui de l’équipe projet sur place.

Cette mission devra aussi tenir compte du contexte du projet dans le cadre duquel elle s’inscrit et qui vise le renforcement du système de gestion de la qualité du laboratoire Defillo. Il convient de noter que le LNSPAD souhaite à long terme obtenir l’accréditation ISO 15189 pour les principales analyses (tuberculose, VIH, paludisme, SARS-CoV-2. Dans ce contexte, le laboratoire a initié l’élaboration d’un manuel de qualité. Des discussions portant sur les avancées réalisées et la stratégie d’accompagnement à déployer devront être initiées et facilitées, conjointement avec l’autre expert mobilisé par Expertise France.

Les principes généraux suivants seront appliqués afin de conduire la prestation :

• La mission sera mise en œuvre conjointement avec un expert d’Expertise France, avec l’équipe projet basée au siège et à Saint Domingue ainsi que les points focaux du LNSPAD et du LaVeCen.
• Les activités seront déployées de façon participative.
• La méthodologie devra prévoir une mission sur le terrain ainsi que la possibilité de travail et d’appui à distance.
• Les livrables devront être validés par les partenaires dominicains lors de séances participatives.

Des échanges auront lieu tout au long de la mission afin de préciser la structure, le contenu et le format des livrables.

Déroulement de la mission

L’expert.e réalisera la mission conjointement avec un expert d’Expertise France. Elle ou il contribuera à la préparation, la mise en œuvre et la production des rapports de l'ensemble de l'activité.

Deux personnes ont également été désignées “responsable de la qualité” au sein du LNSPAD, sous la coordination du coordinateur technique du LNSPAP. Elles devront être associées à la préparation de la mission.

Les principales tâches attendues incluent :

(i) Phase de cadrage :

Au cours de la phase préparatoire, l’expert.e devra :

• Après la notification du contrat, tenir une réunion de cadrage avec le comité de suivi (au minimum partenaires, équipe projet terrain et siège, AFD) afin de préciser les attentes, vérifier la bonne compréhension des termes de référence, ajuster les objectifs de la mission, affiner la méthodologie et le programme de la mission ;
• Conduire un travail de revue documentaire qui permettra d’identifier les informations existantes et manquantes, d’orienter les réflexions à mener en plus des pistes déjà identifiées et d’enrichir la méthodologie ;
• Basée sur des entretiens préliminaires et sur une première analyse de la documentation disponible, produire une note de cadrage (qui ne devra pas excéder 5 pages), et dans ce cas précis comprendra les objectifs pédagogiques, la méthodologie et le contenu de la formation (livrable 1).

Cette phase préparatoire permettra de valider la méthodologie proposée par le(s) expert(s).

(ii) Phase de missions terrain

La mission devra inclure :

• Des visites de terrain ;
• Des séances de travail participatives avec les parties prenantes du projet et l’équipe projet sur le terrain ;
• La rédaction des comptes-rendus de réunion ;
• Des séances de formation conformément au planning et au contenu accordés avec les parties prenantes du projet ;
• Des ateliers de restitution et de clôture.

(iii) Phase de reporting et rédaction des livrables

Livrables

La prestation donnera lieu à la soumission de livrables.

Livrable pré-mission :

Livrable 1 : Une note méthodologique, détaillant l’approche de travail, les outils et les méthodes à employer, une analyse des risques, etc. S’agissant des formations, les objectifs, le contenu et le planning devra être présenté et validée par les partenaires. Cette note sera élaborée conjointement avec l’expert d’Expertise France.

Modalités de soumission : Ce livrable intermédiaire devra être transmis au membre de l’équipe projet responsable de la mission au moins 5 jours ouvrables avant le début de la mission.

Livrables finaux :

Livrable 2 : Rapport conjoint de formation en « gestion de la qualité » qui inclut le matériel de formation et les différents outils développés ainsi que les listes des participants aux formations.

Livrable 3 : Un rapport de mission qui comprendra un état des lieux des avancées réalisées par le laboratoire dans l’élaboration de leur manuel de qualité, un résumé des sessions de travail organisées ainsi que des recommandations.  

Modalités de soumission :

Une première version provisoire du rapport devra être remise au plus tard 5 jours ouvrables après la fin de la mission au membre de l’équipe-projet responsable du suivi de la mission. 

Les commentaires de l’équipe-projet devront être remis au plus tard 5 jours ouvrables après réception de la version provisoire.

L’intégration des commentaires devra être réalisée par les expert.e.s mobilisé.e.s dans un délai de 5 jours ouvrables après réception.

La version finale devra être validée par l’équipe projet et les partenaires dans un délai 10 jours ouvrables.

[1] Laboratorio Veterinario Central (dépend de la Dirección General de Ganadería  (DIGEGA) au sein du Ministerio de Agricultura (MA)