Principales missions :

Volet contractuel :

• Appuyer l’ensemble de l’unité dans l’ensemble du processus de contractualisation : de la rédaction des contrats et des pièces de procédures à la signature et l’archivage des contrats (Dossier de Consultation des Entreprises, Contrat, PV de contractualisation, grille de sélections, circuit de signatures, archivages des pièces…)
• Intervient à différentes étapes de la procédure de consultation et contractualisation (Mise en ligne des offres sur les plateformes dédiées, enregistrements des dossiers dans l’ERP, archivages des pièces, tenue à jour des outils de suivi (plan de passation de marchés, tableaux de suivi de l’exécution de contrats.)
• Négociation des contrats simples avec les co-contractants (- 40 000 €) et suivi de l’exécution de ces contrats
• Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel
• Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…)
• Réalise la procédure de Due Diligence
• Appui au suivi administratif RH (formulaire de publication, contractualisation, avenants, rupture de contrat, gestion congés…) ;

Volet financier :

• Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement
• Renseigne dans le logiciel Atlas les Bons à Payer
• Archive les pièces comptables et les BAP
• Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables
• En collaboration avec les chargés de projet, renseigne les lignes budgétaires des dépenses dans Atlas
• Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie
• Renseigne le journal de dépenses et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc .)
• Procède au suivi des avances
• Réconcilie le journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle
• Participe aux exercices de clôtures comptables
• Apporte un appui dans la préparation des audits
• Apporte un soutien technique aux comptables terrain et aux assistants de projet qui passent des BAP
• Suit les demandes de trésorerie des comptables terrain
• Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain
• Rédige des notes méthodologiques pour assurer une facturation en bonne et due forme de nos prestataires / experts
• Vérifie les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions