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Réf.
2022/ADPAEF/8238

Type d'offre
Poste Siège

Type de contrat
CDDU

Date limite de candidature
11/09/2022 12:11

Contrat
Salarié

Durée
7 mois

Description de la mission

Gestion administrative :

  • Est en charge de la gestion administrative des dossiers liés aux projets (bailleurs, fournisseurs, clients, etc.)
  • Est en charge de la gestion et de la mise à jour des données identitaires du projet sur le logiciel ERP Atlas
  • Génère la demande d'ajout du code analytique projet dans nos outils
  • Prépare et gère des contrats d’expertise et prestation de services liés aux projets
  • Est en charge de la gestion et du suivi du recrutement des experts (suivi administratif, publication de l'offre, etc.)
  • En lien avec le/la chargé(e) de projet, suit les procédures de passation des marchés (subvention, expertise, services, etc.)
  • Réalise les vérifications de compliance "Accuity/ EDES" dans le cadre des marchés attribués par l'Agence
  • Est en charge de la gestion du portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation                                                             
  • Fait le suivi et l'archivage des contrats partenaires/bénéficiaires/ et tout document ou pièces justificatives liées au projet y compris financiers et de logistique des missions

Gestion budgétaire et comptable :

  • Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (location de salle, interprétation, restauration, etc.
  • Assure la logistique des participants des missions/évènements
  • Prépare et fait valider les ordres de mission                       
  • Réserve les billets d'avion, les hébergement des participants missions/ évènements                                                                           
  • Prépare et procède au paiement des PERDIEM /ERF des missions                                                        
  • Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité dans le cadre des missions

Gestion budgétaire, financière et comptable

  • Vérifie la conformité et la cohérence des pièces justificatives de dépenses (siège/terrain) avant leur règlement
  • Prépare les BAPs (bon à payer) et suivre le règlement des prestataires externes de service et d’expertise
  • Met à jour le JDD (journal de dépenses) sur les outils internes
  • Paramètre le suivi financier en début de projet
  • Met à jour mensuel du JDD et du suivi financier Excel
  • Contribue à l'élaboration des rapports financiers bailleurs en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratif et/ou RAF des projets
  • Clôture les comptes annuels et semestriels du/des projets en collaboration avec les chargé.e.s de projets
  • Réalise des exercices financiers et budgétaires Agence en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
  • Contrôle les rapports financiers des bénéficiaires de subvention/autres types de financement octroyés par l'Agence                        
  • Prépare et gère les audits externes sur les rapports financiers bailleur, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
  • Gère et suit les journaux de banque et caisse réalisées par les équipes terrain
  • Gère et suit les engagements (subventions/autres) sur le logiciel ERP
  • Suit la facturation et l'encaissement des bailleurs

Communication

  • Appuie les activités de communication (mise à jour du site internet projet, préparation de documents de communication, ...).                                        

Appui transversal                                                                          

● Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc...) et du département                                                                    

Description du projet ou contexte

Direction des opérations – département Gouvernance, Justice et droits humains

Au sein du département Gouvernance, Justice et Droits Humains (GJDH - 62 personnes), sous la supervision d’un-e- responsable de pôle ou de la directrice adjointe et de la CAF, l’assistant-e de projets vient en appui sur la gestion administrative, financière, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication du/des projets sur lequel il/elle est rattaché(e).

Profil souhaité

Formation : Diplômé(e) d’une formation supérieure d’une école de commerce ou cursus universitaire, avec une spécialisation en contrôle de gestion financière ou audit.

 Expérience : Vous avez une expérience réussie dans un poste similaire d’au moins 3 ans, vous êtes habitué à travailler dans un environnement dynamique et avez la capacité à gérer plusieurs projets simultanément.

 Compétences recherchées :

  •  3 ans d’expérience dans une fonction administrative et financière dans le domaine de la coopération internationale;
  • Bonnes connaissances en comptabilité générale et analytique;
  • Expérience en gestion de projets internationaux et connaissance des exigences liées aux financements publics;
  • Connaissance des règles des bailleurs institutionnels (Union Européenne, AFD, etc.);
  • Maîtrise confirmée d’excel;
  • Rigueur, sens de l’organisation;
  • Proactivité;
  • Aisance relationnelle (nombreux contacts en interne et en externe).

Langues : La maîtrise de l’anglais (lu, écrit et parlé) serait un plus

Informations complémentaires

Lieu : 40 boulevard du Port-Royal – 75005 Paris

Type de contrat : CDD d'usage - remplacement

Date de début : Au plus vite

Rémunération : 2 400 - 2 600 € brut mensuel selon profil + part variable de 2% + 13ème mois – mutuelle et prévoyance prise en charge par l'employeur – titre-restaurant – télétravail & flexoffice– etc.

Date limite de candidature : 11/09/2022 12:11

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