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Réf.
2022/PPR/8180

Type d'offre
Experts

Type de contrat
Contrat de prestation de services

Secteurs d'activité
Gestion administrative et financière ; Administration ; RH ; Affaires financières ; Juridique

Date limite de candidature
06/09/2022 23:59

Durée de la mission
Court terme

Contrat
Indépendant / Entrepreneur Individuel

Durée
4 mois

Description de la mission

La présence croissante d'Expertise France en RDC, et les besoins qui en découlent, soulèvent la nécessité de planifier et structurer notre implantation. 

Le besoin est donc identifié de conduire une mission de préfiguration pour l’ouverture d’un bureau et l’implantation pérenne d’Expertise France en RDC, et ce en amont du recrutement d’un coordinateur des fonctions transverses, dont le déploiement sera envisagé dans un second temps.  

La mission de préfiguration a vocation à être menée par un consultant spécialement dédié à ce projet. Cette mission sera découpée en phases conditionnées, les résultats de la première permettant de déclencher la seconde. Le pilotage de la mission sera assuré par une équipe projet regroupant les interlocuteurs clés au sein d’EF (coordination géographique, pilotage, sûreté, implantation à l’étranger et départements thématiques et métiers, fonctions transverses).

Les objectifs attendus de la mission, correspondant aux bons de commande du contrat cadre, sont les suivants :

O1

Expertise France dispose d’une organisation fonctionnelle et d’un bureau équipé en mesure d’accueillir les équipes opérationnelles

O2

Expertise France est en mesure de recruter, via un tiers employeur, des collaborateurs en offrant des conditions attractives et conformes aux pratiques du secteur

O3

Expertise France dispose des enregistrements nécessaires et maîtrise les procédures administratives requises pour mener ses activités en conformité avec son statut et les pratiques qui s’y rattachent

 

Le consultant sera responsable du processus d’installation du bureau mutualisé d’EF en RDC, et sera le point focal en charge de l’ensemble des résultats attendus, conseillé et appuyé par les services compétents au siège. 

Le consultant sera en mesure de proposer des solutions d’accompagnement pertinentes (relais locaux, appui juridique) au siège EF durant sa mission, en tant que de besoin.

Les résultats et recommandations issues de cette mission serviront de trame pour l’ouverture du bureau EF en RDC, dont la gestion sera, à terme, assurée par un coordinateur des fonctions transverses déployé de façon pérenne à Kinshasa.  

Objectifs et livrables de la mission :

O1 (bon de commande 1) – Expertise France dispose d’une organisation fonctionnelle et d’un bureau équipé en mesure d’accueillir les équipes opérationnelles

Conseil en organisation et management : Préfiguration organisationnelle du bureau EF en RDC (en lien étroit avec le siège EF) :

Contexte : cette mission sera conduite sur la base des premières réflexions d’EF sur l’organisation des CAM, en s’appuyant sur la documentation existante.

  • Recensement des besoins opérationnels des projets pouvant être intégrés dans la CAM (fonctions et effectif RH requis)
  • Proposition d’une structure fonctionnelle du bureau en RDC (organigramme détaillé et fiches de poste qui seront publiées en cours de mission pour faciliter le recrutement)
  • Préparation de la prise de poste du coordinateur des fonctions transverses (passation)

Bureaux / logistique : Mettre en place une implantation physique adaptée à notre activité opérationnelle et à nos besoins en termes de sûreté et de sécurité :

  • Identification et proposition de plusieurs options de bureaux comportant un plateau modulable avec une capacité d’accueil de 40 personnes la première année, puis de 60 personnes la seconde année, suivant un cahier des charges conforme aux préconisations des départements moyens généraux et sûreté d’EF ;
  • Soutien à l’identification et contractualisation avec des propositions de prestataires sûreté et de soutien médical (prestation d’évacuation sanitaire) sur la base des prescriptions du département sûreté d’EF ;

Achats : Déterminer les modalités d’achats locaux :

  • Modalités d’achat et d’installation d’équipements SI et de bureautique conformes aux prescriptions du département système d’information d’EF ;
  • Comparaison chiffrées des modalités d’achats/location de véhicules (identification de prestataires, devis) / contrats de rétrocession aux bénéficiaires ;

O2 (bon de commande 2) - Expertise France est en mesure de recruter, via un cabinet de portage/tiers employeur, des collaborateurs en offrant des conditions attractives et conformes aux pratiques du secteur

Besoins RH, identifier et obtenir un cadre adapté à nos besoins RH :

  • Pour le personnel de droit local :
  • Identification de plusieurs tiers employeurs/cabinets de portage opérant en RDC, et contractualisation avec l’un d’entre eux, au titre d’un contrat-cadre permettant sa mobilisation par l’ensemble des projets prévus en RDC ;
  • « Benchmark » sur les pratiques salariales (rémunérations, jours de congés, avantages…) des autres agences internationales / opérateurs internationaux présents en RDC et engagé(e)s dans les secteurs d’activité analogues (Enabel, GIZ, USAID, ONG internationales par exemple) ; 
  • Construction d’une grille salariale couvrant l’ensemble des postes RH requis par les projets en lien et en s’appuyant sur la méthodologie validée par la DRH d’EF ;
  • Distinguer le volet recrutement local – Sur la base des pratiques RH de l’AFD en RDC, identification et recrutement d’un ou de plusieurs cabinets juridiques (établissement du cahier des charges, réception et analyse de devis, recommandations) pour l’analyse du cadre juridique et social permettant, à terme, le recrutement direct du personnel local (recensement des obligations de l’employeur, couverture assurantielle, obligations du bureau, etc.). Proposer un calendrier et une marches à suivre/un guide opérationnel pour parvenir au recrutement local ;

 

  • Pour le personnel expatrié :
  • Identification et recensement des procédures d’expatriation pour le déploiement d’expertise internationale (entrée/séjour/travail et dédouanement des effets personnels), en lien avec l’agence locale de l’AFD ;
  • Identification et recensement des formalités à accomplir en matière de fiscalité personnelle pour les agents expatriés, en lien avec l’agence locale de l’AFD ;
  • Identification et recensement des formalités à effectuer pour l’ouverture d’un compte en banque personnel.

