La présence croissante d'Expertise France en RDC, et les besoins qui en découlent, soulèvent la nécessité de planifier et structurer notre implantation. 

Le besoin est donc identifié de conduire une mission de préfiguration pour l’ouverture d’un bureau et l’implantation pérenne d’Expertise France en RDC, et ce en amont du recrutement d’un coordinateur des fonctions transverses, dont le déploiement sera envisagé dans un second temps.  

La mission de préfiguration a vocation à être menée par un consultant spécialement dédié à ce projet. Cette mission sera découpée en phases conditionnées, les résultats de la première permettant de déclencher la seconde. Le pilotage de la mission sera assuré par une équipe projet regroupant les interlocuteurs clés au sein d’EF (coordination géographique, pilotage, sûreté, implantation à l’étranger et départements thématiques et métiers, fonctions transverses).

Les objectifs attendus de la mission, correspondant aux bons de commande du contrat cadre, sont les suivants :

Le consultant sera responsable du processus d’installation du bureau mutualisé d’EF en RDC, et sera le point focal en charge de l’ensemble des résultats attendus, conseillé et appuyé par les services compétents au siège. 

Le consultant sera en mesure de proposer des solutions d’accompagnement pertinentes (relais locaux, appui juridique) au siège EF durant sa mission, en tant que de besoin.

Les résultats et recommandations issues de cette mission serviront de trame pour l’ouverture du bureau EF en RDC, dont la gestion sera, à terme, assurée par un coordinateur des fonctions transverses déployé de façon pérenne à Kinshasa.  

Objectifs et livrables de la mission :

O1 (bon de commande 1) – Expertise France dispose d’une organisation fonctionnelle et d’un bureau équipé en mesure d’accueillir les équipes opérationnelles

Conseil en organisation et management : Préfiguration organisationnelle du bureau EF en RDC (en lien étroit avec le siège EF) :

Contexte : cette mission sera conduite sur la base des premières réflexions d’EF sur l’organisation des CAM, en s’appuyant sur la documentation existante.

• Recensement des besoins opérationnels des projets pouvant être intégrés dans la CAM (fonctions et effectif RH requis)
• Proposition d’une structure fonctionnelle du bureau en RDC (organigramme détaillé et fiches de poste qui seront publiées en cours de mission pour faciliter le recrutement)
• Préparation de la prise de poste du coordinateur des fonctions transverses (passation)

Bureaux / logistique : Mettre en place une implantation physique adaptée à notre activité opérationnelle et à nos besoins en termes de sûreté et de sécurité :

• Identification et proposition de plusieurs options de bureaux comportant un plateau modulable avec une capacité d’accueil de 40 personnes la première année, puis de 60 personnes la seconde année, suivant un cahier des charges conforme aux préconisations des départements moyens généraux et sûreté d’EF ;
• Soutien à l’identification et contractualisation avec des propositions de prestataires sûreté et de soutien médical (prestation d’évacuation sanitaire) sur la base des prescriptions du département sûreté d’EF ;

Achats : Déterminer les modalités d’achats locaux :

• Modalités d’achat et d’installation d’équipements SI et de bureautique conformes aux prescriptions du département système d’information d’EF ;
• Comparaison chiffrées des modalités d’achats/location de véhicules (identification de prestataires, devis) / contrats de rétrocession aux bénéficiaires ;

O2 (bon de commande 2) - Expertise France est en mesure de recruter, via un cabinet de portage/tiers employeur, des collaborateurs en offrant des conditions attractives et conformes aux pratiques du secteur

Besoins RH, identifier et obtenir un cadre adapté à nos besoins RH :

• Pour le personnel de droit local :
• Identification de plusieurs tiers employeurs/cabinets de portage opérant en RDC, et contractualisation avec l’un d’entre eux, au titre d’un contrat-cadre permettant sa mobilisation par l’ensemble des projets prévus en RDC ;
• « Benchmark » sur les pratiques salariales (rémunérations, jours de congés, avantages…) des autres agences internationales / opérateurs internationaux présents en RDC et engagé(e)s dans les secteurs d’activité analogues (Enabel, GIZ, USAID, ONG internationales par exemple) ; 
• Construction d’une grille salariale couvrant l’ensemble des postes RH requis par les projets en lien et en s’appuyant sur la méthodologie validée par la DRH d’EF ;
• Distinguer le volet recrutement local – Sur la base des pratiques RH de l’AFD en RDC, identification et recrutement d’un ou de plusieurs cabinets juridiques (établissement du cahier des charges, réception et analyse de devis, recommandations) pour l’analyse du cadre juridique et social permettant, à terme, le recrutement direct du personnel local (recensement des obligations de l’employeur, couverture assurantielle, obligations du bureau, etc.). Proposer un calendrier et une marches à suivre/un guide opérationnel pour parvenir au recrutement local ;

• Pour le personnel expatrié :
• Identification et recensement des procédures d’expatriation pour le déploiement d’expertise internationale (entrée/séjour/travail et dédouanement des effets personnels), en lien avec l’agence locale de l’AFD ;
• Identification et recensement des formalités à accomplir en matière de fiscalité personnelle pour les agents expatriés, en lien avec l’agence locale de l’AFD ;
• Identification et recensement des formalités à effectuer pour l’ouverture d’un compte en banque personnel.

O3 (bon de commande 3) - Expertise France dispose des enregistrements nécessaires et maîtrise les procédures administratives requises pour mener ses activités en conformité avec son statut et les pratiques qui s’y rattachent

Finances et fiscalité, opérationnalisation l’accord d’établissement Expertise France :

• Obtention d’un numéro d’identification fiscal en lien et en s’appuyant sur IMPL et l’agence locale de l’AFD – et au besoin, avec l’appui d’un cabinet juridique local (sur recommandation de l’agence AFD ou du Poste à Kinshasa).
• Identification des obligations fiscales pour EF, compte tenu de l’ensemble des modalités d’intervention (C2D en particulier), via un benchmarking fiscal mené avec l’agence AFD à Kinshasa et portant notamment sur les autres opérateurs européens présents en RDC.
• Identification des procédures pour bénéficier de l’exonération de TVA consentie par l’Etat partenaire dans le cadre de projets de coopération, en lien avec IMPL et l’agence locale de l’AFD ;
• Identification des formalités et documentation pour toute la procédure douanière et identification d’un transitaire, en lien avec l’agence locale de l’AFD ;
• Démarches à réaliser pour l’immatriculation des véhicules, en lien avec l’agence locale de l’AFD.

Sur les Comptes en banque : Identification de la procédure et des documents nécessaires pour l’ouverture de comptes bancaires en dollar, en lien avec l’unité Trésorerie de la DAF. Identification des contraintes existantes sur les opérations bancaires (sur les virements internationaux par exemple) afin d’identifier la solution la plus pertinente pour EF.