O3 (bon de commande 3) - Expertise France dispose des enregistrements nécessaires et maîtrise les procédures administratives requises pour mener ses activités en conformité avec son statut et les pratiques qui s’y rattachent

Finances et fiscalité, opérationnalisation l’accord d’établissement Expertise France :

  • Obtention d’un numéro d’identification fiscal en lien et en s’appuyant sur IMPL et l’agence locale de l’AFD – et au besoin, avec l’appui d’un cabinet juridique local (sur recommandation de l’agence AFD ou du Poste à Kinshasa).
  • Identification des obligations fiscales pour EF, compte tenu de l’ensemble des modalités d’intervention (C2D en particulier), via un benchmarking fiscal mené avec l’agence AFD à Kinshasa et portant notamment sur les autres opérateurs européens présents en RDC.
  • Identification des procédures pour bénéficier de l’exonération de TVA consentie par l’Etat partenaire dans le cadre de projets de coopération, en lien avec IMPL et l’agence locale de l’AFD ;
  • Identification des formalités et documentation pour toute la procédure douanière et identification d’un transitaire, en lien avec l’agence locale de l’AFD ;
  • Démarches à réaliser pour l’immatriculation des véhicules, en lien avec l’agence locale de l’AFD.

Sur les Comptes en banque : Identification de la procédure et des documents nécessaires pour l’ouverture de comptes bancaires en dollar, en lien avec l’unité Trésorerie de la DAF. Identification des contraintes existantes sur les opérations bancaires (sur les virements internationaux par exemple) afin d’identifier la solution la plus pertinente pour EF.

Description du projet ou contexte

Opérateur interministériel de l’Etat français, placé sous la double tutelle du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et du ministère de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, Expertise France (EF) est l’agence française de coopération technique internationale. Elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les secteurs de la gouvernance, de la justice, de la sécurité, du climat, de la santé, de l’éducation, etc. Elle intervient sur des domaines clés du développement durable et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation de l’Agenda 2030. 

Expertise France a été créée par la loi du 7 juillet 2014 relative à la politique de développement et de solidarité internationale. Son statut a été modifié par la loi de programmation relative au développement solidaire et à la lutte contre les inégalités mondiales du 4 août 2021 pour permettre son intégration dans le Groupe Agence française de développement (AFD), effective depuis le 1er janvier 2022.

En République Démocratique du Congo (RDC), Expertise France met actuellement en œuvre un projet et prévoit une croissance forte de son portefeuille en 2023. A cet horizon, cinq projets (volume d’affaire de plus de 50 M€) seront actifs sur de nombreux secteurs : gouvernance économique et financière, développement durable, santé et sécurité.

La mise en œuvre effective de ces activités s’appuiera sur le déploiement d’équipes en RDC. Une vingtaine de collaborateurs seront déployés, effectif qui sera forcément amené à croître en lien avec le développement de l’agence.

Le renforcement de la présence d’EF en RDC est envisagé à l’aune de la déconcentration de la mise en œuvre des projets. Il s’agit ainsi de privilégier les implantations sur le terrain ainsi que les mutualisations entre projets, coordonnées au sein de bureaux structurés regroupant à la fois les équipes techniques et les fonctions support (réunis au sein de cellules d’appui mutualisé, CAM), dont la nature et le volume (RH, log, achat, finances) sont déterminés par les besoins opérationnels. 

Par ailleurs, Expertise France bénéficie, depuis le printemps 2022, d’un cadre d’implantation fixé par les autorités, à travers un accord d’établissement qu’il convient désormais de rendre opérationnel.

Avec l’adossement au Groupe AFD, l’un des principaux enjeux de l’implantation d’Expertise France sur le terrain aujourd’hui est de le faire en concertation étroite avec les agences locales de l’AFD et en empruntant, autant que possible, les mêmes procédures déjà testées et approuvées par elles.

Profil souhaité

  • Expérience opérationnelle de 7-10 ans dans des pays en développement au sein de structures humanitaires ou de développement
  • Expérience en matière d’ouverture de bureaux et de montage d’équipe opérationnelles dans des contextes dégradés
  • Compréhension des contraintes sûreté/sécurité
  • Connaissance du pays sera un plus
  • Connaissance d’Expertise France ou opérateur équivalent sera un plus
  • Fournir deux références en lien avec des postes similaires précédemment occupés

Critères de sélection des candidatures

Le processus de sélection des candidats s'opérera selon le(s) critère(s) suivant(s) :

  • Formation/compétences/expériences du candidat
  • Compétences du candidat en lien avec la mission d’expertise
  • Expériences du candidat en lien avec la mission d’expertise
  • Connaissances du candidat du contexte local (pays ou région d’intervention)
  • Compréhension par le candidat des enjeux du projet de coopération

Date limite de candidature : 06/09/2022 23:59

Document(s) joint(s) : 20220727_TDR mission de préfiguration_VPUBLIQUE.pdf

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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